เคล็ดลับการจัดการเวลา (Time attendance) ที่เจ้าของกิจการไม่ควรพลาด

การจัดการเวลา หรือ Time attendance  ถือเป็นระบบการทำงานรูปแบบหนึ่งที่จะต้องพบเจอในทุกองค์กรไม่ว่าเล็กหรือใหญ่เปิดใหม่ หรือเปิดกิจการมานาน เพราะการจัดการเวลานั้นมีความสำคัญต่อองค์กร และพนักงานในส่วนของการติดตามพฤติกรรมการเข้า ออกงานของพนักงาน เพื่อนำข้อมูลการเข้าออกงานมาทำเงินเดือน หรือประเมินผลงาน ดังนั้นในวันนี้ SMEMOVE ก็อยากจะพาทุกคนมาพบกับเรื่องราวของการจัดการเวลา (Time attendance ) ของพนักงานว่ามีลักษณะอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถจัดการงานในส่วนนี้ได้อย่างเหมาะสมกับองค์กรของคุณมากที่สุด

ส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเวลา (Time attendance)

อย่างที่เราได้บอกไปข้างต้นแล้วว่าการจัดการเวลานั้นถูกทำขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลการเข้าออกงานของพนักงาน เพื่อนำไปประเมินเป็นค่าตอบแทน (เงินเดือน) และประเมินผลการทำงานของพนักงาน ดังนั้นหน้าที่เหล่านี้ก็จะเป็นของพนักงานสายทรัพยาบุคคลที่เรียกว่า HRM (Human Resource Management)

โดยหน้าที่ของพนักงาน HRM ก็คือการคำนวณผลตอบแทนด้วยความถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากมันเกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ค่าตอบแทนของบริษัท และพนักงาน ที่หากเกิดความผิดพลาดไม่ว่าจะเป็นไปในทิศทางใด ย่อมทำให้เกิดผลเสีย หรือการได้ผลประโยชน์ไม่ฝั่งใดก็ฝั่งหนึ่ง ดังนั้นงานนี้จึงเป็นงานสำคัญที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้เมื่อมีธุรกิจเป็นของตัวเอง

ส่วนในด้านของพนักงานที่มีหน้าที่ในการบันทึกเวลาเข้าออกของตัวเองตามความเป็นจริง ก็มีความคาดหวังให้ระบบการลงเวลาถูกต้อง แม่นยำไม่มีความผิดพลาด และต้องการให้ HRM คำนวณเงินเพื่อจ่ายให้ตรงต่อเวลา และเป็นไปตามที่ได้กำหนดหรือตกลงกันไว้

และสุดท้ายในด้านขององค์กรก็ยังคงต้องการความถูกต้องแม่นยำจาก HRM เช่นเดียวกับพนักงานเพื่อให้ได้เนื้องานตามคาดหวัง โดยเฉพาะงานประเภทที่ต้องการความตรงต่อเวลา หรืองานที่ให้ความสำคัญกับเวลาเช่นพนักงานหน้าร้านที่จะต้องเข้าไปเปิดหน้าร้านก่อนเวลาที่ห้างร้านจะเปิด เพื่อไม่ให้เสียโอกาสในการขายตั้งแต่ห้างร้านเริ่มให้ลูกค้าเข้ามายังพื้นที่จุดขาย เป็นต้น

เคล็ดลับดีๆ ที่จะทำให้ข้อมูลการลงเวลามีความน่าเชื่อถือ

พนักงานจะต้องไม่สามารถลงเวลาแทนกันได้

ข้อมูลที่น่าเชื่อถือจะต้องเป็นข้อมูลที่ตรงตามจริงดังนั้นการลงเวลาของพนักงานแต่ละคน จะต้องเป็นไปตามความจริง หากภายในกิจการของคุณยังมีระบบการลงเวลาที่พนักงานสามารถลงเวลาแทนกันได้อยู่ก็หมายความว่าระบบลงเวลาของคุณไม่มีมีประสิทธิภาพ และไม่มีความน่าเชื่อถือใดๆ เลย ดังนั้นในปัจจุบันหลายๆ กิจการที่มีงบประมาณและต้องการหลีกเลี่ยงปัญหานี้จะเลือกระบบการลงเวลาที่ที่มีการยืนยันตัวเองด้วย อัตลักษณ์ทางชีวภาพของพนักงานเอง เช่น ใบหน้า ลายนิ้วมือ หรือลายม่านตา ที่จะเข้ามาตัดปัญหาการลงเวลาแทนกันไปได้ เพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลการลงเวลาได้เป็นอย่างดี

พนักงานจะต้องลงเวลาได้อย่างสะดวกสบายด้วยอุปกรณ์นั้นๆ

หลายกิจการยังทำให้พนักงานของตัวเองรู้สึกไม่สะดวกสบายในการลงเวลาเข้าออกงาน ซึ่งพนักงานก็จะนำข้อเท็จจริงเหล่านี้มาเป็นข้อโต้แย้งในการลงเวลา หรือนำมาเป็นข้อได้เปรียบในการทุจริตทางเวลาเข้าออกงาน (Time Fraud) ได้ง่ายยิ่งขึ้น ดังนั้นกิจการที่กำลังประสบปัญหานี้อยู่ หรือเกรงว่าปัญหานี้จะเกิดขึ้นในอนาคตก็ควรจะคำนึงถึงความสะดวกสบายในการบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงานไว้ด้วย

การจัดการรวบรวมข้อมูลเวลาจะต้องทำได้ง่าย

ข้อนี้มีความสำคัญมากโดยเฉพาะกิจการที่มีหลายสาขา หรือแต่ละสาขามีที่ตั้งอยู่ไกลกันมาก เพราะการจัดการเวลา (Time attendance) ที่ดีจะต้องนำข้อมูลทั้งหมดมารวมไว้ในที่เดียวกัน ซึ่งก็สามารถทำได้ง่ายๆ เมื่อพนักงานอยู่เป็นลักษณะของการรวมศูนย์ไว้ทีเดียวกันทั้งหมดเป็นปริมาณมากและมีพนักงานกระจายตัวอยู่ที่อื่นๆ น้อย

พนักงานสามารถตรวจสอบประวัติการลงเวลาของตัวเองได้

ระบบการจัดการเวลา (Time attendance) ที่ดีจะต้องทำให้ทุกคนสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ด้วยตัวเอง เพื่อให้พนักงานทราบถึงข้อมูลการลงเวลา การเข้าออกงาน การลาของตนเอง เพื่อให้พนักงานแน่ใจว่าการประเมิน หรือคำนวณเงินเป็นไปตามจริง

ลักษณะของระบบลงเวลาพนักงานที่ดี

หากคุณกำลังมองหาตัวช่วยดีๆ ในการจัดการเวลา (Time attendance) สิ่งที่ควรนำมาพิจารณาในการเลือกก็แบ่งออกมาเป็น 3 ข้อใหญ่ๆ คือ

1. ตัวช่วยในการบันทึกเวลา Time Attendance (การจัดการเวลา) ที่คุณควรนำมาใช้งานมีหลากหลายรูปแบบ แต่แบบที่นิยมนำมาใช้ในกิจการส่วนใหญ่คือเครื่องสแกนนิ้วมือ และเครื่องตอกบัตร เพื่อนำมาเป็นหลักฐานให้ทั้งพนักงาน และกิจการว่าคนใดเข้าออกงาน ณ สถานที่ใด เวลาใด โดยข้อมูลส่วนนี้จะต้องนำมาใช้ได้สะดวกสบายและถูกต้องแม่นยำ
2. การคำนวณเงิน ค่าตอบแทนรายได้ (Payroll) โดยปกติแล้วงานในส่วนนี้มักถูกนำมาใช้คำนวณด้วยโปรแกรมต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Excel Spreadsheet หรือเป็นโปรแกรมเงินเดือนเฉพาะเพื่อให้เกิดความแม่นยำ ถูกต้องที่สุด โดยการคำนวณผ่าน Excel อาจจะทำให้เสียเวลาอยู่บ้าง แต่หากเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือนขั้นตอนการทำงาน และเวลาในการทำงานอาจลดลงมาอีกเท่าตัวก็ได้
3. โปรแกรมส่วนเสริมสำหรับองค์กรใหญ่ (Optional) เมื่อเงินเดือนของพนักงานถูกคำนวณออกมาเรียบร้อยแล้วขั้นตอนสุดท้ายก็คือการจ่ายเงินให้กับพนักงานทุกคน หากเงินที่ต้องจ่ายให้กับพนักงานเป็นจำนวนมากความยุ่งยากก็จะตามมาเมื่อมีการจัดการงานที่ไม่ดีพอ ดังนั้นงานในส่วนนี้จะเกิดความรวดเร็วและสะดวกมากขึ้นหากคุณเลือกใช้โปรแกรมเงินเดือน เพราะโปรแกรมเหล่านี้มักจะสามารถแปลงไฟล์เอกสาร เพื่อให้เข้ากับรูปแบบการรองรับไฟล์ของธนาคารได้

สรุปได้ว่าหากกิจการของคุณต้องการการจัดการเวลา (Time attendance) ที่มีประสิทธิภาพนอกจากการควบคุม ป้องกัน การลงเวลาไม่ตามจริงของพนักงานแล้ว คุณยังจำเป็นจะต้องมีตัวช่วยหรือเครื่องมือดีๆ ในการจัดการงานในส่วนนี้ ซึ่งโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ก็ถือว่าเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยดีๆ ที่มาพร้อมฟังก์ชันในการจัดการเงินเดือนที่สามารถคำนวณเงินเดือนได้อย่างแม่นยำ ด้วยการนำข้อมูลการลงเวลาจากเครื่องสแกนนิ้วมาใช้งาน และสามารถออกเอกสารการจ่ายเงินเดือนที่สามารถนำไปอัปโหลดกับธนาคารเพื่อจ่ายเงินเดือนพนักงานได้ หากคุณเลือกใช้โปรแกรมนี้การทำเงินเดือนก็จะจะรวดเร็ว สะดวก แม่นยำมากขึ้น

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP