เทียบความต่าง ใบเสร็จรับเงิน VS บิลเงินสด ต่างกันอย่างไรบ้าง

การทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการเงิน โดยเฉพาะการขายสินค้าและบริการ สิ่งที่ควรมีคือ การออก “ใบเสร็จรับเงิน” เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการชำระค่าสินค้าหรือบริการมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว แต่ในบางธุรกิจก็ออกเป็น “บิลเงินสด” แทน เพราะฉะนั้น เราจะพาคุณมาเจาะลึกกันว่า บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร ใช้ได้กรณีไหนบ้าง พร้อมตัวอย่างที่ถูกต้องสำหรับผู้ประกอบการ

ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร?

ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบรับ (Receipt) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ใช้เป็นหลักฐาน เพื่อยืนยันว่าได้รับเงินหรือได้รับชำระค่าสินค้าหรือบริการจากลูกค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งใบเสร็จรับเงินไม่ได้ครอบคลุมแค่การจ่ายค่าสินค้าและบริการเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการให้เช่าซื้อได้ด้วย แต่หน้าที่โดยหลัก ๆ ของใบเสร็จรับเงินก็คือ การยืนยันว่าได้รับการชำระเงินแล้วนั่นเอง

ประเภทของใบเสร็จรับเงิน

• ใบเสร็จรับเงินทั่วไป จะใช้สำหรับธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยสามารถออกใบเสร็จรับเงินธรรมดา ที่มีข้อมูลรายละเอียดทั่ว ๆ ไปของสินค้าหรือบริการ
• ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เป็นใบเสร็จรับเงินสำหรับธุรกิจที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยจะมีข้อมูลที่อยู่ของผู้ขาย ข้อมูลสินค้าหรือบริการ ราคาขาย วันที่ออกเอกสาร และภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT 7%

ใบเสร็จรับเงิน ออกตอนไหน?

การออกใบเสร็จรับเงินจะต้องออกทันทีที่ได้รับเงินมา ถึงแม้ว่าผู้จ่ายเงินอาจจะไม่ได้ต้องการใบเสร็จรับเงิน แต่ผู้ที่รับเงินมาจะต้องออกให้ทุกครั้ง ส่วนกรณีที่เป็นผู้ประกอบการรายย่อย ทางกรมสรรพากรกำหนดให้ออกใบเสร็จรับเงินเมื่อสินค้าหรือบริการนั้นมีราคามากกว่า 100 บาทขึ้นไป ส่วนผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT แล้ว จะต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีการชำระเงิน ยกเว้นธุรกิจขายส่ง ที่สามารถออกเป็น “ใบเสร็จรวม” ต่อจากใบวางบิลรวมได้เลย ไม่ต้องออกเอกสารซ้ำกันหลายรอบ

บิลเงินสด คืออะไร?

บิลเงินสด คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระเงินในการจ่ายค่าสินค้าหรือบริการในแต่ละครั้ง โดยบิลเงินสดมีหน้าที่และวัตถุประสงค์เหมือนกันกับใบเสร็จรับเงิน แต่จะมีความแตกต่างเรื่องของความเป็นทางการที่น้อยกว่า มุ่งเน้นการใช้เป็นหลักฐานรับชำระเงินมากกว่า ซึ่งส่วนมากแล้วบิลเงินสดจะนิยมเขียนด้วยลายมือ เพราะง่ายและสะดวกกว่า เหมาะกับธุรกิจเล็ก ๆ เช่น ร้านขายของชำ หรือร้านโชห่วย

ข้อมูลสำคัญที่บิลเงินสดควรมี

ถึงแม้ว่าบิลเงินสดจะมีความเป็นทางการน้อยกว่าใบเสร็จรับเงิน และสามารถเขียนด้วยลายมือได้ แต่จริง ๆ แล้วก็ควรมีข้อมูลที่สำคัญอยู่เช่นกัน ซึ่งการออกบิลเงินสดที่ถูกต้อง ควรมีข้อมูลดังนี้

• รายละเอียดของผู้รับเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเบอร์โทรติดต่อ
• รายละเอียดของผู้ชำระเงิน ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเบอร์โทรติดต่อ (ส่วนมากไม่ค่อยนิยมใส่ข้อมูลของผู้ชำระเงิน)
• ข้อมูลการซื้อขาย / รายละเอียดสินค้า
• จำนวนเงินที่ได้รับชำระจากผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการ
• ลายมือชื่อของผู้รับเงินและผู้ชำระเงิน

แน่นอนว่า เหตุผลที่ควรมีลายมือชื่อและข้อมูลทั้งฝั่งของผู้รับเงินและผู้ชำระเงิน คือสามารถใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินได้อย่างครบถ้วน ซึ่งผู้ขายสามารถออกบิลเงินสดที่มีสำเนาให้ตัวเองได้ด้วย

ความแตกต่างระหว่าง ใบเสร็จรับเงิน กับ บิลเงินสด

• ใบเสร็จรับเงินหรือใบรับ จะต้องออกทุกครั้งที่มีการรับชำระเงิน ส่วนบิลเงินสดหากเป็นธุรกิจเล็ก ๆ ไม่ต้องออกทุกครั้งก็ได้ แต่ควรเก็บหลักฐานการชำระเงินให้ครบ รวมถึงการทำบัญชีให้ละเอียด เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาเรื่องภาษีในภายหลัง
• ใบเสร็จรับเงินจะมีข้อมูลที่ครบถ้วนมากกว่า และมีความเป็นทางการกว่า เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการความน่าเชื่อถือในการดำเนินกิจการ หากมีมูลค่าสูงไม่ควรออกบิลเงินสด เพราะมีความเป็นทางการน้อยกว่ามาก
• ใบเสร็จรับเงินจะใช้การพิมพ์จากระบบแทน เช่น ใช้ระบบ POS แต่บิลเงินสดส่วนมากจะนิยมเขียนด้วยลายมือ ซึ่งก็อาจจะทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนได้ อาทิ ตัวหนังสือไม่ชัด โดนน้ำแล้วหมึกซึม เป็นต้น
• การออกใบเสร็จรับเงินไม่จำเป็นต้องมีการลงลายมือชื่อ เพียงแค่มีข้อมูลฝั่งของผู้ขายหรือผู้รับชำระเงินเท่านั้น ส่วนบิลเงินสดสามารถมีหรือไม่มีก็ได้ เพราะใช้เป็นหลักฐานการรับชำระเงินเท่านั้น

ออกเอกสารซื้อ – ขาย และใบเสร็จรับเงินได้ง่าย ๆ ที่ SMEMOVE

จะเห็นได้ว่าการออกใบเสร็จรับเงินนั้น เป็นหนึ่งในการบันทึกรายรับที่ทุก ๆ ธุรกิจควรดำเนินการทุกครั้งที่มีการให้บริการหรือการขายสินค้า ซึ่งการออกใบเสร็จรับเงินนั้นไม่ใช่เรื่องยากเลย เพราะสามารถออกเอกสารได้ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์​ SMEMOVE ที่สามารถออกเอกสารซื้อ – ขาย และเอกสารทางธุรกิจทุกชนิดได้ในโปรแกรมเดียว หรือหากใช้งานร่วมกับระบบ POS ก็สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ง่าย ๆ ที่หน้าร้าน

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP