เรื่องน่ารู้ ว่าด้วย “ค่ามัดจำ” ของคนทำบัญชี มีอะไรบ้างที่ต้องจัดการ

หากพูดถึงการให้เช่าหรือการซื้อสินค้าและบริการ โดยเฉพาะในกลุ่มที่มีมูลค่าสูงมาก ๆ เชื่อว่าหลายคนคงได้ยินคำว่า “ค่ามัดจำ” กันไม่มากก็น้อย เช่น หากต้องการเช่าพื้นที่หรืออาคาร ทางผู้เช่าก็ต้องชำระค่ามัดจำเอาไว้ล่วงหน้า หรือแม้แต่การจัดซื้อหรือสั่งผลิตสินค้า ที่บางครั้งก็ต้องจ่ายค่ามัดจำให้กับผู้ประกอบการเช่นกัน เพราะฉะนั้น ทาง SMEMOVE จะพาคุณมาทำความรู้จักกับคำว่าค่ามัดจำให้มากขึ้น ว่าคืออะไร หลักการคิดอย่างไร มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือไม่ มีการบันทึกบัญชีอย่างไร แล้วมีกรณีไหนบ้างที่เราจะได้ค่ามัดจำคืน

ค่ามัดจำ คืออะไร?

ค่ามัดจำ (Deposit) คือ เงินหรือทรัพย์สินอย่างอื่นที่มีค่าในตัว ที่ให้ไว้เพื่อเป็นหลักฐานว่ามีการทำสัญญากันเกิดขึ้นแล้ว รวมถึงเป็นหลักประกันการปฏิบัติตามสัญญานั้น ๆ โดยในทางบัญชี ค่ามัดจำจะเกิดขึ้นเมื่อมีการจ่ายเงินหรือรับเงินเกิดขึ้น แต่ว่ายังไม่ได้มีการให้บริการ จัดส่งสินค้า หรือว่าได้รับสินค้าครบเต็มจำนวน

ในทางกฎหมายแล้วคำว่า “มัดจำ” ป.พ.พ. มาตรา 377 บัญญัติว่า เมื่อเข้าทำสัญญา ถ้าได้ให้สิ่งใดไว้เป็นมัดจำ ท่านให้ถือว่าการที่มัดจำนั้นย่อมเป็นพยานหลักฐานว่าสัญญานั้นได้ทำกันขึ้นแล้ว อนึ่งมัดจำนี้ย่อมเป็นประกันการที่จะปฏิบัติตามสัญญานั้นด้วย

ค่ามัดจำ มีกี่ประเภท?

โดยหลักการแล้วเราสามารถแบ่งค่ามัดจำออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ ค่ามัดจำสถานที่ และค่ามัดจำสินค้า ซึ่งทั้งสองรูปแบบนี้จะมีหลักการในการคิดที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน รวมถึงการบันทึกบัญชีด้วยเช่นกัน

1. ค่ามัดจำสถานที่

ค่ามัดจำในรูปแบบนี้ จะเป็นการวางเงินเอาไว้ก่อนเพื่อใช้สำหรับการเช่าอสังหาริมทรัพย์ เช่น อาคาร สถานที่ หรือพื้นที่ให้เช่า โดยเงินในส่วนนี้จะไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาเช่า เพราะฉะนั้น หากสิ้นสุดสัญญาแล้วผู้ให้บริการหรือผู้ที่เป็นเจ้าของอสังหาริมทรัพย์นั้นจะต้องคืนเงินมัดจำนี้ไป

โดยการคิดค่ามัดจำสถานที่นั้น จะขึ้นอยู่กับสัญญาและเงื่อนไขของผู้ที่เป็นเจ้าของ เช่น หากเช่าอาคารพาณิชย์สำหรับจัดตั้งสำนักงาน ก็อาจจะกำหนดว่าหากทำสัญญา 5 ปี ให้วางมัดจำเป็นจำนวนเงิน 3 เท่า ของค่าเช่า เป็นต้น และเมื่อครบสัญญาเช่าก็ต้องจ่ายเงินค่ามัดจำนี้คืนไป

2. ค่ามัดจำสินค้า

สำหรับค่ามัดจำสินค้า จะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของราคาสินค้าหรือบริการ โดยเงินที่ชำระจะถือว่าเป็นการจ่ายเพื่อจองสำหรับการซื้อสินค้าและบริการ และจะจ่ายส่วนที่เหลือกลับคืนไปเมื่อได้รับสินค้าหรือบริการนั้นครบตามสัญญา โดยการคิดค่ามัดจำสินค้านั้น จะขึ้นอยู่กับเงื่อนไขการมัดจำสินค้าของผู้ให้บริการ ซึ่งเราจะเรียกเงินในส่วนนี้ว่าเป็นการจ่ายเงินล่วงหน้า หรือจะเรียกว่าค่ามัดจำล่วงหน้าก็ได้เช่นกัน

อย่างเช่น บริษัท A ได้ให้บริษัท B ผลิตบรรจุภัณฑ์ให้จำนวน 10,000 ชิ้น โดยค่าใช้จ่ายสุทธิอยู่ที่ 25,000 บาท ซึ่งทางบริษัท B ได้แจ้งว่าจะสามารถดำเนินการผลิตให้ได้ก็ต่อเมื่อทางบริษัท A จ่ายเงินค่ามัดจำมาก่อน 30% ของมูลค่ารวมทั้งหมด และจะจ่ายอีก 70% เมื่อได้รับสินค้า ดังนั้น ทางบริษัท A จะต้องจ่ายเงินในครั้งแรกไปก่อนจำนวน 7,500 บาท และอีก 17,500 บาท จะชำระเมื่อได้รับสินค้า รวมเป็นเงินทั้งสิ้น 25,000 บาท เรียกง่าย ๆ ว่า เงินค่ามัดจำสินค้า ซึ่งรายละเอียดในส่วนนี้จะต้องมีการบันทึกบัญชีและลงข้อมูลในใบมัดจำอย่างละเอียด

การบันทึกบัญชีเมื่อมีค่ามัดจำ ต้องคิดยังไง?

1. ภาษีมูลค่าเพิ่ม

โดยปกติแล้วหากเป็นธุรกิจที่ให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ จะได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงทำให้ไม่มีการเสีย VAT ทั้งในส่วนของค่ามัดจำหรือแม้แต่ค่าเช่า ดังนั้น หากบริษัทไหนที่ทำธุรกิจให้เช่าอสังหาก็ไม่จำเป็นต้องออกใบกำกับภาษี แต่ว่าให้ออกใบเสร็จรับเงินตามมาตรา 105 ทวิ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการชำระเงินของลูกค้า

2. การหักภาษี ณ ที่จ่าย

ส่วนการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ก็ไม่ต้องหักเช่นกัน เพราะเงินมัดจำไม่เข้าลักษณะของค่าเช่า ไม่ถือว่าเป็นค่าใช้จ่าย เพราะเป็นทรัพย์สินของลูกค้าที่จะได้คืน ส่วนเอกสารทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องในกรณีนี้ จะต้องมีสัญญาและใบเสร็จรับเงินค่ามัดจำ เพื่อใช้สำหรับการลงบัญชีนั่นเอง

หมายเหตุ : หากเงินมัดจำถือเป็นรายได้จากกิจการของผู้ให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ ก็ยังคงต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล และเมื่อผู้เช่าจ่ายเงินมัดจำแล้ว ก็ต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายเช่นกัน เช่น ในสัญญาเช่าไม่มีระบุเงื่อนไขการคืนเงินมัดจำ กรณีนี้จะถือว่าเป็น “รายได้จากกิจการ” ของบริษัทโดยทันที

สาระน่ารู้! เงินมัดจำค่าเช่า ตามคำสั่งของกรมสรรพากร

โดยขนบธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจ หากมีการเรียกเก็บเงินประกัน หรือ “เงินมัดจำ” จะต้องมีการคืนเงินมัดจำให้กับผู้เช่าทันทีหลังจากที่สัญญาสิ้นสุดลงโดยไม่มีเงื่อนไข เว้นแต่ว่าเกิดความเสียหายต่อทรัพย์สิน ซึ่งในส่วนนี้ผู้ให้ช่าสามารถหักลบกลบหนี้ได้ ส่วนเงินประกันที่เรียกเก็บ จะต้องไม่เกิน 3 – 6 เท่า ของค่าเช่ารายเดือน ที่สำคัญคือ สัญญาให้เช่าจะต้องมีอายุสัญญาไม่เกิน 3 ปี เพราะฉะนั้น หากธุรกิจใดที่เข้าเงื่อนไขดังต่อไปนี้ ก็ไม่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ในการบันทึกบัญชีเมื่อมีการบันทึกค่ามัดจำในระบบนั่นเอง

จะเห็นได้เลยว่า การบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องกับ “ค่ามัดจำ” ไม่ว่าจะเป็น ค่ามัดจำสินค้า หรือค่ามัดจำสถานที่ มีความสำคัญต่อการลงบัญชีเป็นอย่างมาก เพราะค่ามัดจำสินค้าจะถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของค่าสินค้าและบริการ แต่หากเป็นค่ามัดจำสถานที่จะต้องคืนเงินให้กับผู้วางมัดจำ

ทั้งนี้ ไม่ว่าจะเป็นค่ามัดจำแบบใดก็ตาม ทั้งผู้วางมัดจำและผู้รับเงินมัดจำก็ต้องศึกษาเงื่อนไข และปฏิบัติตามสัญญาตามที่ตกลงกันไว้ ส่วนการหัก ณ ที่จ่าย ก็ต้องขึ้นอยู่กับว่าเงินมัดจำนั้นเป็นรายได้หรือไม่ หากเป็นก็ต้องทำเอกสารและหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้เรียบร้อย แต่หากไม่เป็นรายได้ของบริษัท มีการคืนเงินให้กับผู้วางมัดจำ ก็ยังคงต้องออกใบเสร็จรับเงินให้กับผู้วางมัดจำทุกครั้งในการบันทึกบัญชี

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP