PR, PO, GR คืออะไร? ทำความเข้าใจแบบง่าย ๆ สไตล์เจ้าของธุรกิจ

ในการดำเนินธุรกิจปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การออกเอกสารมีหลายรายการเป็นอย่างมาก ที่ต้องจัดการและออกให้ถูกต้อง เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างโปร่งใส เช่นเดียวกับการออกใบ PR, PO และ GR ที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง เพราะฉะนั้น เราจะพาเจ้าของธุรกิจมือใหม่มาทำความรู้จักกันว่า เอกสาร PR, PO และ GR คืออะไร มีหน้าที่อย่างไร แล้วการเปิดเอกสารมีฝ่ายไหนบ้างที่ต้องจัดการ

ใบ PR คืออะไร?

ใบ PR มาจากคำว่า Purchase Requisition หมายถึง “ใบขอซื้อ” ซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการดำเนินการภายในองค์กร เพื่อยืนยันการขอจัดซื้อสินค้าหรือบริการต่าง ๆ สำหรับการดำเนินงานภายในแผนกหรือภายในองค์กร โดยขั้นตอนการเปิด PR จะดำเนินการโดยบุคคลที่มีหน้าที่เปิด PR ของแผนกนั้น ๆ และจะต้องส่งเอกสารดังกล่าวให้กับผู้ที่มีอำนาจลงนามในแผนกดำเนินการ หากได้รับอนุมัติแล้วก็จะส่งไปให้ฝ่ายจัดซื้อออก PO ต่อไป

ความสำคัญและประโยชน์ของใบ PR

• เป็นเอกสารที่ใช้แจ้งและขออนุมัติความต้องการซื้อหรือจ้างจากฝ่ายนั้น ๆ ในองค์กร รวมถึงช่วยคุมงบประมาณในการดำเนินการในองค์กรได้
• เป็นเอกสารที่ทำให้ผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนกมีส่วนในการตัดสินใจร่วมด้วย เพื่อผลประโยชน์สูงสุดของบริษัท
• ช่วยเพิ่มความโปร่งใสให้กับการดำเนินการของแผนกนั้น ๆ ในการจัดซื้อ และลดความซ้ำซ้อนในการสั่งซื้อได้ด้วย

ข้อมูลที่ควรมีในการเปิด PR

• ข้อมูลของแผนกที่ทำการขอซื้อ
• วันที่ในการทำการขอซื้อ
• เหตุผลในการขอซื้อ
• รายละเอียดสินค้า/บริการ ในการเปิด PR
• จำนวนของสินค้าหรือบริการ
• ราคาของสินค้า (ถ้ามี)
• ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติในการเปิด PR

ใบ PO คืออะไร?

ส่วนใบ PO มาจากคำว่า Purchase Order หมายถึง “ใบสั่งซื้อ” ที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างของบริษัท โดยเป็นฝ่ายที่ต้องเปิด PO หลังจากได้รับการอนุมัติใบขอซื้อมาจากแผนกใดแผนกหนึ่งขององค์กร และการออกใบ PO จะต้องส่งให้กับทาง Supplier หรือผู้ขายสินค้า เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการตามที่บริษัทต้องการ โดยทางผู้ให้บริการก็ต้องยอมรับและยืนยันใบ PO กลับมาเช่นกัน ก่อนดำเนินการตามคำสั่งซื้อหรือบริการนั้น ๆ จากทางบริษัท

ความสำคัญและประโยชน์ของใบ PO

• ใช้เพื่อเป็นหลักฐานตกลงการซื้อขายกับทางผู้จัดจำหน่ายสินค้าหรือผู้ให้บริการ
• มีการระบุเงื่อนไขในการจัดซื้อหรือการบริการอย่างชัดเจน อาทิ ราคา จำนวน รวมถึงการจัดส่งของ
• ทำให้การดำเนินงานภายในองค์กรเป็นระเบียบมากขึ้น เพราะการออกใบ PO ต้องดำเนินการหลังออกใบ PR ที่ได้รับอนุมัติแล้วเท่านั้น
• ช่วยทำให้ฝ่ายการเงินหรือบัญชีสามารถตรวจสอบยอดและจัดการการจ่ายเงินได้ดียิ่งขึ้น
• ทำให้ติดตามสถานะในการสั่งซื้อได้สะดวก รวดเร็ว ทั้งยังมีหลักฐานที่ชัดเจนของการจัดซื้อจัดจ้าง

ข้อมูลที่ควรมีในการเปิด PO

• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของบริษัทที่สั่งซื้อ
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายสินค้าหรือบริการ
• วันที่ทำการสั่งซื้อสินค้าและบริการ
• รายละเอียดสินค้า/บริการ ในการเปิด PO
• จำนวนของสินค้าหรือบริการ
• ราคาของสินค้า
• จำนวนเงินรวมของสินค้าหรือบริการที่ต้องการทั้งหมด
• ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติในการออกใบ PO

ใบ GR คืออะไร?

สำหรับใบ GR ย่อมาจากคำว่า Goods Receipt หมายถึง “ใบรับสินค้า” ซึ่งเป็นเอกสารที่ใช้ออกเมื่อได้รับสินค้าหรือบริการจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการตามที่ระบุในการเปิด PR ซึ่งการออกใบ GR เป็นการยืนยันว่าคำสั่งซื้อนั้น ๆ สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์อย่างครบถ้วน ไม่มีตกหล่น ซึ่งการออกใบ GR จะออกโดยเจ้าหน้าที่คลังสินค้าหรือผู้ที่มีอำนาจในการตรวจสอบสินค้า หากพบว่าสินค้าครบถ้วนสมบูรณ์แล้วก็จะออกใบ GR เพื่อส่งสำเนาให้กับทางฝ่ายบัญชีให้บันทึกพร้อมดำเนินการชำระเงินตามรอบบัญชีหรือเครดิตที่กำหนดเอาไว้

ความสำคัญและประโยชน์ของใบ GR

• ช่วยให้ตรวจสอบปริมาณและคุณภาพของสินค้าที่ได้รับ ว่ามีความครบถ้วนและสมบูรณ์หรือไม่
• เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการยืนยันการรับสินค้าเข้าสู่ระบบคลังของสินค้า
• เป็นหลักฐานสำหรับการบันทึกบัญชี รวมถึงการจัดการสต็อกหลังบ้านของธุรกิจ
• ช่วยลดความเสี่ยงการได้รับสินค้าที่ไม่ครบ หรือไม่ตรงตามคำสั่งซื้อของแผนกที่ออกใบ PO

ข้อมูลที่ควรมีในการออกใบ GR

• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของบริษัทที่สั่งซื้อ
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายสินค้าหรือบริการ
• วันที่ที่ได้รับสินค้า หรือวันที่ส่งมอบสินค้า
• รายละเอียด และจำนวนของสินค้า/บริการ
• จำนวนเงิน และข้อมูลการชำระเงิน (หากมีเงื่อนไขต้องระบุให้ชัดเจน)
• ชื่อผู้รับสินค้าเข้าคลัง
• ผู้อนุมัติหรือผู้ที่มีอำนาจในการยืนยันรับสินค้า

แบบฟอร์มของการออกใบ PR, PO และ GR สามารถออกแบบให้เหมาะสมกับรูปแบบของธุรกิจหรือองค์กรได้เลย เพราะในบางแผนกอาจจะเป็นการจัดจ้างให้ทำงาน ไม่มีสินค้าเป็นชิ้นที่จับต้องได้ การรับสินค้าเข้าคลังสต็อกสินค้า ก็อาจจะต้องเปลี่ยนเป็นการส่งมอบงานที่มีความครบถ้วนแทน เป็นต้น

จัดการธุรกิจให้มีระบบ แค่ใช้เอกสารให้เป็น

การออกใบ PR, PO และ GR นับว่าเป็นอีกหนึ่งการวางรากฐานของธุรกิจให้มีระบบ เพราะนอกจากจะช่วยทำให้การจัดซื้อจัดจ้างเป็นไปอย่างโปร่งใสแล้ว ยังช่วยให้ตรวจสอบได้ง่าย เมื่อแผนกมีการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการใด ๆ ก็ตาม แน่นอนว่า การวางระบบเอกสารภายในที่ดี จะทำให้ทุกฝ่ายทำงานได้อย่างราบรื่น ไม่มีปัญหา ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบัญชีและการเงินทำการเบิกจ่ายได้ตามรอบบัญชีโดยไม่มีสะดุด

นอกจากนี้ ในบางบริษัทก็อาจจะกำหนดเอาไว้เลยว่า ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีอำนาจในการอนุมัติได้ไม่เกินจำนวนเงินเท่าไหร่บ้าง หากเกินก็จะต้องให้กรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติการจัดซื้อแทน โดยเฉพาะการจัดซื้อจัดจ้างที่มีมูลค่าสูง ที่อาจต้องให้กรรมการบริษัทพิจารณาก่อนอนุมัติออกใบสั่งซื้อนั่นเอง และในบางกรณีทางบริษัทก็อาจต้องออกสัญญาร่วมด้วย เช่น สัญญาจ้างทำของ ขึ้นอยู่กับการบริหารและจัดการระบบภายในบริษัทเช่นกัน

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP