เอกสารรูปแบบต่าง ๆ มีไว้ทำอะไร

ในการทำบัญชีสำหรับคนที่เข้ามาเริ่มต้นใหม่ในงานด้านนี้นั้น คงจะรู้สึกสับสน งุ่นงงกันอยู่ไม่น้อยเพาะเอกสารที่ใช้ในการทำบัญชีนั้นมีอยู่มากมาย อย่างเช่นในวันนี้ที่เราจะนำเอกสารรูปแบบต่างๆ ที่มักจะถูกนำมาใช้งานบ่อยๆ ให้ทุกคนได้เข้ามาชมเพื่อไขข้อสงสัยกัน ว่าเอกสารแต่ละตัวนั้นถูกใช้งานเมื่อใด เพราะอะไร

1. เอกสาร ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่หลายๆ ธุรกิจหรือผู้ประกอบการหลายคนจะต้องทำการออกให้กับลูกค้าที่เข้ามาซื้อสินค้า หรือบริการกับธุรกิจของเรา เพื่อให้ลูกค้านำไปประกอบการพิจารณาว่าราคาสินค้า เงื่อนไขต่างๆ ลูกค้าสามารถยอมรับได้หรือไม่ก่อนทำการตัดสินใจซื้อ

2. เอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

ใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับเรียกเก็บชำระเงินกับลูกค้า (เอกสาร สามารถเปลี่ยนชื่อเป็น ใบวางบิล/ใบส่งของ/ใบกำกับ) ในธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป จะใช้เอกสารอย่างใบวางบิลรวมกับใบกำกับภาษี ซึ่งทำให้ง่ายต่อการจัดการบริหารงานเอกสาร และถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรได้กำหนด

3. เอกสาร ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารสำหรับส่งให้ลูกค้าหลังจากที่ทางบริษัทได้รับการชำระเงิน เพื่อเป็นการยืนยันว่าบริษัทได้รับการชำระเงินแล้วสำหรับธุรกิจประเภทบริการ ใบเสร็จจะมาคู่กับใบกำกับภาษี

4. เอกสาร ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันกับทางซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย ว่าได้ทำการตกลงซื้อสินค้าหรือบริการ โดยกำหนด ข้อมูลเงื่อนไข การชำระเงิน ตลอดจนการส่งมอบสินค้าและบริการนั้นๆ ลงในใบสั่งซื้อ

5. เอกสาร ใบรับสินค้า

ใบรับสินค้า เป็นหลักฐานสำคัญสำหรับการยืนยันการรับสินค้าเข้าสต๊อก หลังจากผู้ขายได้ส่งมอบสินค้าให้กิจการ สถานะของการรับมอบสินค้าจะมี 2 แบบ คืออนุมัติเมื่อได้รับสินค้าครบถ้วนสมบูรณ์ และรออนุมัติเมื่อยังไม่ได้รับสินค้า

6. เอกสาร ใบสำคัญจ่าย

ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารที่ถูกใช้ภายในองค์กร เพื่อนำมาเป็นหลักฐานในการจ่ายชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ หรือผู้ขาย และเป็นเอกสารที่ทำให้ทางบัญชีรู้ถึงรายการบันทึกบัญชีได้ถูกต้อง

7. เอกสาร ใบหัก ณ ที่จ่าย

ใบหัก ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานในการหักเงินผู้ที่เราได้ชำระเงินให้ หรือเป็นภาษีที่ถูกหักทันทีเมื่อมีรายได้เกิดขึ้น ซึ่งบริษัทจะต้องออกใบหัก ณ ที่จ่ายให้แก่ผู้ขายเป็นหลักฐานในการหักภาษี

เป็นอย่างไรกันบ้าง หลังจากที่อ่านและได้ดูตัวอย่างเอกสารที่มักจะนำมาใช้ทางการบัญชีบ่อย ๆ กันไปแล้ว หากยังไม่เข้าใจ ก็ลองเข้าไปทดลองใช้งานโปรแกรมลงบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ดูกันได้ เพื่อจะได้เข้าใจวิธีการใช้งานเอกสารต่าง ๆ มากขึ้น

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP