คู่มือนายจ้าง! วิธีการจัดการ และการเก็บข้อมูลพนักงาน ด้วยระบบ HR

การจัดการกับข้อมูลของพนักงานในองค์กร นอกจากการเก็บข้อมูลพนักงานบริษัทอย่างเป็นระบบแล้ว สิ่งที่สำคัญมาก ๆ เลยก็คือ การเก็บข้อมูลที่สำคัญ มีความครอบคุลม เป็นไปตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยเฉพาะข้อมูลที่มีความอ่อนไหวที่สำคัญเป็นอย่างมากในปัจจุบัน เพราะฉะนั้น SMEMOVE จะมาแนะนำวิธีการจัดการข้อมูลพนักงานแบบง่าย ๆ ผ่านโปรแกรมงานบุคคล หรือระบบ HR สำหรับนายจ้างโดยเฉพาะ

การจัดการข้อมูลพนักงาน สำคัญอย่างไร?

ข้อมูลพนักงานบริษัท หรือ พนักงานในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ถือว่ามีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะไม่ใช่แค่การบันทึกหรือเก็บข้อมูลพื้นฐานของพนักงานไว้ในฐานข้อมูลเท่านั้น แต่การเก็บข้อมูลของพนักงานบริษัท ยังช่วยให้ผู้ประกอบการหรือฝ่ายบุคคล สามารถบริหารจัดการบุคคลากรได้อย่างเป็นระบบ

อย่างเช่น การประเมินพนักงานเพื่อปรับฐานเงินเดือน การติดต่อกับบุคคลในครอบครัวเมื่อกรณีฉุกเฉิน และที่สำคัญคือ ช่วยให้การบริหารงานบุคคลมีความต่อเนื่อง ถึงแม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร ทั้งยังทำให้ธุรกิจเติบโตได้จากระบบทะเบียนของบริษัท ที่จะเห็นโครงสร้างองค์กร (Organization Chart) ทั้งหมดอย่างชัดเจน หากมีการจัดการข้อมูลพนักงานอย่างเป็นระบบและมีคุณภาพ

วิธีการเก็บข้อมูลพนักงาน ไม่ให้กระทบกับ PDPA

ถึงแม้ว่าการเก็บข้อมูลพนักงานในบริษัท จะต้องมีการเก็บข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลการติดต่อ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานและเงินเดือน แต่สิ่งที่ต้องระวังมากขึ้นคือ กฎหมาย PDPA หรือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ที่ทั้งฝั่งของนายจ้างและ HR จะต้องให้ความสำคัญและปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด โดยเฉพาะข้อมูลที่มีความอ่อนไหว

• การดำเนินการด้านการจัดการข้อมูลที่สอดรับกับกฎหมาย โดยเฉพาะการเก็บรวบรวม การใช้ และการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งหากมีประเด็นไหนที่ยังไม่ได้จัดการให้สอดคล้องกับกฎหมาย จะต้องมีแนวทางและการกำหนดนโยบายที่ชัดเจน
• บริษัทต้องมีการจัดการข้อมูลที่รัดกุมและปลอดภัย ทั้งการป้องกันข้อมูลส่วนบุคคล การลบและทำลายข้อมูล และที่ขาดไม่ได้คือ การบันทึกหลักฐานต่าง ๆ ซึ่งบริษัทควรมีเอกสารที่ให้พนักงานลงนามในการยินยอมการใช้ จัดเก็บ และเปิดเผยข้อมูลอย่างชัดเจน เช่น วัตถุประสงค์ในการใช้ข้อมูล
• การวางแผนการป้องกันการละเมิดและถูกโจมตีข้อมูล เรียกง่าย ๆ ว่า การบันทึกข้อมูลที่มีความปลอดภัย ซึ่งจุดนี้ไม่ได้แค่ทำให้พนักงานไว้วางใจต่อข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเป็นผลดีในด้านของความน่าเชื่อถือด้วย

สำหรับข้อมูลที่มีความอ่อนไหว (Sensitive Personal Data) มีความครอบคลุมทั้งเรื่องของ เชื้อชาติ ความคิดเห็นทางการเมือง ศาสนา พฤติกรรมทางเพศ ข้อมูลด้านสุขภาพ ข้อมูลพันธุกรรม และข้อมูลชีวภาพ อาทิ ลายนิ้วมือ รวมถึง Face ID และที่ขาดไม่ได้คือ ประวัติอาชญากรรม ซึ่งข้อมูลดังกล่าวนี้ทาง HR จะต้องมีการขอความยินยอมก่อนนำไปใช้ทุกครั้ง และควรมีมาตรการการจัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสม มีมาตรฐาน และต้องมีการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล

ข้อมูลส่วนตัวของพนักงานบริษัท ที่ควรจัดเก็บอย่างปลอดภัย

• ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน สำหรับการยื่นภาษีและประกันสังคม
• ชื่อ หมายเลขบัญชีธนาคาร สำหรับการจ่ายเงินเดือน
• ข้อมูลและประวัติครอบครัว และบุคคลที่เกี่ยวข้อง
• ประวัติด้านการศึกษา การทำงาน ใบผ่านการเกณฑ์ทหาร (ผช.) และประวัติอาชญากรรม
• ผลการตรวจสุขภาพ
• ผลการประเมินในช่วงทดลองงาน (Probation Evaluation)
• สลิปเงินเดือนและเงินพิเศษต่าง ๆ อาทิ ค่าคอมมิชชัน
• ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรม ความประพฤติ หนังสือตักเตือน ฯลฯ
• สัญญาจ้าง และหนังสือเกี่ยวกับการยินยอมการให้ข้อมูลส่วนบุคคล
• ข้อมูลการทำงาน เช่น การลางาน ขาดงาน มาสาย หรือเวลาเข้า – ออกงาน

หมายเหตุ : ข้อมูลส่วนตัวของพนักงานบริษัท บางแห่งอาจมีการเพิ่มเติมหรือลดบางรายการ ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทนั้น ๆ เช่น บางแห่งอาจมีข้อมูลสลิปเงินเดือนของบริษัทเก่า เพื่อใช้อ้างอิงฐานเงินเดือน หรือบางแห่งอาจมีสัญญารักษาความลับด้วย

How – To เก็บข้อมูลพนักงานในระบบ HR อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการเก็บข้อมูลพนักงานบริษัทให้มีความปลอดภัย มีมาตรฐาน และเห็นโครงสร้างภายในองค์กร ทำให้เจ้าของบริษัทและฝ่าย HR สามารถดำเนินงานด้านการบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถเริ่มต้นได้ง่าย ๆ ด้วยการใช้โปรแกรมงานบุคคล หรือ ระบบ HR จากทาง SMEMOVE ที่นอกจากจะทำงานควบคู่กันกับโปรแกรมบัญชีอย่างครบวงจรแล้ว ยังสามารถบริหารจัดการงานบุคคลได้ง่าย ๆ ในโปรแกรมเดียว

1. แยกข้อมูลของพนักงาน ระหว่างพนักงานประจำ vs ฟรีแลนซ์

โดยหลาย ๆ บริษัทก็จะมีการทำงานร่วมกับฟรีแลนซ์ ทั้งแบบประจำและจัดจ้างตามโปรเจกต์ ซึ่งการแยกข้อมูลของพนักงานออกเป็น 2 ส่วน จะทำให้บริหารงานได้ง่ายขึ้น เพราะการหักค่าใช้จ่ายของพนักงานทั้ง 2 กลุ่ม จะมีความแตกต่างกัน ซึ่งฟรีแลนซ์หรือกลุ่ม Out Source จะมีเพียงการหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่หากเป็นพนักงานประจำ จะมีการหักค่าใช้จ่ายหลายรายการ หนึ่งในนั้นคือ ประกันสังคม

และพนักงานบางคนอาจจะมีการหัก กยศ. กรอ. หรือแม้แต่กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ PVD ร่วมด้วย ยังไม่นับพนักงานขายที่จะมีค่า Commission เข้ามา และพนักงานบางคนก็จะมีค่า OT หรือค่าล่วงเวลาด้วย การแยกข้อมูลพนักงานออกเป็น 2 กลุ่มตั้งแต่แรกจะทำให้บริหารงานได้ง่ายกว่า ทั้งในด้านของงานบุคคลและงานบัญชี

2. แยกข้อมูลแผนกในบริษัท

เรียกง่าย ๆ ว่า โครงสร้างองค์กร ที่จะทำให้เห็นภาพรวมทั้งหมด ว่าใครทำงานในตำแหน่งอะไรบ้าง หัวหน้าของแต่ละคนคือใคร ซึ่งการวางโครงสร้างองค์กรที่ดีก็ต้องมีการแยกข้อมูลของแผนกในบริษัทอย่างชัดเจน เพราะนอกจากจะทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตามภาระหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายแล้ว ยังช่วยให้การประเมินงานและการปรับฐานเงินเดือนมีระบบมากขึ้น รวมถึงรายได้ของพนักงานแต่ละฝ่ายด้วยเช่นกัน

3. จัดการข้อมูลพนักงานรายคนในระบบ HR

เมื่อเตรียมข้อมูลทุกอย่างอย่างเป็นระบบแล้ว ก็สามารถเข้ามากรอกข้อมูลพนักงานแต่ละคน ในโปรแกรมงานบุคคล หรือระบบ HR ของทาง SMEMOVE ได้เลย โดยภายในระบบจะมีการระบุข้อมูลอย่างครบถ้วน ทั้งข้อมูลของพนักงานที่ต้องการใส่ ข้อมูลด้านค่าใช้จ่ายต่าง ๆ และที่สำคัญคือ แยกประเภทพนักงานให้ในระบบ ทั้งกลุ่มพนักงานประจำ และ Freelance

สรุป

จะเห็นได้เลยว่า การจัดการข้อมูลพนักงานในระบบ HR ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแค่มีการแยกข้อมูลเอาไว้อย่างชัดเจน มีการวางระบบเอาไว้ตั้งแต่แรก และการใช้โปรแกรมงานบุคคลของทาง SMEMOVE ยังช่วยให้การเก็บข้อมูลพนักงานปลอดภัยมากขึ้น ด้วยการใช้ Google Cloud ที่มีความปลอดภัยสูง มากกว่าการเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษในแฟ้มประวัติพนักงาน และที่สำคัญคือ เป็นโปรแกรมที่ใช้งานควบคู่กับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ได้ในระบบเดียว

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP