การยื่นประกันสังคม สำหรับคนบัญชีและเจ้าของกิจการ

หนึ่งในภาระงานที่ผู้ทำบัญชีหรือเจ้าของกิจการต้องรับผิดชอบ นั่นก็คือ “ประกันสังคม” ซึ่งถือว่าเป็นหนึ่งในภาระหน้าที่ที่ต้องเริ่มทำตั้งแต่ที่มีการบันทึกบัญชี หลังจากดำเนินการจัดตั้งบริษัทเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยเฉพาะภาระหน้าที่ด้านภาษีต่าง ๆ และการนำส่งงบการเงินให้กับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ทั้งนี้ ทาง SMEMOVE จะพาคนทำบัญชีมาทำความเข้าใจกับภาระหน้าที่ดังกล่าวนี้ให้มากขึ้น ว่าต้องดำเนินการอย่างไร และการยื่นประกันสังคมสำหรับเจ้าของกิจการต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง เมื่อมีพนักงานในองค์กร

ภาระหน้าที่ของคนทำบัญชี กับการยื่นประกันสังคมในทุกเดือน

ในทุก ๆ เดือนผู้ที่ทำบัญชี หรือผู้ที่มีหน้าที่จัดการเรื่องเงินเดือนของพนักงานในองค์กร จะต้องดำเนินการยื่นประกันสังคมในทุกเดือน โดยเฉพาะนิติบุคคลที่ขึ้นทะเบียนนายจ้างและมีพนักงานประจำ จะต้องนำส่งเงินสมทบประกันสังคม ด้วยการยื่นแบบ สปส.1-10 (ส่วนที่ 1 และส่วนที่ 2) ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ซึ่งสามารถยื่นประกันสังคมออนไลน์ได้ ด้วยบริการอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงานประกันสังคม

นายจ้างต้องยื่นประกันสังคมตอนไหนบ้าง?

• นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 1 คนเป็นต้นไป โดยต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างและขึ้นทะเบียนลูกจ้างเป็นผู้ประกันตน (ประกันสังคมมาตรา 33) โดยจะต้องขึ้นทะเบียนภายใน 30 วัน นับตั้งแต่การจ้างงาน
• หากมีการจ้างพนักงานใหม่จะต้องแจ้งขึ้นทะเบียนลูกจ้างใหม่ หรือยื่นประกันสังคม พนักงานเข้าใหม่ ภายใน 30 วันเช่นกัน
• ในกรณีที่ลูกจ้างลาออก จะต้องแจ้งเอาชื่อลูกจ้างออกจากประกันสังคมด้วย พร้อมระบุสาเหตุของการออกจากงาน ซึ่งผู้ประกอบการหรือนายจ้างต้องแจ้งภายใน 15 วันของเดือนถัดไป
• หากนายจ้างจ่ายเงินสมทบประกันสังคมไม่ครบถ้วน จะต้องจ่ายเพิ่มในอัตราร้อยละ 2 ต่อเดือน ของเงินสมทบที่จ่ายขาด

หมายเหตุ: ปัจจุบันเมื่อเจ้าของธุรกิจจดทะเบียนจัดตั้งนิติบุคคล ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว จะได้รับการขึ้นทะเบียนเป็นนายจ้างต่อประกันสังคม กระทรวงแรงงานโดยอัตโนมัติ

วิธีขึ้นทะเบียนของผู้ประกันตนที่นายจ้างควรรู้

เมื่อมีการจ้างงานเกิดขึ้น สิ่งที่นายจ้างต้องทำก็คือ การขึ้นทะเบียนของผู้ประกันตน ด้วยการนำส่งแบบขึ้นทะเบียนผู้ประกันตน (สปส. 1-02) โดยเฉพาะผู้ที่ยังไม่เคยขึ้นทะเบียนเป็นผู้ประกันตนมาก่อน จะต้องนำส่งข้อมูลพร้อมด้วยแบบฟอร์ม (สปส. 1-03) ของพนักงาน หรือหากเป็นผู้ที่เคยขึ้นทะเบียนมาแล้วแต่เป็นการยื่นประกันสังคม พนักงานเข้าใหม่ ก็ให้ยื่น สปส. 1-03/1 แทน แต่ในกรณีที่มีการลาออกให้ยื่นด้วย สปส. 6-09

ทั้งนี้ ในการขึ้นทะเบียนของผู้ประกันตนใหม่ จะต้องดำเนินการยื่นเอกสารที่สำนักงานประกันสังคมเท่านั้น แต่ในกรณีที่เจ้าของธุรกิจจดทะเบียนจัดตั้งนิติบุคคลต่อกรมพัฒนาธุรกิจการคา จะได้รับการขึ้นทะเบียนเป็นนายจ้างต่อสำนักงานประกันสังคม กระทรวงแรงงานโดยอัตโนมัติ (เริ่มใช้จริงในวันที่ 16 ตุลาคม 2562) ทำให้ช่วยลดขั้นตอนในการเตรียเอกสารต่าง ๆ ได้มากขึ้น และมีความสะดวกต่อเจ้าของธุรกิจเช่นกัน

How-To การยื่นข้อมูลเงินสมทบ หรือการยื่นประกันสังคมออนไลน์

1. เข้าสู่เว็บไซต์สำนักงานประกันสังคม แล้วเลือกเมนู “ส่งข้อมูลเงินสมทบ”
2. เลือกวิธียื่นข้อมูลของการส่งเงินสมทบ
3. เลือกสถานประกอบการ
4. เลือกวิธีการนำส่ง วันที่ และอัตราเงินสมทบ
5. อัปโหลดไฟล์ “ข้อมูลเงินสมทบ”
6. สรุปข้อมูลเงินสมทบ พร้อมส่งข้อมูล

หมายเหตุ: เมื่อประสังสังคมได้รับข้อมูลแล้วจะส่งข้อมูลยืนยันตามแบบแสดงรายการให้ผ่านทาง E-mail เพื่อให้คนทำบัญชีหรือเจ้าของธุรกิจดำเนินการชำระเงินในขั้นตอนต่อไป หรือหากต้องการยื่นแบบเอกสารสามารถดำเนินการยื่นได้ที่สำนักงานประกันสังคม, เคาน์เตอร์ธนาคารกรุงไทย จำกัด (มหาชน), ธนาคารกรุงศรีอยุธยา หรือชำระผ่านระบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payment) ทั้ง 15 แห่ง

สูตรการคำนวณเงินสมทบกองทุนประกันสังคม สำหรับเจ้าของธุรกิจ

ในปัจจุบันเกณฑ์การคำนวณเงินสมทบกองทุนประกันสังคม มีฐานของเงินค่าจ้างพนักงานขั้นต่ำตั้งแต่ 1,650 บาท แต่ไม่เกิน 15,000 บาท โดยหลักการคำนวณง่าย ๆ คือ พนักงานจะถูกหักออกจากเงินเดือน 5% เจ้าของกิจการจ่ายสมทบอีก 5% และรัฐบาลร่วมจ่ายสมทบให้อีก 2.75% ไม่นับรวมบางช่วงเวลาที่อาจมีมาตรการลดค่าครองชีพให้กับนายจ้าง เพื่อให้ลดเงินสมทบประกันสังคมน้อยลงจากเกณฑ์ปกติ

อาทิ หากพนักงานมีเงินเดือน 20,000 บาท ให้คำนวณจากฐานเงินเดือนสูงสุดคือไม่เกิน 15,000 บาท ก็เท่ากับว่าเงินประกันสังคมที่ต้องยื่นก็คือ 15,000 x 15% = 750 เท่ากับว่าพนักงานคนนั้นจะมีเงินสมทบรวมกับนายจ้างเป็นทั้งหมด 1,500 บาท เป็นต้น

เหตุผลที่เจ้าของกิจการควรยื่นประกันสังคมให้กับลูกจ้าง

นอกเหนือจากเหตุผลทางด้านกฎหมายว่าด้วยพระราชบัญญัติประกันสังคม 2553 ที่บริษัททุกแห่งต้องทำ และหากฝ่าฝืนไม่ดำเนินการขึ้นทะเบียนกับประกันสัคม จะถือว่ามีความผิดและต้องระวางโทษจำคุกไม่เกิน 6 เดือน หรือปรับไม่เกิน 20,000 บาท หรือทั้งจำทั้งปรับแล้ว ยังมีเหตุผลในด้านอื่น ๆ อีกเช่นกัน ที่ทำให้ผู้ที่เป็นนายจ้างต้องดำเนินการยื่นประกันสังคมในทุกเดือน

การสร้างความเชื่อมั่นต่อธุรกิจ สำหรับพนักงานในองค์กร

ในการนำส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับลูกจ้าง ไม่ใช่แค่บริบททางด้านกฎหมายเท่านั้น แต่หนึ่งในเหตุผลที่ทำให้เจ้าของกิจการต้องยื่นประกันสังคมก็เป็นเพราะว่า ช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะต่อตัวพนักงานเอง ทั้งผู้ที่เป็นพนักงานในองค์กรแล้ว หรือผู้ที่กำลังตัดสินใจเข้ามาทำงานภายในบริษัท เพราะถือว่าเป็นหนึ่งในสวัสดิการขั้นพื้นฐานที่ทุก ๆ องค์กรควรมีอยู่แล้วนั่นเอง

ช่วยดูแลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้กับลูกจ้าง ทำให้มีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นได้

ข้อดีของการมีประกันสังคมให้กับลูกจ้างก็คือ การช่วยดูแลค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของลูกจ้างในการดำรงชีวิต ซึ่งเป็นผลประโยชน์ทั้งต่อตัวลูกล้างและนายจ้างเอง อาทิ ค่ารักษาพยาบาล เงินชดเชด ค่าคลอดบุตร เงินสงเคราะห์บุตร ค่าใช้จ่ายยามเกษียณ ฯลฯ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยทำให้พนักงานมีความมั่นใจในการทำงานได้มากขึ้น ว่าอย่างน้อยหากเกิดปัญหาก็จะได้รับการดูแลจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นได้ในอนาคต

อย่างไรก็ตาม ภาระงานของคนทำบัญชียังมีอีกมากมายที่ต้องทำทุก ๆ เดือน หรือตามระยะเวลาที่กำหนด ที่นอกเหนือจากการยื่นประกันสังคม เพราะยังมีการยื่นภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ภาษีธุรกิจเฉพาะ, ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง, ภาษีป้าย, ภาษีกลางปี, ภาษีประจำปี และที่ขาดไม่ได้คือ การนำส่งงบการเงินนับจากวันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี ซึ่งทาง SMEMOVE จะมาเจาะลึกให้คุณอีกครั้ง พร้อมวิธีการดำเนินการฉบับรวบรัด เพื่อให้คนทำบัญชีสามารถเตรียมตัวให้พร้อม ในการดำเนินการต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP