ปิดงบการเงิน คืออะไร ทำไมผู้ประกอบการ และ SME ควรรู้!

การปิดงบการเงิน นับว่าเป็นหนึ่งในลิสต์สำคัญของทุก ๆ ธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นบริษัท จำกัด หรือแม้แต่ห้างหุ้นส่วน จำกัด ต่างก็ให้ความสำคัญไม่แพ้กัน เพราะการปิดงบการเงินประจำปี คือหนึ่งในการดำเนินการด้านบัญชีที่จะต้องส่งข้อมูลให้กับทางกรมสรรพากร และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เพราะฉะนั้น SMEMOVE จะพาคุณมารู้จักกับการปิดงบการเงินให้มากขึ้นว่าคืออะไร แล้วตัวอย่างปิดงบการเงิน เป็นแบบไหนบ้าง?

ปิดงบการเงิน คืออะไร ทำไมผู้ประกอบการถึงต้องรู้?

สำหรับการ “ปิดงบการเงิน” หรือ “ปิดงบการเงินประจำปี” คือ รายงานทางบัญชีของธุรกิจที่ใช้สำหรับการแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ทางการเงิน อาทิ ฐานะทางการเงิน ผลการดำเนินงานของธุรกิจ รวมถึงกระแสเงินสดของกิจการของแต่ละงวดบัญชี ซึ่งขั้นตอนของการปิดงบการเงินนั้นมีรายละเอียดที่ค่อนข้างซับซ้อน เพราะฉะนั้น คนที่เป็นเจ้าของธุรกิจหรือแม้แต่ฝ่ายบัญชี ต้องทำความเข้าใจให้ละเอียดว่า การปิดงบการเงิน คืออะไร แล้วต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง ก่อนนำส่งให้กับทางกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

การปิดงบการเงินประจำปี สำคัญแค่ไหนต่อองค์กร?

การปิดงบการเงิน ไม่ใช่แค่การเตรียมข้อมูลด้านการเงินส่งให้กับกรมสรรพากร และกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น แต่การปิดงบการเงินถือเป็นหนึ่งในการดำเนินการทางด้านบัญชี ที่จะต้องทำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง โดยขั้นตอนการปิดงบการเงิน จะต้องมีทั้งผู้จัดทำบัญชี และมีผู้ตรวจสอบบัญชีอยู่ใน Process ซึ่งหากธุรกิจหรือองค์กรใดไม่ดำเนินการยื่นปิดงบการเงินประจำปี ถือว่ามีความผิดและมีโทษปรับตามกฎหมาย

โดยประโยชน์ของการปิดงบการเงิน นอกจากจะทำให้เจ้าของบริษัทรู้ข้อมูลด้านการเงินขององค์กรแล้ว ยังรู้ข้อมูลอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น รู้ผลกำไรขาดทุนที่แท้จริง สามารถบริหารสภาพคล่องทางการเงินได้ และสามารถนำข้อมูลไปจัดทำรายงานที่ง่ายต่อการวิเคราะห์ได้ อาทิ รายงานการวิเคราะห์ลูกหนี้ รายงานการวิเคราะห์สินค้าคงเหลือ เป็นต้น

องค์ประกอบของ “งบการเงิน” ที่ควรรู้

1. งบแสดงฐานะทางการเงิน (Statement of Financial Position) ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น
2. งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ หรือ งบกำไรขาดทุน (Profit and Loss Statement) ได้แก่ รายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไร (ขาดทุน) สุทธิ
3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น (Statement of Changes Equity) โดยจะแสดงตั้งแต่ต้นปีถึงปลายปี
4. หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Notes to Financial Statement) สำหรับการแสดงข้อมูลเพิ่มเติม ต่อจากข้อมูลที่ใช้แสดงฐานะทางการเงิน อาทิ ข้อมูลทั่วไปของกิจการ
5. งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement) ได้แก่ กิจกรรมดำเนินงาน กิจกรรมลงทุน และกิจกรรมจัดหาเงิน

5 ขั้นตอนปิดงบการเงิน ทำยังไงบ้าง สรุปจบง่าย ๆ ฉบับมือใหม่หัดทำ SME

โดยขั้นตอนการปิดงบการเงินประจำปี นั้น จะเห็นได้เลยว่า จริง ๆ แล้วไม่มีรายละเอียดที่ซับซ้อนจนเกินไป หลัก ๆ คือการเตรียมเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ สำหรับการปิดงบการเงินประจำปี ให้เรียบร้อยเท่านั้นเอง ซึ่งทาง SMEMOVE จะสรุปให้แบบง่าย ๆ กับ 5 ขั้นตอน ตัวอย่างปิดงบการเงิน ที่สามารถใช้ได้จริง ตอบโจทย์สำหรับมือใหม่ที่กำลังหาวิธีปิดงบการเงิน ว่าต้องทำยังไงบ้าง

1. จัดเก็บรายละเอียดเอกสารรายการค้าบริษัท

ประกอบไปด้วยเอกสารด้านการเงินทุก ๆ รายการของกิจการ หรือจะเรียกว่าเป็น “เอกสารทางธุรกิจ” ก็ได้เช่นเดียวกัน อาทิ ใบเสร็จ เอกสารการซื้อ-ขาย แต่อาจจะมีเอกสารรายการอื่น ๆ ต้องแนบไปด้วย เช่น เงินเดือน ค่าสาธารณูปโภค ฯลฯ โดยวิธีการเก็บเอกสารคือต้องเรียงวันที่ตามรายการ ซึ่งจะต้องแยกตามหมวดหมู่ต่าง ๆ ให้เรียบร้อย เพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินการสรุปยอดบัญชี ในการดำเนินการปิดงบการเงินนั่นเอง

หมายเหตุ: หากมีเอกสารใด ๆ ขาดหายไป ทางสำนักงานบัญชีจะดำเนินการขอเอกสารเพิ่มเติมกับทางบริษัทอีกครั้ง เพื่อใช้ในการตรวจสอบก่อนดำเนินการ ปิดงบการเงินประจำปี ในรอบปีนั้น ๆ

2. แยกประเภทของการทำบัญชีของบริษัท พร้อมทำงบทดลอง

หลังจากที่ทำบันทึกรายการเอกสารต่าง ๆ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็ถึงขั้นตอนของการทำรายการจัดทำบัญชีประเภทตามผังบัญชี เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้วก็ให้นำบัญชีที่แยกประเภท มาดำเนินการทำงบทำลอง เพื่อใช้สำหรับการจำแนกประเภทรายการทางการเงิน โดยอาจใช้วิธีการคำนวณจากสูตร ปิดงบการเงิน Excel แบบเบื้องต้นก่อนก็ได้ เพราะมีความแม่นยำและสะดวกมากกว่าในการทำบัญชีนั่นเอง

ทั้งนี้ ก็เพื่อให้เห็นยอดคงเหลือของเงินแต่ละบัญชี รวมถึงการพิสูจน์ความถูกต้องของตัวเลขอย่างละเอียดเช่นเดียวกัน นอกจากนี้ ให้ดำเนินการปรับปรุงบัญชีค้างรับ ค้างจ่าย และค่าเสื่อมราคา โดยจะต้องทำการลงบัญชีที่ยังค้างให้ละเอียดและครบถ้วน เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามมาในอนาคตนั่นเอง

3. ปิดบัญชีสินค้าคงเหลือ เข้าบัญชีต้นทุนสินค้าขาย

โดยผู้ที่มีหน้าที่ในการดำเนินงานปิดงบการเงินประจำปี ต้องมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือ และตีราคาสินค้าคงเหลือเป็นจำนวนเงินให้เรียบร้อย โดยจะต้องนำยอดค้าใช้จ่ายทั้งหมดที่มี เข้าบัญชีต้นทุนสินค้าขาย เพื่อให้สามารถคำนวณงบการเงินได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน

4. ปิดบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย ฯลฯ

หลังจากปิดบัญชีสินค้าคงเหลือเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็ให้ดำเนินการปิดบัญชีรายได้ ค่าใช้จ่าย และต้นทุนสินค้าขาย เข้างบกำไรขาดทุนให้ครบถ้วน โดยจะต้องนำรายได้และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มาคำนวณร่วมกัน เพื่อหายอดกำไรขาดทุน และทราบว่ากำไรของการดำเนินกิจการนั้นมีมากน้อยแค่ไหน ก่อนดำเนินการปิดงบการเงินประจำปี

5. งบแสดงฐานะทางการเงิน

หลังจากทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงขั้นตอนสุดท้ายของการดำเนินการปิดงบการเงิน นั่นก็คือ การแสดงฐานะทางการเงินทั้งหมด เพื่อให้ให้ทราบยอดคงเหลือของธุรกิจทั้งหมด โดยจะต้องทำการสรุปว่าธุรกิจมีเงินสดจำนวนเท่าไหร่ ลูกหนี้เท่านไหร่ และจำนวนสิน้คาที่มีไว้ขาย มีจำนวนคงเหลือมากน้อยแค่ไหนบ้าง และที่ขาดไม่ได้คือ หนี้สินที่ต้องชำระมีคงค้างอยู่ที่เท่าไหร่

การยื่นปิดงบการเงิน สำหรับธุรกิจที่ไม่เคยบันทึกบัญชีตลอดปี

• ต้องดำเนินการรวบรวมเอกสารทางธุรกิจ หรือเอกสารทางการเงินอื่น ๆ เช่น เอกสารรายการค้า
• จัดเรียงเอกสารตามลำดับเลขที่ของเอกสารให้ละเอียด เพื่อให้ตรวจสอบรายได้สะดวกมากขึ้น
• หากเป็นบริษัทที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT จะต้องมีรายการภาษีซื้อ – ขาย ให้ละเอียด
• จะต้องดำเนินการตรวจสอบเอกสาร และรายการเดินบัญชี หรือ Bank Statement
• ติดต่อสำนักงานบัญชีเพื่อให้ดำเนินการจัดงบการเงินให้ โดยอาจจะคำนวณ ปิดงบการเงิน Excel เบื้องต้นร่วมด้วย เพื่อให้เห็นภาพรวมโดยคร่าว ๆ ของงบการเงิน
• หากจัดทำงบการเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้ขอข้อมูลจากสำนักงานมาประกอบ อาทิ สมุดรายวันแยกประเภท ทะเบียนทรัพย์สิน สมุนรายวันรับ – จ่าย และสมุดรายวันทั่วไป สำหรับการเก็บไว้เป็นข้อมูลในองค์กรหรือในธุรกิจนั่นเอง
• ก่อนดำเนินการส่งงบการเงิน ในการปิดงบการเงินประจำปี จะต้องผ่านการตรวจสอบบัญชีจากผู้ตรวจสอบบัญชี (CPA ย่อมาจาก Certified Public Accountant) โดยทางผ้สอบบัญชีจะจัดทำรายงานและรับรองบัญชีของบริษัทให้ก่อนทุกครั้ง
• ส่งงบการเงินเพื่อดำเนินการ ปิดงบการเงินประจำปี ให้กับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้า และกรมสรรพากรภายใน 150 วัน โดยจะนับจากวันสิ้นรอบของระยะเวลาบัญชี เช่น ปิดงบการเงิน 2565 ก็จะยื่นในเดือน พฤษภาคม ปี 2566

จะเห็นได้เลยว่า การปิดงบการเงิน หรือการยื่นปิดงบการเงินประจำปี เป็นหนึ่งในลิสต์ที่เจ้าของธุรกิจ และฝ่ายบัญชีขององค์กรจะต้องรับรู้และเตรียมตัวให้พร้อม โดยเฉพาะเรื่องเอกสารต่าง ๆ ที่ต้องไม่ตกหล่น และต้องมีการคำนวณงบการเงินอย่างละเอียด เพื่อให้สามารถตรวจสอบบัญชีก่อนยื่นงบการเงินประจำปีได้ตามกำหนด ที่จะต้องยื่นในทุก ๆ เดือนพฤษภาคมของปีถัดไปนั่นเอง

หรือหากต้องการรู้ขั้นตอน ปิดงบการเงิน ทํายังไงบ้างอย่างละเอียด ก็อย่าลืมติดตามบทความดี ๆ จาก SMEMOVE ที่จะมาอัปเดตข้อมูลต่าง ๆ ให้ก่อนยื่นปิดงบการเงินประจำปี และการแนะนำตัวอย่างปิดงบการเงิน ที่สามารถใช้ได้จริง นอกจากนี้ หากผู้ประกอบการ SME ทำเอกสารบัญชีด้วยตัวเอง สามารถใช้บริการทำเอกสารทางธุรกิจ ผ่านโปรแกรมบัญชีออนไลน์ by SMEMOVE ได้ง่าย ๆ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP