ระบบ e-signature ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ใช้ยังไง แล้วสร้างแบบไหนได้บ้าง?

ในการทำงานในยุคดิจิทัล ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าสื่ออิเล็กทรอนิกส์เข้ามามีบทบาทเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะการปรับเปลี่ยนระบบการทำงานให้เท่าทันกับเทคโนโลยี เช่นเดียวกับการเซ็นเอกสารทางออนไลน์ด้วยการใช้ e-Signature ที่ก็เริ่มได้รับความนิยมมากขึ้น เพราะนอกจากจะสะดวกและรวดเร็วกว่าการเซ็นเอกสารในกระดาษแล้ว ยังช่วยลดการใช้กระดาษได้มากขึ้นอีกด้วย เพราะฉะนั้น ทาง SMEMOVE จะพาคุณมาทำความรู้จักกับ e-Signature ให้มากขึ้น ว่าคืออะไร แล้วการใช้ลายเซ็นดิจิทัล หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้มีผลทางกฎหมายนั้น ต้องทำยังไงบ้าง?

e-Signature คืออะไร?

คำว่า e – Signature ย่อมาจากคำว่า “Electronic Signature” หมายถึง ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ ลายเซ็นดิจิทัล ซึ่งเป็นลายเส้นที่บ่งบอกข้อมูล เอกลักษณ์ หรือว่าตัวตนของเจ้าของลายเซ็นที่อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ โดยการทำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลตามกฎหมาย จะเป็นการทำสัญลักษณ์หรือลายเซ็นโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อนำไปใช้ในการลงนามหรือการยืนยันข้อความในเอกสารต่าง ๆ ผ่านทางออนไลน์ หรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่ต้องใช้การเซ็นลงบนกระดาษ

โดยมาตรฐานของ e-Signature ที่มีความจำเป็นและใช้ในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้นั้น ตามแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เลขที่ ขมธอ. 23 – 2563 (Electronic Signature Guidelines) ได้ระบุความหมาย หรือคำนิยามของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เอาไว้ว่า

“อักษร อักขระ ตัวเลข เสียงหรือสัญลักษณ์อื่นใดที่สร้างขึ้นให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งนำมาใช้ประกอบกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวบุคคลของผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น และเพื่อแสดงว่าบุคคลดังกล่าวยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น”

e-signature ที่มีผลตามกฎหมาย

ตามกฎหมายมาตรา 9 พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้ให้หลักเกณฑ์ของการใช้ e-signature ที่มีผลตามกฎหมายในการทำธุรกรรมเอาไว้ว่า จะต้องประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ คือ

1. ระบุเจ้าของลายมือชื่อได้ว่าเป็นของใคร หรือก็คือรู้ตัวตนของเจ้าของลายเซ็นนั้น ๆ
2. ระบุเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อได้ ว่าต้องการใช้เพื่ออะไร เช่น การรับรองสำเนา
3. ถูกต้องและครบถ้วน ใช้วิธีการจัดทำที่เชื่อถือได้ และจะต้องอยู่ภายใต้การควบคุมของเจ้าของลายมือชื่อ

แน่นอนว่า ข้อจำกัดของการใช้ e-Signature นั้น ก็คือเรื่องของการปลอมแปลงที่ง่ายมาก ๆ เพราะฉะนั้น การใช้งาน e-Signature ควรใช้กับเอกสารที่ไม่ได้มีความสำคัญมาก ไม่ได้มีความเสี่ยงสูง อาทิ การรับรองสำเนาถูกต้อง (พร้อมระบุเจตนาที่ต้องการใช้) การส่งใบลา ใบขออนุมัติ ใบเบิกจ่าย โดยเป็นการใช้ที่เหมาะกับสเกลที่ไม่ใหญ่มาก ซึ่งส่วนมากแล้วจะใช้ภายในองค์กรเป็นหลัก หรือหากใช้นอกองค์กรจะต้องตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารให้ละเอียด พร้อมระบุเจตนาอย่างชัดเจน

e-Signature vs Digital Signature ต่างกันยังไง?

จริง ๆ แล้ว รูปแบบของ e-Signature (ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์) กับ Digital Signature (ลายมือชื่อดิจิทัล) นั้น หากดูแบบผิวเผินอาจจะไม่ได้แตกต่างกันมากนัก เพราะหลักการใช้ก็คือ ใช้เป็นลายมือชื่อเหมือนกัน แต่จะมีความแตกต่างกัน คือ

• e-Signature เป็นชุดข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทุกชนิด (e-Document) เพื่อยอมรับหรือระบุเจตนาของข้อความนั้น ๆ
• Digital Signature เป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์รูปแบบหนึ่ง แต่มีกระบวนการเข้ารหัสลับของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เข้ามา เพื่อช่วยยืนยันตัวเจ้าของได้ ที่สำคัญคือ สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของข้อความและลายมือชื่อได้

ดังนั้น การใช้ e-Signature จึงเหมาะกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป แต่หากเป็นเอกสารที่มีความสำคัญมาก ๆ เช่น การลงนามในสัญญา หรือ การทำธุรกรรมที่มีความละเอียดสูง หรือธุรกรรมที่เป็นความลับ จะต้องใช้ Digital Signature เพราะต้องมีการเข้ารหัสลับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Encrypt) ที่ช่วยยืนยันตัวตนของเจ้าของลายเซ็น พร้อมตรวจสอบข้อมูลได้ ที่เราเห็นได้บ่อย ๆ คือ การทำ e-Tax Imvoice นั่นเอง

เพราะ Digital Signature จะต้องมีตัวกลางเป็นผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือ CA (Certification Authority) เพื่อทำให้การลงนามนั้นมีความถูกต้องและครบถ้วน ไม่มีการเปลี่ยนแปลงไปจากเจตนาของผู้ที่ลงนามในเอกสารนั้น ๆ ทั้งนี้ ก็เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดผลกระทบในวงกว้างนั่นเอง เรียกง่าย ๆ ว่า Digital Signature ก็คือ e-Signature ในรูปแบบหนึ่ง แต่จะมีความปลอดภัยและเชื่อถือได้มากขึ้นนั่นเอง

“เพราะฉะนั้น ไม่ว่าจะใช้ e-Signature หรือ Digital Signature ต่างก็มีผลทางกฎหมายด้วยกันทั้งคู่ เหมือนการเซ็นลายเซ็นลงบนกระดาษ”

การใช้งาน e-Signature ตามมาตรฐานของ สพธอ. และ ETDA

การใช้งาน e-Signature ให้มีผลทางกฎหมาย ตามที่ทางสำนักงานพฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) และ กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม หรือ ETDA ได้กำหนดมาตรฐานในการใช้งานลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เอานั้น ได้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ

1. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 1

สำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 1 จะถือว่าเป็นแบบทั่วไป (ตามมาตรา 9 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) โดยหลักการคือ

• สามารถระบุเจ้าของลายมือชื่อ
• แสดงเจตนาของเจ้าของลายมือชื่อ
• ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ และมีความรัดกุมของระบบการติดต่อสื่อสาร

2. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 2

เรียกประเภทนี้ว่า เป็นการให้บริการกันในกลุ่ม (ตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) โดยมีหลักการคือ

• มีการเข้ารหัสลับ (Encrypt) ที่ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของลายมือชื่อและข้อความได้
• ขณะลงนามเจ้าของลายมือชื่อต้องเป็นคนควบคุมการลงนามของตัวเอง

3. ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 3

สำหรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 3 เป็นการใช้ที่ให้บริการโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง (ตามมาตรา 26 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ) ซึ่งเป็นการผสมกันระหว่าง ลายมือชื่อประเภทที่ 2 ที่อาศัยใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการรับรอง เพื่อสนับสนุนลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามที่กำหนดในมาตรา 28 ของ พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ

• มีการเข้ารหัสลับ (Encrypt) ที่สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของลายมือชื่อและข้อความได้
• ในขณะลงนาม เจ้าของลายมือชื่อจะต้องเป็นคนควบคุมการลงนามด้วยตัวเอง
• มีตัวกลางเป็นผู้ให้บริการออกใบรับรอง มีการพิสูจน์และยืนยันตัวตนในระดับ IAL2 และ AAL2 ขึ้นไป

เรียกง่าย ๆ ว่า ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ประเภทที่ 2 และประเภทที่ 3 จะเป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความรัดกุมมากขึ้น เช่น การทำธุรกรรมที่สำคัญ โดยประเภทที่ 3 จะมีคนกลางที่ได้รับการรับรองมาเป็นคนช่วยดูลายมือชื่อว่าเป็นเจ้าของตัวจริงแน่ ๆ ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัลในครั้งนั้น โดยในปัจจุบันสามารถเลือกใช้บริการกับทาง NRCA หรือ ผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ (National Root Certification Authority of Thailand)

ห้ามพลาด! เริ่มต้นใช้ e-Signature ได้แล้ววันนี้ที่ SMEMOVE

สำหรับผู้ใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE สามารถใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Signature ได้แล้วเช่นกัน ซึ่งในปัจจุบันนี้ทางเราได้มีการเพิ่มฟีเจอร์สำหรับการใส่ลายเซ็นดิจิทัลลงบนเอกสารทางธุรกิจภายในระบบได้แล้วทุก User ซึ่งผู้ใช้งานสามารถกำหนดจำนวนและช่องของลายเซ็นได้ตามที่ต้องการ ทดลองใช้ได้แล้ววันนี้ที่ SMEMOVE ตัวจริงเรื่องโปรแกรมบัญชีออนไลน์ สำหรับคนทำ SMEs โดยเฉพาะ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP