ใหม่! ฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ e-Signature ใช้ได้แล้ววันนี้!

ในปัจจุบันการใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Signature นับว่าได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก ในการทำเอกสารทางธุรกิจ ซึ่งล่าสุดทาง SMEMOVE ตัวจริงเรื่องโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ก็ได้เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่สำหรับคนทำธุรกิจและพนักงานในองค์กร ด้วยฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ล่าสุด ที่สามารถใช้กับเอกสารในระบบได้ทุกรายการ เริ่มต้นใช้งานได้ง่าย ๆ เพียงแค่อัปโหลดไฟล์ก็ใช้ได้ทันที!

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ e-Signature by SMEMOVE

การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ลายมือชื่อดิจิทัล (e-Signature) นับว่าเป็นรูปแบบการจัดการเอกสารภายในองค์กรที่ง่ายและสะดวกมาก ๆ เพราะนอกจากจะช่วยลดต้นทุนในการจัดทำเอกสารในรูปแบบกระดาษแล้ว ยังช่วยให้บันทึกข้อมูลและเอกสารได้อย่างเป็นระบบ

โดยทาง SMEMOVE ก็ได้พัฒนา “ฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” เข้ามาใหม่ล่าสุด เพื่อให้ผู้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทุกคน สามารถจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายและสะดวกมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำเอกสารทางธุรกิจชนิดใด ก็สามารถเพิ่มลายเซ็นลงบนเอกสารได้ตามที่ต้องการ และมีผลทางกฎหมาย ว่าด้วยแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เลขที่ ขมธอ. 23-2563 (Electronic Signature Guidelines)

ทำไมต้องมีฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์?

เหตุผลที่ทำให้เราพัฒนาฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Signature เข้ามาในระบบนั้น นอกจากจะช่วยเรื่องการจัดการด้านเอกสารภายในองค์กร หรือธุรกิจของคุณให้สะดวกมากยิ่งขึ้นแล้ว การใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ยังมีข้อดีอีกมาก

• มีผลทางกฎหมายโดยตรง เช่นเดียวกับการเซ็นลายเซ็นลงบนกระดาษทั่วไป
• สามารถสร้างเอกสารได้อย่างง่ายดาย ด้วยแบบฟอร์มเอกสารทางธุรกิจของเรา
• ปรับแต่งเอกสารได้ตามความเหมาะสม เพื่อให้เข้ากับธุรกิจของคุณ
• ไม่ว่าจะเป็นใครก็สามารถใช้งานฟีเจอร์นี้ได้ เพียงแค่อนุมัติสิทธิ์ให้กับพนักงานเท่านั้น
• สร้างและลดจำนวนช่องของลายเซ็นได้ตามที่ต้องการ ภายในระบบของ SMEMOVE
• ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ตาม User ภายในระบบที่กำหนด
• กำหนดสิทธิ์การออกเอกสารให้กับพนักงานได้ตามภาระหน้าที่ที่ของแต่ละคน

ใช้ฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ e-Signature ดียังไง?

แน่นอนว่า การใช้ e-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ภายในระบบของ SMEMOVE ยังช่วยให้ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจ สามารถตรวจเช็กความเรียบร้อยของการออกเอกสารได้ด้วย โดยเฉพาะบริษัทที่มีการออกเอกสารให้กับบุคคลหรือองค์กรภายนอกอยู่เสมอ และอาจจะมีพนักงานหลายคนที่ต้องรับผิดชอบงานในส่วนต่าง ๆ ซึ่งการกำหนดสิทธิ์ในการใช้งานของพนักงาน ก็จะช่วยทำให้ระบุตัวตนของผู้ที่มีอำนาจหน้าที่ในส่วนนั้น ๆ ได้ และที่สำคัญคือ เห็นว่าใครเป็นผู้อนุมัติเอกสารทางธุรกิจรายการนั้น ๆ

How – To ใช้งาน e-Signature ง่าย ๆ ที่ SMEMOVE

สำหรับการใช้งานฟังก์ชัน e-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้งานเพียงแค่ทำการ Log in เข้าสู่ระบบบัญชีออนไลน์ SMEMOVE หลังจากนั้นก็ให้ดำเนินการอัปโหลดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ที่เมนูข้อมูลส่วนตัว หลังจากนั้นเลือกเมนู “จัดการลายเซ็น” ก็จะเห็นเมนูการอัปโหลดไฟล์เพื่อใช้งาน

โดยการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ควรเลือกใช้ไฟล์ลายเซ็นนามสกุล PNG ขนาด 320 x 100 px. นอกจากนี้ หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขลายเซ็น ก็สามารถแก้ไขไฟล์ได้เช่นกัน ทั้งนี้ เมื่ออัปโหลดไฟล์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว สามารถทดลองใช้งานได้ โดยการสร้างเอกสารทางธุรกิจ หลังจากนั้นให้ทดลองใช้ลายเซ็นที่อัปโหลดขึ้นไปภายในระบบ

อย่างไรก็ตาม หากต้องการแก้ไขหรือว่าปรับแต่งการใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถเลือกการปรับแต่งขั้นสูงได้ โดยการกำหนดว่าใครมีอำนาจในการลงนามในเอกสารแต่ละรายการบ้าง และในเอกสารแต่ละชนิด ก็สามารถใส่ลายเซ็นได้มากกว่า 1 ลายเซ็น ตามความเหมาะสมของการออกเอกสาร

โดยตัวลายเซ็นที่สามารถใช้ในเอกสารนั้น สามารถกำหนดได้หลายรายการ ไม่ว่าจะเป็น ลายเซ็นของผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ, ลายเซ็นพนักงานขาย, ตราประทับ และผู้มีอำนาจลงนามของบริษัท เพราะฉะนั้น หากต้องการติดตามการทำงานของพนักงานก็จะช่วยทำให้ผู้ประกอบการตรวจเช็กได้ง่ายขึ้น และรู้ว่าใครมีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบต่อภาระหน้าที่นั้น ๆ บ้างเช่นกัน เพราะการใช้ลายเซ็นภายในระบบจะต้องดำเนินการจาก User ที่กำหนดเท่านั้น

สรุป

สำหรับฟังก์ชันการใช้งาน e-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นหนึ่งในฟังก์ชันใหม่จากทาง SMEMOVE ที่เพิ่มเข้ามาในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถจัดทำเอกสารทางธุรกิจได้ง่ายยิ่งขึ้น มีความสะดวกและรวดเร็วในการออกเอกสาร ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำเอกสารได้ทุกที่ เพียงแค่มี User และได้รับสิทธิ์ในการออกเอกสารหรือการอนุมัติรายการต่าง ๆ เท่านั้น

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP