วิธีทำ Payroll เงินเดือน ให้มีข้อมูลครบถ้วน สำหรับ HR มือฉมัง

สำหรับการทำ Payroll หรือการทำเงินเดือนให้กับพนักงานในแต่ละเดือนนั้น นับว่ามีความสำคัญมาก ๆ ของเหล่า HR เพราะหากวางระบบไม่ดี จัดการช้า ก็อาจจะทำให้ปวดหัวได้ในการทำเงินเดือนทุกครั้ง ซึ่งการทำเงินเดือนที่ดีต้องมีการวางระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานให้เป็นระบบ เพียงเท่านี้ก็ทำให้การทำเงินเดือนไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป แม้เป็น HR มือใหม่ก็ทำ Payroll ให้เป๊ะได้

รู้จัก Payroll ระบบเงินเดือนที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่

Payroll หรือ ระบบบัญชีเงินเดือน เป็นการทำเงินเดือนที่รวบรวมทุกข้อมูลเอาไว้อย่างครบถ้วน เพื่อจ่ายเงินตอบแทนให้กับพนักงานในเดือนนั้น ๆ โดยการทำ Payroll ที่ดี ต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วน เป็นระเบียบ และมีความถูกต้อง โดยการจ่ายเงินเดือนที่ใช้ระบบ Payroll จะจ่ายให้แบบอัตโนมัติด้วยบริการจากธนาคารเท่านั้น

เรียกง่าย ๆ ก็คือ เป็นเอกสารเงินเดือนที่มีข้อมูลของพนักงานที่มีมากกว่าเงินเดือน เพราะจะรวบรวมเอาไว้ทั้งฐานเงินเดือน, ค่าคอม, โบนัส, ค่าเดินทาง, ค่าโทรศัพท์มือถือ และรายการหักของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, ประกันสังคม, เงินกู้ยืมเพื่อการศึกษา (กยศ. และ กรอ.) และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD)

ข้อมูลของ Payroll ในการทำเงินเดือนที่ควรมี

สำหรับองค์ประกอบของการทำ Payroll นั้น โดยปกติแล้วเราจะแยกข้อมูลออกเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ การบันทึกเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคน ด้วยระบบ HR ที่ครอบคลุมทั้งการเข้าและออกงาน การขาดงาน ลา มาสาย ฯลฯ และอีกกลุ่มคือ ข้อมูลการจ่ายและการหักเงินพักงานตามที่กล่าวไปแล้วในข้างต้น ซึ่งเราจะมาเจาะลึกกันว่า องค์ประกอบที่สำคัญของพนักงานแต่ละคนใน Payroll เงินเดือนนั้น ควรจะมีอะไรบ้าง

1. ฐานเงินเดือน (Base Salary)

โดยเป็นเงินเดือนพื้นฐานของพนักงานที่ได้รับตามสัญญาจ้าง โดยทางบริษัทจะเป็นผู้กำหนดให้ตามตำแหน่งของพนักงานคนนั้น ๆ ซึ่งฐานเงินเดือนของพนักงานจะต้องมีการกำหนดให้สอดคล้องกับองค์กรด้วย โดยทาง HR จะต้องเป็นคนกำหนดฐานเงินเดือนโดยอ้างอิงจากตลาดแรงงาน ซึ่งอาจจะมีการปรับฐานเงินเดือนเพิ่มเติมตามความเหมาะสม

ดังนั้น HR ต้องประเมินให้ดีว่าควรกำหนดฐานเงินเดือนของพนักงานในแต่ละตำแหน่งไว้ที่เท่าไหร่ เพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำงานของพนักงาน เช่น หากเข้ามาเป็นพนักงานในปีแรกแล้วทำผลงานได้ดี ก็สามารถเติบโตในสายงาน หรือ Career Path ได้ โดยที่ได้รับค่าตอบแทนที่สมน้ำสมเนื้อกับความพยายามของพนักงาน และเมื่อพนักงานได้เงินที่เหมาะสมกับเนื้องานที่ได้รับ ก็จะทำให้อยากทำงานในบริษัทนาน ๆ ด้วยเช่นกัน

“คนที่เป็น HR ที่ดีได้ ไม่ใช่แค่เก่งเรื่องบริหารงานบุคคล แต่ต้องรู้วิธีรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่กับองค์กรได้ยาวนาน และต้องมีการวางแผนการทำงาน ที่ช่วยลดการลาออกของพนักงานให้ได้ด้วย”

2. โบนัส

การจ่ายโบนัสให้กับพนักงานถือเป็นค่าตอบแทนเพิ่มเติมที่ทางบริษัทมอบให้กับพนักงาน ที่ทำผลงานได้ดีและทำงานอย่างเต็มที่ในช่วงเวลาที่ผ่านมา โดยหลาย ๆ บริษัทจะนิยมการให้โบนัสประจำปี โดยจะยึดตามผลประกอบการของบริษัทเป็นหลัก แต่ในบางบริษัทก็อาจจะมีการปรับให้โบนัสเป็นรอบ ๆ ไป อย่างเช่น การให้โบนัสตาม Quarter หรือตามรายไตรมาส

เพราะฉะนั้น หน้าที่ของ HR นอกจากการวางนโยบายเรื่องการจ่ายโบนัสแล้ว ยังต้องทำข้อตกลงให้ชัดเจนกับทางพนักงานด้วยเช่นกัน และโดยปกติแล้วการออก Payroll จะมีการใส่โบนัสเอาไว้ในทุก ๆ เดือน ถึงแม้ว่าจะไม่มีโบนัสในเดือนนั้น ๆ แต่ก็สามารถทำเป็น Pattern ได้

3. ค่าล่วงเวลา หรือ OT

ค่าล่วงเวลา หรือการจ่าย OT (Overtime Pay) เป็นมาตรฐานที่นายจ้างต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานตามกฎหมายแรงงาน โดยตามกฎหมายจะมีการกำหนดอย่างชัดเจน ว่าในการทำงานล่วงเวลาแต่ละแบบต้องจ่ายเงินให้กับพนักงานเท่าไหร่ และพนักงานแต่ละกลุ่มต้องจ่ายในอัตราเท่าไหร่บ้าง

โดยการคำนวณค่าล่วงเวลาให้กับพนักงานที่ทำ OT ต้องมีความโปร่งใส ถูกต้องตามกฎหมาย และเป็นธรรมกับตัวพนักงานด้วย เพราะในบางตำแหน่งก็ต้องทำโอทีบ่อยครั้ง เนื่องจากปริมาณงานที่ล้นมือ มีพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ น้อยกว่าสโคปงาน จึงส่งผลให้พนักงานที่ทำงานในส่วนนั้นต้องทำโอทีเพิ่ม

เพราะฉะนั้น การคำนวณค่า OT ของพนักงาน จะต้องมีความแม่นยำและไม่ผิดพลาด เพราะหากพลาดอาจจะทำให้เกิดปัญหาตามมาได้ ซึ่งในบางกรณีก็อาจจะถึงขั้นที่พนักงานร้องเรียนไปยังกรมแรงงานได้เช่นกัน ซึ่งการแก้ไขปัญหาที่ดี HR จะต้องเลือกใช้โปรแกรมหรือ HR Payroll Solution ที่เหมาะสม เพื่อลดความผิดพลาดของการคำนวณ​ OT

4. ค่าคอมมิชชัน

การคำนวณค่าคอมมิชชัน (Commission) จะแตกต่างจากการคำนวณค่าล่วงเวลาหรือ OT เพราะเป็นค่าตอบแทนพิเศษที่พนักงานจะได้รับเพิ่มเติมจากฐานเงินเดือนที่มี โดยปกติแล้วพนักงานที่จะได้รับค่าคอม จะเป็นกลุ่มที่เกี่ยวข้องกับงานขาย โดยเฉพาะตำแหน่ง Sale ที่จะต้องหารายได้เข้าองค์กรจากการหาลูกค้า และการให้ค่าคอมก็ขึ้นอยู่กับการกำหนดของทางบริษัท

โดยการให้ค่าคอมของบริษัท ส่วนมากแล้วจะนิยมให้เป็นขั้นบันได เพื่อให้พนักงานที่มีความกระตือรือร้นในการหาลูกค้าและทำให้บริษัทมีรายได้ที่มากขึ้น ซึ่งทาง HR อาจจะต้องเป็นผู้กำหนดโครงสร้างค่า Commission ให้กับพนักงานในองค์กรอย่างชัดเจน มีความโปร่งใส และต้องเป็นธรรม โดยบางบริษัทก็อาจจะมีค่าตอบแทนพิเศษอย่าง Management Free ให้กับหัวหน้าทีมขายด้วย เพื่อเป็นการสนับสนุนและเป็นสินน้ำใจให้กับหัวหน้าทีมที่สามารถบริหารทีมให้เติบโตและสร้างยอดขายได้สูง เป็นต้น

5. รายรับอื่น ๆ ของพนักงาน

นอกเหนือจากฐานเงินเดือน โบนัส ค่าคอม และค่า OT ที่ต้องมีระบุใน Payroll แล้ว รายรับอื่น ๆ ของพนักงานก็ควรระบุเอาไว้อย่างครบถ้วนเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น

• เงินพิเศษที่บริษัทจ่ายให้เกี่ยวกับการเดินทาง อาทิ ค่าทางด่วน ค่าน้ำมัน ค่าที่พัก ฯลฯ
• ค่าโทรศัพท์มือถือ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าไฟ เช่น บริษัทที่ให้พนักงานทำงานแบบ Work from Home แล้วมีสวัสดิการช่วยเหลือค่าไฟและค่าอินเทอร์เน็ต
• เบี้ยเลี้ยงอื่น ๆ อาทิ ค่าอาหารหรือค่ากาแฟ โดยบางบริษัทในปัจจุบันนี้ก็มีเงินสนับสนุนค่าอาหารให้กับพนักงานด้วย เพื่อช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายให้กับพนักงาน เป็นต้น

เพราะฉะนั้น การให้สวัสดิการกับพนักงานที่หลากหลาย ก็จะช่วยทำให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานได้มากขึ้น และเต็มที่กับงานเช่นกัน เพราะพนักงานก็จะมองว่าบริษัทให้ความสำคัญกับตนเอง ซึ่งในการทำ Payroll หากมีการสนับสนุนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เหล่านี้ ก็ต้องระบุเอาไว้ด้วยเช่นกัน

6. รายการหักของพนักงาน

โดยปกติแล้วรายการหักค่าใช้จ่ายของพนักงาน นอกเหนือจากประกันสังคมแล้ว ยังมีรายการหักอื่น ๆ เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD), ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน, ประกันสังคม และกองทุนกู้ยืมเพื่อการศึกษา อาทิ กยศ. และ กรอ. นอกจากนี้ หากพนักงานคนไหนที่มีการลาโดยไม่รับค่าจ้าง (Leave Without Pay) ก็ควรมีระบุใน Payroll เช่นกัน

ใช้โปรแกรม HR Payroll Solution ครบวงจรที่ SMEMOVE

สำหรับผู้ที่ต้องการใช้งานโปรแกรม HR Payroll ที่มีความแม่นยำในการทำเงินเดือน มีมาตรฐาน และมีฟังก์ชันการใช้งานที่ครบครัน ด้วยการออกแบบระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานที่มีความครอบคลุม และมีข้อมูลต่าง ๆ ที่ครบถ้วน สามารถคำนวณเงินเดือนและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ได้ถูกต้อง สามารถเลือกใช้โปรแกรม HR Payroll ของทาง SMEMOVE ได้แล้ววันนี้ ด้วยแพ็กเกจสุดคุ้ม เริ่มต้นเพียง 199 บาท/เดือนเท่านั้น มีโปรแกรมเดียวก็สามารถจัดการงานบุคคลและงานบัญชีได้ในที่เดียว โดยไม่ต้องจ่ายหลายโปรแกรมให้สิ้นเปลืองอีกต่อไป

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP