ข้อดีของระบบ “POS” ตัวช่วยสุดเจ๋งของนักธุรกิจมือใหม่ by SMEMOVE

การทำธุรกิจในยุคดิจิทัลนั้น ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า เทคโนโลยีมีผลในการทำงานเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะการบริหารและการจัดการระบบหลังบ้านของธุรกิจ เช่นเดียวกับ “ระบบ POS” ที่ก็เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยดีดีในการจัดการระบบร้านค้าให้กลายเป็นเรื่องง่าย โดยเฉพาะกลุ่มธุรกิจ SMEs หรือธุรกิจขนาดเล็กที่มีต้นทุนจำกัด เพราะฉะนั้น ทาง SMEMOVE จะพาคุณมาทำความรู้จักกับระบบ POS ให้มากขึ้น ว่าระบบนี้คืออะไร มีบทบาทและความสำคัญแค่ไหนต่อธุรกิจในยุคดิจิทัล

ระบบ POS คืออะไร?

โปรแกรม POS หรือ ระบบ POS (Point of Sale) คือ ระบบการจัดการออเดอร์หรือรายการขายของร้านค้า ที่มาพร้อมกับการคิดเงินแบบอัตโนมัติ โดยตัวระบบถูกออกแบบมาให้เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีหน้าร้าน ที่ต้องการความรวดเร็วในการจัดการออเดอร์ หรือคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบ POS จะช่วยบริหารจัดการการขายได้แบบครบวงจร ทำให้ดำเนินธุรกิจได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญคือ สามารถจัดการสต็อกสินค้าได้อย่างง่ายดายภายในระบบเดียว

ระบบ POS สามารถทำอะไรได้บ้าง?

ความสามารถของระบบ POS นั้น ถือว่ามีความครอบคลุมในการจัดการงานหน้าร้านได้อย่างมีระบบ โดยตัวระบบสามารถบริหารจัดการข้อมูลต่าง ๆ ของทางร้านได้อย่างครบวงจร ไม่ว่าจะเป็น การคิดเงินหน้าร้าน, การออกใบเสร็จ, การเช็กสต็อกสินค้า, การเก็บข้อมูลการขาย, การเก็บข้อมูลของลูกค้า, การสรุปรายรับ – รายจ่าย และที่ขาดไม่ได้คือ ช่วยจัดการใบกำกับภาษีได้

ทำไมคนทำธุรกิจถึงเลือกระบบ POS?

นอกจากความสามารถในการจัดการการขาย หรือการจัดการคำสั่งซื้อที่ง่ายและสะดวกรวดเร็วแล้ว ตัวระบบ POS ยังมีข้อดีอีกมาก โดยเฉพาะในส่วนของการบริหารงานของธุรกิจ ให้มีระบบระเบียบมากขึ้น เรียกง่าย ๆ ว่า เป็นผู้ช่วยชั้นดีของเจ้าของร้านหรือเจ้าของธุรกิจเลยก็ว่าได้ และเหตุผลที่ทำให้หลายคนหันมาใช้ระบบนี้กันมากขึ้น ไม่ใช่แค่การจัดการธุรกิจเท่านั้น แต่ยังมีข้อดีในส่วนอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น

• ช่วยอำนวยความสะดวกในการขายสินค้าหรือบริการของธุรกิจ
• ช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และตรวจสอบยอดขายได้ตลอดเวลา
• ทำให้ผู้ประกอบการตรวจสอบข้อมูลด้านบัญชีได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
• สามารถตรวจสอบพฤติกรรมของพนักงานได้ผ่านระบบ POS ช่วยตัดปัญหาการฉ้อโกงได้ดี
• ลดเวลาในการจัดการสต็อกสินค้า ไม่ต้องเสียเวลาในการจดบันทึกอีกต่อไป
• สามารถประหยัดเวลาในการบริหารจัดการร้านค้าได้ดี
• สามารถนำข้อมูลจากระบบไปใช้พัฒนาสินค้า หรือจัดโปรโมชั่นต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม

แน่นอนว่า ตัวโปรแกรม POS สามารถใช้กับธุรกิจได้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ร้านค้าปลีก, ร้านกาแฟ, ร้านอาหาร, โรงแรมและที่พัก ฯลฯ ที่ก็สามารถนำระบบ POS ไปใช้ได้เช่นกัน โดยการเลือกใช้ระบบ POS นั้น ก็ต้องขึ้นอยู่กับประเภทที่เลือกใช้ด้วย ว่าควรจะเลือกรูปแบบไหนให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนเอง

ประเภทของระบบ POS ที่มีในปัจจุบัน

แน่นอนว่าการให้บริการของระบบ POS นั้น ในปัจจุบันก็มีหลายเจ้าที่ให้บริการอยู่ และแต่ละโปรแกรมก็จะมีการพัฒนาฟังก์ชันต่าง ๆ มาให้ใช้งานอยู่เสมอ แต่เพื่อให้เจ้าของธุรกิจยุคใหม่เข้าใจได้ง่ายมากขึ้น ซึ่งหากแยกแบบกลุ่มใหญ่ ๆ สามารถแยกได้ 2 กลุ่ม คือ โปรแกรม POS เพื่อขายและเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ และระบบ POS ที่มาในรูปแบบโปรแกรมบัญชี

ทั้งนี้ ทาง SMEMOVE จะมาสรุปให้ดูกันแบบง่าย ๆ ว่า หากลงลึกไปถึงรูปแบบการใช้งาน และความเหมาะสมกับธุรกิจแล้ว ระบบ POS มีกี่รูปแบบ แล้วประเภทของระบบ POS ทำงานยังไง เหมาะกับธุรกิจแบบไหนบ้าง เพื่อให้ผู้ประกอบการรู้ว่าควรเลือกใช้ โปรแกรม POS ตัวไหนดี ให้เหมาะกับธุรกิจของตนเอง

1. Online Point-of-Sale Systems

เป็นประเภทของระบบ POS ที่ใช้ในแบบทั่ว ๆ ไป เพราะเป็นระบบที่ต้นทุนต่ำและถูกที่สุด ตัวระบบจะใช้งานได้ด้วยการใช้งานบนอินเทอร์เน็ตเท่านั้น ข้อดีคือ สามารถรับออเดอร์และการชำระเงินจากลูกค้าผ่านทางช่องทางออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเหมาะกับธุรกิจที่ขายสินค้าผ่านทางออนไลน์เป็นหลัก หรืออาจจะมีหน้าร้านแล้วแต่ว่าต้องการเพิ่มช่องทางการขายให้มากขึ้น

2. Mobile Point-of-Sale System (mPOS)

เรียกอีกอย่างว่า ระบบ POS มือถือ โดยระบบนี้จะตอบโจทย์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ที่ไม่ต้องบริหารหรือจัดการกับสต็อกสินค้าที่มีจำนวนมาก ๆ เช่น ร้านกาแฟ หรือ ร้านอาหาร โดยตัวระบบจะออกแบบมาให้ใช้งานกับแท็บเล็ตและสมาร์ตโฟนเป็นหลัก จึงทำให้ใช้งานง่าย สะดวก และพกพาหรือเคลื่อนที่ไปได้อย่างสะดวก ซึ่งจะตอบโจทย์มาก ๆ สำหรับร้านค้าที่ต้องย้ายหรือเปลี่ยนสถานที่ในการให้บริการ เช่น Food Truck เรียกว่าเหมาะกับกลุ่ม SMEs ทุกประเภท

3. Electronic Data Capture (EDC)

เป็นระบบ POS ที่ได้รับความนิยมอีกรูปแบบหนึ่ง เพราะสามารถรองรับการชำระเงินที่หลากหลายได้มากกว่าแค่การชำระด้วยเงินสด เพราะในระบบนี้จะรองรับทั้งการโอนผ่าน Mobile Banking, บัตรเครดิต, บัตรเดบิต และการโอนแบบ PromptPay รวมถึงการใช้ QR Code ตลอดจน E-Wallet ประเภทต่าง ๆ

โดยระบบนี้จะต้องมีเครื่อง EDC หรือ Electronic Data Capture เพื่อให้ใช้งานได้ โดยระบบนี้ที่เราเห็นใช้บ่อย ๆ คือ ระบบ POS ที่ใช้ในโรงแรม คลินิก ห้างสรรพสินค้า ปั๊มน้ำมัน รวมถึงร้านอาหารแบบ Full-Service ที่ต้องมีความรวดเร็วมากเป็นพิเศษ

4. Terminal POS Systems

ระบบนี้จะเป็นระบบ POS ที่เชื่อมต่อ Hardware และ Software เข้าด้วยกัน เพื่อการใช้งานที่ครบวงจรมากขึ้น จะเหมาะกับธุรกิจขนาดกลางไปจนถึงขนาดใหญ่ ที่ต้องการบริหารงานหรือว่าจัดการร้านค้าอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยอุปกรณ์จะต้องมีทั้ง จอภาพ CPU เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ เครื่องสแกนบาร์โค้ด และที่ขาดไม่ได้คือ ระบบแคชเชียร์ ซึ่งระบบนี้จะมีต้นทุนสูงขึ้นมาอีกระดับหนึ่ง และต้องมีผู้เชี่ยวชาญมาช่วยตั้งค่าและติดตั้งก่อนเริ่มใช้งานด้วย

5. Self-Service Kiosk POS

ระบบ POS ประเภทนี้ จะมีข้อดีคือ สามารถเพิ่มความสะดวกสบายให้กับลูกค้าได้มากขึ้น เพราะลูกค้าสามารถสั่งอาหารหรือสั่งสินค้าได้ด้วยตัวเอง และสามารถชำระค่าบริการได้เลยโดยไม่ต้องไปต่อแถวหน้าแคชเชียร์ โดยระบบนี้จะเหมาะสำหรับกลุ่มธุรกิจที่มีพื้นที่จำกัด แต่มีผู้ใช้บริการค่อนข้างมาก

แต่ข้อจำกัดของระบบ POS ลักษณะนี้คือ หากมีการใช้งานเยอะมาก ๆ ก็อาจจะเกิดปัญหาทางเทคนิคได้ ซึ่งธุรกิจที่ใช้ระบบนี้ก็มีหลายธุรกิจเช่นกัน หนึ่งในนั้นคือ ตู้เต่าบิน หรือแม้แต่โรงหนัง ที่เราสามารถจองและจ่ายเงินเองได้เลยที่หน้าตู้ เรียกว่าเป็นโปรแกรมช่วยขายที่เหมาะสำหรับธุรกิจที่ไม่จำเป็นต้องมีแคชเชียร์ก็สามารถคิดเงินและทอนเงินเองได้

6. Multichannel POS Systems

เป็นระบบการขายที่ใช้สำหรับร้านค้าหรือธุรกิจที่มีช่องทางการขายหลายทาง เช่น มีหน้าร้าน เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย Marketplace ฯลฯ โดยระบบ POS ชนิดนี้ จะช่วยจัดการร้านค้าได้ง่าย เพราะจะช่วยรวบรวมข้อมูลการขาย สินค้า ข้อมูลลูกค้า ตลอดจนการชำระเงินทุก ๆ ช่องทางเอาไว้ด้วยกัน ข้อดีของการใช้ Multichannel POS Systems นั้น คือจะทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามข้อมูล จัดการบริหารธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

7. Open-source POS systems

โปรแกรม POS ในลักษณะนี้ จะทำงานได้อย่างหลากหลาย สามารถแก้ไขหรือพัฒนาต่อได้อย่างยืดหยุ่น เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่หรือธุรกิจที่มีสาขา ต้องดูแลระบบหลังบ้านในหลาย ๆ ส่วน โดยเฉพาะพนักงานที่มีหลายตำแหน่ง ซึ่งตัวระบบ POS ชนิดนี้ จะช่วยให้ปรับแต่งระบบได้ตามที่ต้องการ จัดการข้อมูลได้แบบองค์รวม สามารถวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างแยบยล แต่ข้อจำกัดคือ เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่และมีต้นทุนสูง

เลือกใช้ระบบ POS จาก SMEMOVE ดีกว่าอย่างไร?

จะเห็นได้เลยว่า ระบบ POS นั้น เป็นโปรแกรมช่วยขายที่จะมาจัดการกับระบบต่าง ๆ ภายในธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับระบบ POS ของทาง SMEMOVE ที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบสนองความต้องการกลุ่มธุรกิจ SMEs หรือผู้ประกอบการขนาดเล็ก ที่ต้องการหาโปรแกรมดีดีเอาไว้ใช้งาน เพราะนอกจากจะมีราคาเพียงแค่ 199 บาท แล้ว ยังสามารถใช้งานได้อย่างหลากหลาย เพียงพอต่อความต้องการในการใช้งานสำหรับธุรกิจต่าง ๆ

โดยตัวระบบจะเชื่อมต่อเข้าระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์โดยตรง เพราะฉะนั้น ผู้ใช้งานสามารถมั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างแน่นอน สามารถรองรับไลฟ์สไตล์การใช้จ่ายของลูกค้าที่หลากหลาย รองรับทั้งการชำระด้วยเงินสด การโอนเงินผ่าน Mobile Banking เช็คธนาคาร และบัตรเครดิต

นอกจากนี้ ระบบ POS ของทาง SMEMOVE ยังตรวจสอบกำไร ขาดทุน หรือข้อมูลรายการขายได้แบบ Real Time พร้อมลงบัญชีให้แบบอัตโนมัติ ผ่านระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์โดยตรง ส่วนระบบอื่น ๆ เช่น การสมัครสมาชิก การนับสต็อกสินค้า การเก็บข้อมูลลูกค้า (CRM) ก็รองรับเช่นกัน และที่ขาดไม่ได้คือ สามารถทำแบบร่างไว้ก่อนได้ โดยที่ลูกค้ายังไม่ต้องชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP