ถามมา – ตอบไป “ใบกำกับภาษี” คืออะไร สำคัญยังไง แล้วมีกี่ประเภท?

สิ่งที่ผู้บริโภครวมถึงผู้ประกอบการได้ยินกันบ่อย ๆ ก็คงหนีไม่พ้น “ใบกำกับภาษี” ซึ่งถือเป็นหลักฐานที่ใช้ประกอบการการชำระค่าสินค้าและบริการ โดยการออกใบกำกับภาษีก็มีหลายชนิด ซึ่งแต่ละแบบก็จะมีหน้าที่ข้อจำกัดที่แตกต่างกันออกไป เพราะฉะนั้น มาดูกันว่าการออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย ทั้งนิติบุคคลและบุคคลธรรมดา ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?

ใบกำกับภาษี คืออะไร?

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารสำคัญที่ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ ที่ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ได้จัดทำให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ โดยใบกำกับภาษีจัดทำขึ้นมาเพื่อแสดงข้อมูลของสินค้าและบริการ รวมถึงแสดงจำนวนภาษีมูลค่า ที่ทางผู้ประกอบการเรียกเก็บจากผู้ซื้อจากการขายสินค้าหรือการให้บริการแต่ละครั้ง  โดยการออกใบกำกับภาษีจะนิยมออกหลังการซื้อหรือให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว

หมายเหตุ : หากมีการขายสินค้าให้ผู้ซื้อรายใดรายหนึ่งเป็นจำนวนหลายครั้งในหนึ่งวัน ผู้ขายสามารถรวบรวมและจัดทำใบกำกับภาษีในครั้งเดียวต่อลูกค้าคนนั้น ๆ ได้เช่นกัน

ประเภทของใบกำกับภาษีตามกฎหมาย  

หากยึดตามหลักของกรมสรรพากรแล้ว สามารถแยกประเภทของใบกำกับภาษีออกเป็น 7 ประเภท มีทั้งหมด 3 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป, ใบกำกับภาษีอย่างย่อ และเอกสารอื่น ๆ ที่ถือว่าเป็นใบกำกับภาษี โดยเอกสารอื่น ๆ นี้ ครอบคลุมทั้ง ใบเพิ่มหนี้, ใบลดหนี้, ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้, ใบเสร็จรับเงินจากกรมสรรพากร ที่ใช้สำหรับการชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT 7% รวมถึงใบเสร็จของกรมศุลกากรหรือกรมสรรพสามิต

แน่นอนว่า หากพูดถึงประเภทของใบกำกับภาษีแล้ว อีกหนึ่งคำที่ได้ยินกันบ่อย ๆ ก็คือ e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีหน้าที่และความสำคัญเทียบเท่ากับใบกำกับภาษีแบบปกติ แต่เพียงแค่ถูกเปลี่ยนจากกระดาษให้กลายมาเป็นข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บ โดยการออก e-Tax Invoice จะมีการกำกับความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด ด้วยหมายเลขใบรับรองและลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)

ใครบ้างที่สามารถออกใบกำกับภาษีได้?

ผู้ที่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ตามกฎหมาย จะต้องเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาที่ได้ดำเนินการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT 7% กับทางกรมสรรพากรเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยผู้ที่มีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม คือผู้ที่มีรายได้มากกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี และต้องดำเนินการจดภายใน 30 วัน นับจากวันที่มีรายได้มากกว่า 1.8 ล้านบาท และการออกใบกำกับภาษีต้องออกเป็นสกุลเงินบาทเท่านั้น

เพราะฉะนั้น ผู้ที่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ ไม่ได้มีแค่นิติบุคคลที่จดทะเบียนเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงบุคคลธรรมดาที่มีรายได้ถึงเกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียน VAT 7% ด้วยเช่นกัน ซึ่งใบกำกับภาษีจะมีผลทางกฎหมายก็ต่อเมื่อมีข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด

ข้อมูลที่ต้องมีในใบกำกับภาษีทั้ง 2 ชนิด

1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

• ระบุคำว่า “ใบกำกับภาษี” ในเอกสารให้ชัดเจน
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการหรือผู้ขาย
• ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการ
• หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี
• ข้อมูลของสินค้าหรือบริการ โดยต้องระบุชื่อ ชนิด ประเภท และมูลค่าอย่างละเอียด
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มโดยคำนวณจากมูลค้าสินค้าหรือบริการ
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

• ระบุคำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือ “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ/ใบเสร็จรับเงิน” ในเอกสาร
• ชื่อ หรือชื่อย่อ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการ (ไม่ต้องระบุที่อยู่)
• เลขที่ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
• ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าและบริการ
• ราคาสินค้าและบริการ โดยต้องระบุด้วยว่า “รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม”
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ

หมายเหตุ : จะเห็นเลยว่าใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไม่ต้องระบุข้อมูลของลูกค้า และสามารถใช้ข้อมูลเพียงส่วนที่สำคัญของผู้ประกอบการได้

ขั้นตอนการออกใบกำกับภาษีที่ผู้ประกอบการควรรู้

การออกใบกำกับภาษีให้กับลูกค้าหรือผู้ที่มาใช้บริการ หากเป็นกิจการที่มีการจดทะเบียนแล้ว จะต้องออกใบกำกับภาษี ณ วันที่มีการส่งมอบสินค้า หรือวันที่โอนกรรมสิทธิ์ให้กับทางลูกค้า แต่หากเป็นฟรีแลนซ์ หรือผู้ที่เป็นบุคคลธรรมดาที่มี VAT ให้ออกใบกำกับภาษี ณ วันที่ได้รับชำระเงิน หรือวันที่มีการใช้บริการ โดยสามารถออกใบกำกับภาษีได้ผ่านทางโปรแกรมบัญชี SMEMOVE สำหรับธุรกิจหรือผู้ประกอบการที่ใช้โปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว

สรุป

จะเห็นได้เลยว่า การออกใบกำกับภาษีเป็นเรื่องที่ใกล้ตัวของธุรกิจหรือผู้ประกอบการเป็นอย่างมาก เพราะหากรายได้ถึงเกณฑ์เมื่อไหร่ จะต้องดำเนินการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT 7% พร้อมออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีการซื้อหรือการให้บริการแก่ลูกค้า และหากใครที่ต้องการทำเอกสารทางธุรกิจแบบง่าย ๆ ตั้งแต่การออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และ/หรือใบกำกับภาษี ทั้งแบบเต็มรูปแบบอย่างย่อ เพียงแค่ใช้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE เพียงแค่นี้ก็สามารถทำเอกสารได้ง่าย ๆ ด้วยตัวเอง เริ่มต้นแพ็กเกจที่เดือนละ 199 บาทเท่านั้น

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP