รู้ไว้ก่อนใช้งานจริง เงินสดย่อย (Petty cash) คืออะไร ใช้งานอย่างไรในการทำบัญชี

ในปัจจุบันมีผู้คนมากมายให้ความสำคัญต่อการทำบัญชีไม่ว่าจะเป็นร้านค้า ธุรกิจขนาดเล็ก หรือจะเป็นบุคคลธรรมดาที่ใส่ใจทางด้านการเงินก็เริ่มหันมาทำบัญชี หรือศึกษาเรื่องราวเกี่ยวกับบัญชีด้วยตัวเองมากขึ้น และสำหรับใครที่กำลังศึกษาเกี่ยวกับบัญชี หรือสงสัยเรื่องราวเกี่ยวกับบัญชีอย่างเรื่องของเงินสดย่อย (Petty cash) อยู่วันนี้ SMEMOVE ก็จะพาทุกคนมาหาคำตอบไปพร้อมๆ กันว่าเงินสดย่อย (Petty cash) คืออะไร แล้วเจ้านี้จะนำไปใช้งานอย่างไรในการทำบัญชี

เงินสดย่อย (Petty cash) คืออะไร

เงินสดย่อย หรือ Petty cash คือเงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเป็นผู้กำหนดขึ้นไว้จ่ายค่าใช้จ่ายภายในกิจการ โดยเป็นเงินที่มีจำนวนไม่มากนัก ซึ่งไม่เหมาะสมกับการเบิกจ่ายเป็นเช็ค หรือไม่สะดวกในการเขียนเช็คสั่งจ่ายเมื่อต้องการใช้งาน ซึ่งเมื่อเกิดเหตุการณ์แบบนี้ขึ้นแล้วกิจการก็มีความจำเป็นที่จะต้องรีบจ่ายเงินทันที เช่นค่ารับรอง ค่าไปรษณีย์ ค่าพาหนะ ซึ่งการจ่ายในลักษณะนี้จะถูกเรียกว่าเงินสดย่อย และเงินสดย่อยนี้จะอยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานการเงิน หรือพนักงานบริษัทคนใดคนหนึ่งก็ได้ เรียกว่า “ผู้รักษาเงินสดย่อย” ส่วนหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้รักษาเงินสดย่อยก็คือ

– เก็บรักษาเงินสดย่อยไว้ให้ปลอดภัย

– นำจ่ายเงิน พร้อมเก็บหลักฐานในการเบิก

– บันทึกการจ่ายเงินในสมุดเงินสดย่อย

– จัดทำใบสำคัญเพื่อขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย

ตัวอย่างฟอร์มเงินสดย่อยของระบบ SMEMOVE

ประเภทของเงินสดย่อยที่คุณควรรู้

1. เงินสดย่อยแบบจำกัดวงเงิน หรือ Impress System คือระบบเงินสดย่อยที่เป็นที่นิยมนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยทางกิจการจะทำหน้าที่ในการกำหนดวงเงิน เงินสดย่อยขึ้นมาจำนวนหนึ่งตามความเหมาะสม และมอบให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบในการจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กน้อยภายในกิจการ ซึ่งวงเงินเงินสดย่อยจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ แต่จะเปลี่ยนแปลงเฉพาะในกรณีที่มีการเพิ่ม หรือลดวงเงินเงินสดย่อยเท่านั้น

2. เงินสดย่อยแบบไม่จำกัดวงเงิน หรือ Fluctuating System คือวิธีการ หรือระบบที่เกี่ยวกับเงินสดย่อย ที่ไม่ได้กำหนดวงเงินเงินสดย่อยไว้เป็นจำนวนแน่นอน เนื่องจากผู้รักษาเงินสดย่อยสามารถทำการขอเบิกเงินชดเชยเป็นจำนวนเท่ากับ มากกว่า หรือน้อยกว่า จำนวนของเงินสดย่อยที่จ่ายไปได้ตลอดเวลา

ประโยชน์ของเงินสดย่อย

1. เมื่อมีระบบของเงินสดย่อยเข้ามาใช้ในกิจการ ภายในกิจการจะมีการบริหารงานด้านการเงินที่เป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น ปลอดภัยมากยิ่งขึ้น เนื่องจากการใช้ระบบเงินสดย่อยภายในกิจการจำเป็นจะต้องมีการบันทึก หรือจัดเก็บหลักฐานในการเบิก ดังนั้นเมื่อเกิดระบบเงินสดย่อย หรือบัญชีเงินสดย่อยขึ้นแล้วโอกาสในการเกิดการทุจริตจะน้อยลงอีกด้วย

2. ประหยัดเวลาในการทำงาน เพิ่มความสะดวกในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนเล็กน้อยที่อาจเกิดขึ้นอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งจะรวบรวมบันทึกครั้งเดียวเมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยเบิกชดเชย

3. สร้างความปลอดภัยในการจัดเก็บเงินสดไว้ใช้ภายในกิจการ เนื่องจากกิจการสามารถหลีกเลี่ยงการเก็บเงินสดจำนวนมากไว้กับตัวที่อาจสูญหายหรือถูกโจรกรรมได้ง่ายๆ

เป็นอย่างไรกันบ้างคะกับความรู้เกี่ยวกับเงินสดย่อยที่ SMEMOVE นำมาฝากในวันนี้ สำหรับใครที่กำลังศึกษาหรือเรียนรู้เกี่ยวกับการทำบัญชีอยู่ก็สามารถเข้าไปอ่านบทความดีของ SMEMOVE ได้บนเว็บไซต์เลยนะคะ และสำหรับใครที่อยากทำบัญชีด้วยตัวเองแบบง่ายๆ โปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ก็ถือเป็นอีกหนึ่งตัวเลือกดีๆ ที่สามารถเข้ามาทดลองใช้งานในการบันทึกบัญชีได้ แม้คุณจะไม่ความเชี่ยวชาญด้านบัญชีมากนัก ก็สามารถทำได้เพราะเรามี คู่มือการใช้งานและตั้งค่าช่องทางเงินสดย่อย ไว้ให้คุณได้ศึกษาอีกด้วย

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP