เปรียบเทียบ e-Tax Invoice by e-mail กับ e-Tax Invoice & e-Receipt

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) นั้น นับว่ามีบทบาทเป็นอย่างมากในการทำธุรกิจในปัจจุบันนี้ เพราะนอกจากจะมีความสะดวก รวดเร็ว และถูกต้องตามกฎหมายแล้ว ยังสามารถง่ายต่อการจัดทำเอกสารให้กับลูกค้า โดยเฉพาะช่วงที่มีแคมเปญหรือโครงการพิเศษจากทาง เช่น ช้อปดีมีคืน 2567 และเพื่อให้เจ้าของธุรกิจสามารถดำเนินกิจการได้อย่างราบรื่น ทาง SMEMOVE จะมาสรุปให้ดูกันว่า e-Tax invoice ที่ใช้กันในตอนนี้ ระหว่าง e-Tax Invoice by e-mail กับ e-Tax Invoice & e-Receipt แตกต่างกันอย่างไร แล้วธุรกิจของคุณควรใช้แบบไหน

e-Tax Invoice คือ

e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือ ใบกำกับภาษีที่เปลี่ยนจากรูปแบบกระดาษให้กลายมาเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้ได้เหมือนกับใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษ เพียงแค่ e-Tax Invoice จะต้องมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และ ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ประกอบอยู่ด้วย เพื่อใช้สำหรับการยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี รวมถึงความถูกต้องของข้อมูล

โดยข้อดีของการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์นั้น คือ ช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจ เช่น เอกสารที่ใช้สำหรับการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ต้องยื่นให้กับทางกรมสรรพากรตามรอบบัญชีที่กำหนด นอกจากนี้ ยังช่วยทำให้ระบบการทำเอกสารภายในองค์กรมีระบบระเบียบมากขึ้น ไม่ต้องมีพื้นที่สำหรับเก็บเอกสาร ที่สำคัญคือ ทำให้การดำเนินงานภายในธุรกิจง่าย สะดวก และรวดเร็ว

ประเภทของ e-Tax Invoice มีอะไรบ้าง?

สำหรับ e-Tax Invoice สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ คือ e-Tax Invoice by e-mail และ e-Tax Invoice & e-Receipt โดยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ทั้ง 2 ชนิดนี้ จะมีความแตกต่างกันอยู่พอสมควร

1. e-Tax Invoice by e-mail

เป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำขึ้นเพื่อรองรับผู้ประกอบการรายเล็ก ที่มีรายได้ไม่เกินปีละ 30 ล้านบาท มีใบกำกับภาษีที่ออกไม่ได้มากจนเกินไป และเป็นธุรกิจที่อาจจะยังไม่มีความพร้อมในการออกใบกำกับภาษีอย่างสมบูรณ์ตามที่ทางสรรพากรกำหนด

โดยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice by e-mail นี้ สามารถจัดทำเอกสารได้เพียงแค่ไม่กี่รายการเท่านั้น ได้แก่ ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ โดยจะใช้ไฟล์ที่เป็นสกุล PDF-A3 พร้อมกันนี้ ต้องมีการลงลายมือชื่อด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) แล้วส่งผ่านระบบของ สพธอ. หรือ ETDA สำหรับการรับรองเวลา e-Stamping ด้วยระบบ e-mail โดยที่ไม่ต้องส่งไฟล์ให้กับกรมสรรพากร เพราะข้อมูลจะถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติ

สาระสำคัญของ e-Tax Invoice by e-mail

• ผู้ประกอบการต้องยื่นคำร้องต่ออธิบดีกรมสรรพากร ตามแบบ ก.อ.01
• ต้องเป็นกิจการที่มีรายได้ต่อปีไม่เกิน 30 ล้านบาทเท่านั้น
• การจัดทำไฟล์ต้องอยู่ในรูปแบบของ PDF/A-3
• การส่งมอบใบกำกับภาษีจะต้องใช้อีเมลที่ลงทะเบียนไว้กับทางกรมสรรพากร
• การส่งอีเมลจะต้องส่งผ่านระบบกลางของ สพธอ. หรือ [email protected]
• อีเมล 1 ฉบับที่ประทับรับรองเวลา สามารถแนบไฟล์ได้เพียงแค่ 1 ไฟล์
• การส่งมอบให้ลูกค้าจะต้องใช้ e-mail เท่านั้น
• การส่งข้อมูลให้ทางกรมสรรพากรจะส่งโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนการทำงานของ e-Tax Invoice by e-mail

1. สร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยรูปแบบ PDF/A-3
2. ส่งมอบใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อทาง e-mail พร้อมสำเนา หรือ cc. ไปยัง ETDA
3. ตรวจสอบ e-Tax Invoice พร้อมประทับรับรองเวลา

2. e-Tax Invoice & e-Receipt

ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ e-Tax Invoice และ e-Receipt ชนิดนี้ จะมีความแตกต่างจาก e-Tax Invoice by e-mail อย่างชัดเจน คือ จะใช้สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่ไม่มีข้อจำกัดเรื่องรายได้ และตัวเอกสารสารถจัดทำได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็น ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป-อย่างย่อ ใบเสร็จรับเงิน ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ โดยรูปแบบของการจัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จะมีความหลากหลายมากกว่า อาทิ ไฟล์ XML

นอกจากนี้ ตัว e-Tax Invoice & e-Receipt ยังใช้วิธีการรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (CA) และลายมืทอชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ต่างจากรูปแบบอีเมลที่ใช้การประทับรับรองเวลาผ่านระบบ e-mail แทน และที่ขาดไม่ได้คือ การจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ชนิดนี้ จะต้องนำส่งข้อมูลให้กับทางกรมสรรพากรตามช่องทางที่กำหนด

สาระสำคัญของ e-Tax Invoice & e-Receipt

• ลงทะเบียนพร้อมพิสูจน์ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยโปรแกรม Ultimate Sige & Viewer หรือนำส่งเอกสารผ่านระบบโดยตรง
• ไม่มีข้อจำกัดในเรื่องของรายได้ เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่ออกเอกสารเป็นจำนวนมาก
• จัดทำไฟล์ได้หลายรูปแบบ อาทิ XML และรูปแบบอื่น ๆ ที่มีลายมือชื่อดิจิทัลกำกับ
• มีความครอบคลุมด้านการจัดทำเอกสารมากกว่า เช่น ออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป และอย่างย่อได้
• จะต้องนำส่งข้อมูลให้กับทางกรมสรรพากร โดยมี 3 ช่องทาง คือ Web Upload, Host to Host และ Service Provider
• สามารถส่งข้อมูลให้ลูกค้าได้หลายทาง ขึ้นอยู่กับวิธีที่ตกลงกัน ตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนการทำงานของ e-Tax Invoice & e-Receipt

1. จัดทำ e-Tax Invoice หรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของ XML หรือรูปแบบอื่น ๆ
2. ส่งมอบให้กับทางผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการ ตามช่องทางที่ตกลงกัน
3. นำส่งข้อมูลให้กับสรรพากร เช่น Web Upload
4. จัดเก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ธุรกิจของคุณ ควรเลือกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์แบบไหนดี?

การเลือกประเภทของ e-Tax Invoice ให้เหมาะสมกับธุรกิจนั้น สิ่งที่ต้องพิจารณาเป็นอันดับแรกเลยก็คือ เรื่องของรายได้ของกิจการ เช่น หากเป็นกิจการที่มียอดขายหรือรายได้ต่อปีไม่เกิน 30 ล้านบาท สเกลในการดำเนินงานไม่ได้สูงมากนัก ไม่จำเป็นต้องออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบอื่น ๆ ที่นอกเหนือจากใบกำกับภาษี และอยากใช้ระบบการดำเนินงานที่ง่าย สะดวก รวดเร็ว ไม่ต้องนำส่งข้อมูลให้สรรพากร ก็ควรเลือกใช้ระบบ e-Tax Invoice by e-mail

ในขณะเดียวกัน หากเป็นธุรกิจที่มีการเติบโตแบบก้าวกระโดด มีความพร้อมทั้งบุคลากรและเงินทุน และต้องออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปด้วยแล้ว ก็ควรเลือกใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt มากกว่า เพราะสามารถออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ครอบคลุม ตอบโจทย์ธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็ว เช่น กลุ่มธุรกิจ Startup

ทำธุรกิจให้กลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE

สำหรับผู้ประกอบการหรือนักธุรกิจมือใหม่ ที่ต้องการจัดทำเอกสารทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบเสร็จรับเงิน ใบมัดจำ ฯลฯ หรือแม้แต่การจัดการคลังสินค้าอย่างเป็นระบบ ห้ามพลาด! กับบริการ “โปรแกรมบัญชีออนไลน์” ที่ออกแบบมาเพื่อผู้ประกอบการยุคใหม่โดยเฉพาะ ใช้งานง่าย มีระบบที่หลากหลาย และรองรับทุกการทำธุรกิจ เช่น ระบบการขาย POS หรือแม้แต่ระบบ HR ก็มีให้ใช้ภายในโปรแกรมเดียว ทดลองใช้ฟรีวันนี้ เฉพาะที่ SMEMOVE

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP