9 เอกสารทางธุรกิจ ที่ต้องใช้ เพื่อให้ง่ายต่อการทำบัญชีในองค์กร

สำหรับการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะคนที่เริ่มก่อตั้งบริษัท สิ่งที่สำคัญมาก ๆ และต้องศึกษาก็คือ เอกสารทางธุรกิจ ที่จะช่วยทำให้การทำธุรกิจนั้น มีความราบรื่น และเป็นระบบระเบียบมากขึ้น ยิ่งบริษัทไหน ที่จ้างบริษัทรับทำบัญชีด้วยแล้ว ก็ต้องเตรียม “เอกสารทางการเงิน” หรือ “เอกสารทางธุรกิจ” ทุกรายการ ส่งให้กับสำนักงานบัญชี ดำเนินการตรวจสอบ เอกสารทางบัญชี และดำเนินการด้านบัญชีต่อไป

เอกสารทางธุรกิจ คืออะไร ทำไมคนทำธุรกิจต้องรู้?

เอกสารทางธุรกิจ คือ เอกสารต่าง ๆ ที่ถูกจัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงานในทุก ๆ ด้านของการทำธุรกิจ ซึ่งเอกสารทางธุรกิจถือเป็นหลักฐานสำคัญ ที่ใช้ในการอ้างอิงในกรณีต่าง ๆ ที่เกิดปัญหาขึ้นได้ด้วย

โดยเอกสารทางธุรกิจ จะช่วยให้การบริหารงานในส่วนต่าง ๆ ขององค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยคุ้มครองสิทธิแก่ผู้ลงทุน ทั้งยังใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบ หรือยื่นภาษีกับทางกรมสรรพากรด้วยเช่นกัน เพราะฉะนั้น เอกสารทางบัญชี จึงมีความสำคัญอย่างมาก ในการดำเนินธุรกิจ และต้องมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อง่ายต่อการค้นหา และนำมาใช้งานในอนาคต

9 เอกสารทางธุรกิจ ที่สำคัญและจำเป็นต่อการดำเนินกิจการ

ในการดำเนินธุรกิจให้ราบรื่น ผู้ประกอบการหรือผู้ที่ทำธุรกิจต้องรู้จัก เอกสารทางธุรกิจ ทั้ง 9 รายการนี้ เพื่อให้เข้าใจบริบท ของเอกสารแต่ละรายการ ว่าทำหน้าที่อะไรบ้าง แล้วควรนำมาใช้ในกรณีใด ในการดำเนินธุรกิจของตนเอง

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ใบเสนอราคา คือ เอกสารทางธุรกิจ ที่เจ้าของธุรกิจต้องส่งให้กับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าได้นำข้อเสนอนั้นไปพิจารณาในการซื้อสินค้าและบริการ ตลอดจนเงื่อนไขอื่น ๆ ซึ่งโดยปกติแล้ว ลูกค้าจะมีการขอใบเสนอราคาจากหลาย ๆ ที่ เพื่อดูความคุ้มค่า และพิจารณาเงื่อนไขที่ต้องการ ซึ่งข้อดีของใบเสนอราคาก็คือ ทำให้มี เอกสารทางบัญชี และหลักฐานอ้างอิงราคาที่ตกลงกันไว้ เพื่อป้องกันปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต

2. ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารทางธุรกิจ ที่จะส่งไปยังลูกค้า เพื่อให้ทราบจำนวนเงิน ที่ต้องชำระค่าสินค้าและบริการ โดยหลักการยื่นใบวางบิลหรือใบแจ้งหนี้ ควรสอบถามลูกค้า เรื่องรอบของการวางบิล เพื่อให้ได้รับเงินตรงตามที่กำหนด เพราะหากวางบิลไม่ตรงรอบบัญชี ก็อาจจะถูกเลื่อนการจ่ายออกไปตามขั้นตอนของบริษัทนั้น ๆ นอกจากนี้ การทำใบวางบิล ต้องมีความละเอียดและถูกต้อง เพราะหากใส่ข้อมูลผิดพลาด ต้องดำเนินการวางบิลใหม่ แล้วส่ง เอกสารทางการเงิน ไปใหม่แทนของเดิม

3. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

ใบกำกับภาษี เรียกอีกอย่างหนึ่งว่าใบส่งสินค้า ซึ่งเป็น เอกสารทางธุรกิจ ที่ทำให้ลูกค้ารับทราบว่า ได้ดำเนินการจัดส่งสินค้า หรือดำเนินงานให้เรียบร้อย ตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้แล้ว ซึ่งใบกำกับภาษีหรือใบส่งสินค้าต้องมีข้อมูลและรายละเอียดใน เอกสารทางบัญชี ที่ครบถ้วน เช่น รายละเอียดของสินค้า ปริมาณ และมูลค่าของสินค้า โดยเอกสารนี้จะใช้ก็ต่อเมื่อ มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว และการส่งใบกำกับภาษี หรือใบส่งสินค้า จะเสร็จสมบูรณ์ได้ก็ต่อเมื่อ ลูกค้าเซ็นรับสินค้าแล้วเท่านั้น

4. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ใบเสร็จรับเงิน ถือว่าเป็น เอกสารทางธุรกิจ ที่ใช้สำหรับการยืนยันว่า เจ้าของกิจการได้รับเงิน หรือการชำระค่าใช้จ่ายต่าง ๆ จากลูกค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ซึ่งหากมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว จะต้องใช้ใบกำกับภาษี แต่ในกรณีเป็นธุรกิจขายปลีก จะใช้ใบเสร็จรับเงิน หรือใช้ใบกำกับภาษีอย่างย่อแทน

5. ใบลดหนี้ (Credit Note)

เรียกว่าเป็นอีกหนึ่งของ เอกสารทางการเงิน ที่จัดอยู่ในประเภทเดียวกันกับใบกำกับภาษี โดยจะใช้ เอกสารทางธุรกิจ รายการนี้ได้ ก็ต่อเมื่อมีการออกใบกำกับภาษีไปก่อนหน้านี้แล้ว โดยจะเป็นการนำมาหักออกจากการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม เรียกง่าย ๆ ก็คือ เป็นการลดราคา ให้กับลูกค้าในกรณีใดกรณีหนึ่ง ซึ่งใบลดหนี้จะนิยมใช้ในกรณี ดังนี้

• มีการปรับลดราคาขาย
• มีการคืนสินค้า
• การยกเลิกสัญญา หรือการคืนเงิน
• สินค้าชำรุด เสียหาย หรือไม่ตรงตามที่สั่ง

6. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

ใบเพิ่มหนี้ จะเป็น เอกสารทางธุรกิจ ที่ทำหน้าที่คล้ายกับใบลดหนี้ แต่จะเป็นการคำนวณราคาสินค้าและบริการใหม่ ที่เพิ่มมาจากการตกลงราคาไว้ตั้งแต่แรก เช่น คำนวณราคาผิดพลาด ทำให้มีราคาที่ต่ำเกินไป หรือมีการเพิ่มราคาสินค้า และบริการจากเหตุจำเป็นบางอย่าง ซึ่งทางบัญชีขององค์กร จะต้องทำการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ทั้งหมด แล้วออกใบเพิ่มหนี้แล้วส่ง เอกสารทางบัญชี ให้กับลูกค้าต่อไป

หมายเหตุ : โปรแกรมบัญชีออนไลน์ของทาง SMEMOVE ไม่มีใบเพิ่มหนี้ให้บริการ เนื่องจากสามารถออกใบแจ้งหนี้รายเดิมซ้ำได้พร้อมกับการออกใบวางบิลเป็นใบเดียวกันได้

7. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

ใบสั่งซื้อ เรียกสั้น ๆ ว่า PO ซึ่งเป็นเอกสารที่แสดงถึงข้อตกลง ในการซื้อสินค้าและบริการ โดยใบสั่งซื้อจะมีข้อมูล และรายละเอียดอย่างชัดเจน เช่น ราคาสินค้า จำนวนสินค้าที่ถูกสั่งซื้อ ซึ่งใบสั่งซื้อถือว่าเป็นหนึ่งใน เอกสารทางธุรกิจ ที่ใช้ยืนยันข้อตกลง ในการทำธุรกิจได้ ทั้งฝั่งของผู้จัดจำหน่ายและผู้ซื้อ

หมายเหตุ : ในบางองค์กรจะใช้ “ใบขอซื้อ” เป็นหลักฐานในการทำ เอกสารทางบัญชี เพื่อขออนุมัติการซื้อ

8. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า 50 ทวิ เป็นหนึ่งใน เอกสารทางธุรกิจ ที่ใช้ประกอบการจ่ายเงิน โดยการทำหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย จะเป็นการหักเงินบางส่วนเพื่อนำส่งให้รัฐ โดยผู้ที่ถูกหักภาษีจะต้องใช้ เอกสารทางการเงิน รายการนี้ ไปประกอบการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หรือการยื่นภาษีในปีถัดไป ซึ่งหากไม่ถึงเกณฑ์การเสียภาษี หรือเมื่อลดหย่อนแล้วชำระไว้เกิน ก็จะได้รับการคืนเงิน ภาษีจากกรมสรรพากรในรอบการยื่นภาษีปีนั้น ๆ

9. ใบรับสินค้า (Goods Receipt)

สำหรับใบรับสินค้า ก็เป็นอีกหนึ่ง เอกสารทางธุรกิจ ที่สำคัญไม่แพ้กัน เพราะจะช่วยให้ลูกค้าได้ตรวจสอบความถูกต้องในการสั่งซื้อสินค้า ซึ่งหากถูกต้องและครบถ้วน ก็ให้ลงรายมือชื่อรับรองการรับสินค้าได้เลย เพื่อยืนยันการรับสินค้าอย่างถูกต้อง และครบถ้วนตามที่ตกลงกันไว้

สำหรับ เอกสารทางธุรกิจ ทั้ง 9 รายการนี้ ถือว่าเป็น เอกสารทางการเงิน ที่สำคัญต่อธุรกิจอย่างมาก เพราะนอกจากจะใช้ในการยืนยันความถูกต้อง ของการดำเนินธุรกิจแล้ว ยังถือว่าเป็นหลักฐานสำคัญที่ใช้ได้ในกรณีต่าง ๆ เช่น การยื่นภาษี

นอกจากนี้ หากท่านกำลังมองหา โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ครอบคลุมเรื่องการทำ เอกสารทางธุรกิจ สามารถทดลองใช้กับทาง SMEMOVE ได้เลย ด้วย โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกสบายให้กับ SME มือใหม่แบบครบวงจร

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP