เอกสารทางธุรกิจ ที่เหล่าฟรีแลนซ์มืออาชีพต้องรู้จัก และต้องทำให้เป็น!

หลาย ๆ คนที่ทำงานเป็น Freelance หรือ Outsource ให้กับบริษัทต่าง ๆ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่ามีเอกสารหลายรายการมาก ๆ ที่ต้องดำเนินการด้วยตัวเอง โดยเฉพาะการทำ เอกสารทางธุรกิจ ที่ต้องรู้จักและทำให้ถูกต้อง เพราะนอกจากจะใช้ในการทำงานกับลูกค้าในองค์กรต่าง ๆ แล้ว ยังใช้เอกสารทางธุรกิจเหล่านี้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วยเช่นกัน เพราะฉะนั้น มาดูกันว่าชาวฟรีแลนซ์ ใช้เอกสารอะไรบ้าง?

เอกสารทางธุรกิจ สำคัญอย่างไรสำหรับฟรีแลนซ์?

ในการทำ เอกสารทางธุรกิจ สำหรับฟรีแลนซ์ (Freelance) นั้น ความสำคัญไม่ใช่แค่ช่วยให้การทำงานเป็นระบบระเบียบเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและแสดงถึงความเป็นมืออาชีพด้วยเช่นกัน ซึ่งในการทำงานร่วมกับองค์กรต่าง ๆ เอกสารทางธุรกิจเหล่านี้ จะช่วยทำให้การทำงานมีความชัดเจนมากขึ้น ต่างฝ่ายต่างรับรู้ข้อตกลงซึ่งกันและกัน ทำให้ไม่เกิดปัญหาในภายหลังได้ เพราะฉะนั้น ชาวฟรีแลนซ์ต้องรู้ว่า เอกสารทางธุรกิจ มีอะไรบ้าง ที่ต้องทำด้วยตัวเองในการรับงานกับองค์กรหรือบริษัทต่าง ๆ

เอกสารทางธุรกิจ มีอะไรบ้าง ที่เหล่าฟรีแลนซ์ต้องออกด้วยตัวเอง?

สำหรับรายการ เอกสารทางธุรกิจ หรือเอกสารสำหรับฟรีแลนซ์ที่ต้องออกให้กับบริษัท โดยหลัก ๆ แล้วจะมีหลัก ๆ 3 รายการเท่านั้น ได้แก่

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

เอกสารตัวแรกที่สำคัญมาก ๆ ในการทำให้ลูกค้าสำหรับฟรีแลนซ์ คือ ใบเสนอราคา (Quotation) ซึ่งถือว่าเป็นหนึ่งใน เอกสารทางธุรกิจ ที่ฟรีแลนซ์ต้องรู้จักเป็นอันดับแรก ๆ ในการทำงานเลยก็ว่าได้ โดยจะเป็นการออกเอกสารให้หลังจากเราทราบความต้องการของลูกค้าแล้วว่าต้องการอะไรบ้าง อยากให้เราทำอะไรให้ และรายละเอียดงานต่าง ๆ เรียกง่าย ๆ ว่าเป็นเอกสารที่เราจะส่งให้หลังจากทราบบรีฟงานแล้วนั่นเอง

สำหรับการออกใบเสนอราคาให้กับลูกค้านั้น จะต้องมีการแจ้งรายละเอียดของงานให้ชัดเจน ทั้งในแง่ของการให้บริการ รวมถึงราคาในการทำงาน นอกจากนี้ ควรมีการระบุเงื่อนไขในใบเสนอราคาด้วย โดยเฉพาะจำนวนครั้งที่สามารถแก้ไขให้ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย หรือหากเกินจำนวนก็อาจมีการระบุไว้เลยว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเท่าไหร่บ้าง ส่วนข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องใช้ก็มีชื่อ ช่องทางการติดต่อ และเลขประจำตัวประชาชนที่ต้องระบุใน เอกสารทางธุรกิจ รายการนี้ทุกครั้ง

2. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

สำหรับใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นอีกหนึ่ง เอกสารทางธุรกิจ ที่ฟรีแลนซ์ต้องนำส่งให้กับลูกค้า โดยจะเป็นเอกสารที่ใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินหลังจากทำงานเสร็จ หรือบางกรณีอาจจะนำส่งเพื่อเรียกเก็บค่ามัดจำในการทำงานมาก่อน ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและการตกลงกันกับผู้ว่าจ้าง โดยบางครั้งฟรีแลนซ์ก็อาจเรียกเก็บเงินเป็นงวด ๆ ก็ได้

ทั้งนี้ การระบุข้อมูลใน เอกสารทางธุรกิจ อย่างใบแจ้งหนี้ จะต้องมีความสอดคล้องกันกับใบเสนอราคา เพราะเป็นการทำงานตามที่ตกลงกันไว้กับลูกค้า และในใบแจ้งหนี้ก็ควรระบุระยะเวลาเครดิต หรือระยะเวลาในการจ่ายเงินให้ละเอียด ส่วนข้อมูลอื่น ๆ ก็คือการใส่รายละเอียดเลขที่บัญชีสำหรับการชำระเงิน ส่วนการนำส่งใบแจ้งหนี้แนะนำว่าให้แนบรวมกับใบเสนอราคาไปด้วย เพื่อให้มีความสะดวกและรวดเร็วต่อฝ่ายบัญชีของทางลูกค้าเช่นกัน

3. ใบเสร็จรับเงิน

อีกหนึ่งคำถามที่หลาย ๆ คนสงสัยก็คือ ฟรีแลนซ์ต้องออกใบเสร็จไหม? ต้องบอกเลยว่าการทำงานเป็นฟรีแลนซ์ ต่อให้ไม่ใช่ในนามบริษัท ก็ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้ง โดยจะออกหลังจากนำส่งใบแจ้งหนี้ และได้รับการชำระค่าบริการจากลูกค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยฟรีแลนซ์ต้องนำส่งใบเสร็จรับเงิน เพื่อเป็นการยืนยันว่าได้รับการชำระเงินจากลูกค้าแล้ว ซึ่งกรณีของฟรีแลนซ์จะต่างจากการออกใบเสร็จรับเงินขององค์กร คือไม่ต้องมีใบกำกับภาษี เพราะฉะนั้น เพียงแค่ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าก็ถือว่าเพียงพอ

ส่วนข้อมูลที่ควรระบุในใบเสร็จรับเงินนั้น หลัก ๆ คือรายละเอียดการให้บริการที่ต้องสอดคล้องและตรงกันกับใบเสนอราคาที่ส่งไป รวมถึงจำนวนเงินที่ได้รับ และควรระบุด้วยว่าได้รับเงินในวันที่เท่าไหร่ ช่องทางการรับเงินคือช่องทางไหนบ้าง เพื่อให้สามารถเก็บเอกสารไว้เป็นชุดเดียวกัน และไม่เกิดปัญหาขึ้นในอนาคตนั่นเอง

หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เอกสารทางธุรกิจ ที่ฟรีแลนซ์ต้องเก็บ!

นอกเหนือจากเอกสารที่ชาวฟรีแลนซ์ต้องส่งให้กับบริษัท หรือลูกค้าที่เป็นองค์กรในการทำงานแล้ว อีกหนึ่งเอกสารทางธุรกิจที่ฟรีแลนซ์จะได้รับ และห้ามทำหายเลยก็คือ “หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” หรือก็คือ “ใบ 50 ทวิ” ซึ่งจะเป็นเอกสารที่บริษัทหรือองค์กร จะออกให้กับฟรีแลนซ์ในการชำระค่าบริการต่าง ๆ

โดยใบ 50 ทวิ จะเป็นเอกสารที่ถูกหักโดยทางกรมสรรพกากร โดยปกติแล้วทางบริษัทจะส่งเอกสารรายการนี้ไปยังที่อยู่ตามบัตรประจำตัวประชาชน หรือเป็นที่อยู่ที่ระบุเอาไว้ เช่น กรณีที่ที่อยู่ปัจจุบันไม่ตรงตามที่อยู่ตามบัตรประจำตัวประชาชน เป็นต้น ซึ่งเอกสารรายการนี้ฟรีแลนซ์ต้องเก็บให้ดี เพราะต้องใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในแต่ละปี หากไม่ถึงเกณฑ์ต้องเสียภาษีก็สามารถขอคืนได้เช่นกัน

ทำเอกสารทางธุรกิจง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE

สำหรับชาวฟรีแลนซ์ที่ต้องออกสารเอง ไม่ว่าจะเป็น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ หรือแม้แต่ใบเสร็จรับเงิน หากมีความกังวลว่าจะออก เอกสารทางธุรกิจ ได้ถูกต้องหรือไม่ สามารถเลือกใช้บริการ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ในการทำเอกสารต่าง ๆ แทนได้ ด้วยรูปแบบที่ใช้งานง่าย และสามารถปรับแต่งเอกสารได้เอง

• สามารถออกเอกสารในนามบุคคลได้ และปรับเปลี่ยนข้อมูลได้ตามความเหมาะสม
• รองรับการทำเอกสารทางธุรกิจทุกชนิด อาทิ ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน
• ทุกครั้งที่มีการวางบิลและรับเช็ค จะมีการแจ้งเตือนผ่านระบบ เพื่อให้ทำงานได้ง่ายขึ้น
• เอกสารทุกรายการมีความครบถ้วน ถูกต้องตามมาตรฐาน และดาวน์โหลดไฟล์ pdf ได้ง่าย ๆ
• อัปเดตข้อมูลบัญชีและการเงินได้ด้วยตัวเอง แถมระบบปลอดภัยด้วยการสำรองข้อมูลบน Google Cloud

ชาวฟรีแลนซ์ต้องรู้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ทำเอกสาร ง่ายกว่ายังไง?

จุดเด่นของการใช้ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ของทาง SMEMOVE สำหรับการออกเอกสารทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นรายการใดก็ตาม ก็สามารถ Export หรือใช้รูปแบบการการส่งเอกสารได้อย่างหลากหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็น การโหลดเป็นไฟล์ pdf., การสั่งพิมพ์ได้ง่าย ๆ ที่หน้าเอกสาร รวมถึงการส่ง e-mail

นอกจากนี้ หากต้องการแชร์ลิงก์ก็รองรับเช่นกัน โดยสามารถส่งลิงก์ได้เหมือนกับการแชร์ไฟล์จาก Google Docs ที่คุ้นชินกัน เรียกว่าเป็นระบบการส่งเอกสารที่ช่วยให้การใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ และการทำเอกสารทางธุรกิจง่ายขึ้นหลายเท่า เหมาะกับชาวฟรีแลนซ์และมือใหม่หัดทำเอกสารโดยเฉพาะ

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าฟรีแลนซ์จะเลือกออก เอกสารทางธุรกิจ ด้วยตัวเอง หรือจะทำเอกสารผ่าน โปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย ด้วยแนวทางการทำเอกสารทางธุรกิจที่ง่าย แถมยังมี ตัวอย่าง เอกสารทางธุรกิจ ที่สามารถทำตามได้ด้วยตัวเอง เพราะฉะนั้น ชาวฟรีแลนซ์ที่ต้องออกเอกสารด้วยตัวเอง สามารถทดลองใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์จาก SMEMOVE ได้แล้ววันนี้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย!

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP