โปรแกรมบัญชี ERP ตัวช่วยจัดการทุกอย่างได้ง่าย ๆ ในที่เดียว

การทำงานบัญชีให้ดีนั้น สิ่งที่สำคัญมาก ๆ เลยก็คือ การเลือกใช้โปรแกรมบัญชี ที่มีความเหมาะสมและตอบโจทย์กับการทำงานของนักบัญชี โดยในปัจจุบันระบบบัญชีก็มีหลายโปรแกรมให้เลือกใช้ หนึ่งในนั้นคือ โปรแกรมบัญชี ERP ที่ตอบโจทย์กับธุรกิจยุคใหม่มากกว่าการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีทั่ว ๆ ไป ดังนั้น ทาง SMEMOVE จะพาคุณมาทำความรู้จักกับโปรแกรม ERP ว่าคืออะไร แล้วการใช้งานของระบบนี้มีอะไรบ้างที่น่าสนใจ

โปรแกรมบัญชี ERP คืออะไร?

โปรแกรม ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning คือ ระบบที่ใช้รูปแบบการทำงานและการจัดการทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพอย่างสูงสุด โดยเป็นการรวบรวมหลาย ๆ โมดูลเข้าด้วยกัน เพื่อให้มีความครอบคลุมการทำงานขององค์กร ไม่ว่าจะเป็น ระบบการสต็อกสินค้าในคลัง การเงิน บัญชี ภาษี ตลอดจนระบบงานบุคคล ที่มีฟังก์ชัน HR ทั้งการจัดการเงินเดือน ค่าคอมมิชชัน การหักภาษี ณ ที่จ่าย และการทำ OT ตลอดจนการทำ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก

โดยปัจจุบันนี้ระบบบัญชี ERP ได้รับความนิยมสูงในธุรกิจยุคใหม่ เพราะนอกจากจะทำงานได้อย่างตรงจุดแล้ว ยังครอบคลุมการทำงานมากกว่า ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน และที่สำคัญคือ ใช้โปรแกรม ERP เพียงโปรแกรมเดียว ก็สามารถบริหารและจัดการหลาย ๆ อย่างได้ เช่นเดียวกับทาง SMEMOVE ที่นำระบบ ERP มาพัฒนาโปรแกรมให้มีความครอบคลุม ใช้งานง่าย ลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ด้วยโปรแกรมเดียว

โปรแกรมบัญชีที่ใช้ซอฟต์แวร์ กับ ERP ต่างกันยังไง?

โดยปกติแล้วโปรแกรมบัญชีมีทั้งรูปแบบที่เป็นซอฟต์แวร์และการใช้ ERP ซึ่งจะมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรเลือกใช้โปรแกรมในรูปแบบไหน ให้เหมาะสมกับการเติบโตของธุรกิจมากกว่ากัน ไม่ว่าจะเป็น

1. รูปแบบการทำงานของโปรแกรมบัญชี

สำหรับโปรแกรมบัญชีที่เป็นซอฟต์แวร์ โดยส่วนมากแล้วจะทำงานแบบ Soiled มุ่งเน้นเฉพาะการทำธุรกรรมด้านการเงินและบัญชีเป็นหลัก ในขณะที่โปรแกรมบัญชีที่เป็นระบบ ERP จะเชื่อมโยงกระบวนการต่าง ๆ เข้าไว้ด้วยกันในแหล่งเดียว ทำให้ง่ายต่อการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กร

2. ฟีเจอร์และการใช้งานของโปรแกรม

การออกแบบฟีเจอร์ในการทำงานของซอฟต์แวร์บัญชี จะให้ความสำคัญกับเรื่องของการเงินและการจัดการทางการเงินเท่านั้น เรียกง่าย ๆ ก็คือ เป็นซอฟต์แวร์เพื่อนักบัญชีโดยเฉพาะ ส่วนระบบ ERP จะมีความหลากหลายของฟีเจอร์มากกว่า ข้อมูลของทุกแผนกจะรวมกันไว้ในแหล่งเดียว

นอกจากนี้ โปรแกรมบัญชี ERP ยังมีความยืดหยุ่นในการใช้งานมากกว่า เพราะเจ้าของธุรกิจสามารถมอบมายผู้ใช้งานได้ตามภาระหน้าที่ที่ได้รับ โดยที่สามารถติดตามการทำงานและสถานะต่าง ๆ ได้ในโปรแกรมเดียว เช่น ติดตามยอดขาย กำไร ขาดทุน และระบบสต็อกสินค้าได้ โดยไม่ต้องเปลี่ยนหลาย ๆ โปรแกรม

3. การขยายขนาดและการเติบโตของธุรกิจ

การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีนั้น เหมาะสมกับการทำงานของธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางเป็นหลัก ในขณะที่ระบบ ERP จะรองรับการเติบโตของธุรกิจต่าง ๆ ได้มากกว่า ตัวโปรแกรมสามารถรองรับการใช้งานกับธุรกิจได้หลายขนาด สามารถปรับเปลี่ยนแผนการดำเนินงานได้ไว เพราะเห็นข้อมูลทุกอย่างได้ในโปรแกรมเดียว เช่น เช็กกำไรของสาขาต่าง ๆ ได้ รวมถึงยอดขายของสินค้าในสต็อก ทำให้วางแผนกับแผนกที่เกี่ยวข้องได้ไวมากกว่า

4. การปรับแต่งการทำงานของโปรแกรม

การปรับแต่งของงานด้านบัญชี หากใช้ซอฟต์แวร์จะมีเพียงเฉพาะงานด้านบัญชีเท่านั้น ในขณะที่การใช้ระบบโปรแกรม ERP จะปรับแต่งได้หลาย ๆ แบบ ตามความต้องการและรูปแบบของธุรกิจ เรียกง่าย ๆ ก็คือ ความยืดหยุ่นในการทำงานค่อนข้างสูง มีความครอบคลุมในหลาย ๆ ส่วนขององค์กร

5. ต้นทุนการการดูแลหลังการขาย

อัตราค่าบริการของซอฟต์แวร์บัญชีจะมีราคาที่ไม่แพงมาก เพราะเป็นโปรแกรมที่มุ่งเน้นเฉพาะการทำงานด้านบัญชีเท่านั้น แต่ระบบ ERP มีราคาที่สูงกว่า เพราะมีขีดความสามารถของการจัดการธุรกิจที่มากกว่า แต่ในปัจจุบันโปรแกรมบัญชีที่ใช้ระบบ ERP ก็มีการปรับราคาให้มีความหลากหลายมากขึ้น

อย่างเช่น หากเป็นธุรกิจขนาดเล็กอย่างกลุ่ม SMEs หรือกลุ่ม Start Up มีพนักงานไม่กี่คน ก็สามารถเลือกโปรแกรมบัญชี ERP ที่มีราคาไม่แพงมากได้ อาทิ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ของ SMEMOVE มีราคาเริ่มต้นเพียง 199 บาท/เดือน รองรับทุกการทำงานภายในองค์กร เป็นต้น

นอกจากนี้ การดูแลหลังการขายก็มีความแตกต่างกันเช่นกัน เพราะซอฟต์แวร์จะเน้นเฉพาะการดูแลลูกค้าแบบมาตรฐานทั่วไป แต่การเลือกใช้โปรแกรม ERP จะมีเจ้าหน้าที่คอยดูแลในหลาย ๆ ส่วนให้ เพราะว่าตัวโปรแกรมมีบริการหลายด้าน จึงต้องมีพนักงานที่พร้อมดูแลอย่างทั่วถึงในทุกปัญหาและการใช้งานนั่นเอง

ประเภทของโปรแกรมบัญชี ERP มีอะไรบ้าง?

1. ระบบ ERP แบบ Cloud

เป็นโปรแกรมบัญชีที่เน้นการทำงานบนอินเทอร์เน็ตด้วยระบบ Cloud Computing  โดยทางผู้ให้บริการจะเป็นผู้ดูแลทั้งโครงสร้างและระบบทั้งหมดของโปรแกรม สามารถเข้าใช้งานโปรแกรมได้ผ่านทางเว็บไซต์หรือเว็บเบราว์เซอร์ โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ลงบนคอมพิวเตอร์

2. ระบบ ERP แบบ On – Premise

เป็นระบบ ERP ที่ทางองค์กรลงทุนเองโดยเฉพาะ โดยเป็นการติดตั้งใน Data Center ขององค์กรเอง สามารถควบคุมระบบเองได้ ทั้งในด้านของความปลอดภัย การบำรุงรักษา รวมถึงการสำรองข้อมูลต่าง ๆ ส่วนมากแล้วจะเหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่หรือองค์กรที่มีเงินหมุนเวียนเป็นจำนวนมาก ๆ เพราะสามารถบริหารและจัดการระบบได้เอง แต่การใช้ระบบ On – Premise ERP จะมีต้นทุนที่มากกว่า เพราะต้องใช้ทรัพยากรของตนเอง หรือการจ้างบริษัทที่ให้บริการด้าน Technical มาพัฒนาให้โดยเฉพาะ

3. ระบบ ERP แบบ Hybrid

และระบบบัญชีแบบ Hybrid ERP หรือเรียกว่า โปรแกรมบัญชีไฮบริด เป็นระบบที่ใช้การทำงานแบบผสมผสานระหว่าง On – Premise และอุปกรณ์เคลื่อนที่ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างรัดกุมมากที่สุด เรียกง่าย ๆ ก็คือ เป็นโปรแกรมบัญชีที่ออกแบบมาเพื่อพัฒนาระบบบัญชีแบบ On – Premise ให้ดียิ่งขึ้นทุกฟังก์ชันการใช้งาน มีความยืดหยุ่นมากกว่า และป้องกันข้อมูลรั่วไหลได้ง่าย

สรุป

สำหรับโปรแกรมบัญชี ERP ในเมืองไทยที่นิยมใช้นั้น ก็มีหลาย ๆ โปรแกรมที่มีบริการ เช่นเดียวกับทาง SMEMOVE ที่ก็ใช้ระบบ ERP ในการพัฒนาโปรแกรมเพื่อให้ใช้งานได้ง่าย ด้วยการบันทึกข้อมูลไว้บน Google Cloud Platform ที่มีความปลอดภัยสูง มีการสำรองข้อมูลและการ Backup ที่รวดเร็วทันใจ ทำงานได้ง่าย ๆ ทุกสถานที่ และที่สำคัญคือ ราคาเริ่มต้นเพียงแค่ 199 บาท/เดือน สามารถทำบัญชีและเอกสารทางธุรกิจได้ทุกชนิด รวมถึงเอกสารด้านภาษีสำหรับนักบัญชีโดยเฉพาะ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP