รายงานการประชุม เอาไว้ทำอะไร พร้อม ดาวน์โหลดตัวอย่าง

รายงานการประชุมถือได้ว่าเป็นเอกสารสำคัญที่รวบรวมข้อมูลสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม หลายคนที่ทำงานมักไม่สนใจการจัดทำรายงานการประชุมกันสักเท่าไหร่เพราะมั่นใจว่าสามารถจดจำเรื่องราวในการประชุมได้ทั้งหมด ซึ่งในบางครั้งก็ทำให้เกิดการสับสน หรือจดจำที่ผิดพลาดเมื่อการประชุมจบลง

เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาวันนี้ SMEMOVE จะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับ รายงานการประชุม ว่าคืออะไร เอาไว้ทำอะไร และหากจะจัดทำมีเทคนิควิธีการใดบ้าง ไปดูกันเลย

รายงานการประชุมคือ

รายงานการประชุมคือการบันทึกความคิดเห็นต่างๆ ที่มาจากการประชุมไม่ว่าจะเป็นคำแนะนำ ข้อคิดเห็น ตลอดจนมติเห็นชอบต่างๆ ที่เกิดภายในที่ประชุม ผู้มีหน้าที่จัดทำรายงานการประชุมคือฝ่ายเลขานุการ หากในการประชุมไม่มีการจัดทำรายการประชุมก็อาจจะพบปัญหาได้หลังจากการประชุมไม่ว่าจะเป็นความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน การตอบรับข้อตกลงที่ถูกหลงลืมหลังการประชุม จนในบางครั้งก็ต้องมาประชุมกันใหม่เพื่อหาข้อสรุปอีกครั้ง

รายงานการประชุม เอาไว้ทำอะไร

จากที่ได้อ่านไปข้างต้นหลายคนคงจะเข้าใจแล้วว่ารายงานการประชุมถูกจัดทำขึ้นมาเพื่ออะไร แต่หากจะให้สรุปง่ายๆ ก็คือรายงานการประชุมมีไว้เพื่อจดบันทึกสาระสำคัญในการประชุม เพื่อรับรองผลของการประชุมที่จะถูกนำเสนอให้กับเจ้านาย หัวหน้างาน หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการประชุม ในบางกรณีรายงานการประชุมก็ถูกจัดทำขึ้นมาด้วยเหตุผลที่แตกต่างกันออกไป ตามแต่วัตถุประสงค์ของแต่ละบริษัท

เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม

1. จดบันทึกเฉพาะข้อมูลที่สำคัญเช่นหัวข้อที่กำลังพูดในที่ประชุม หากเป็นการประชุมที่สำคัญก็ให้ทำการจดอย่างละเอียดทุกหัวข้อที่มีการพูดคุย แต่ไม่ต้องจดรายละเอียดในการพูดคุยทุกคำพูด

2. เลือกใช้ภาษีที่ถูกต้องชัดเจน กะทัดรัด แต่สามารถสื่อความหมายได้ดี และทำให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุม

3. การเขียนรายงานการประชุมที่ดีควรเรียงลำดับเรื่องราวในการประชุม ให้เป็นไปตามความจริง

4. ไม่จำเป็นจะต้องบันทึกทุกคำพูดที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อยของทุกคนในที่ประชุมมากเกินไป ยกเว้นเมื่อมีคำสั่งที่ต้องรายละเอียดในการประชุมมากเป็นพิเศษ

5. ต้องมีสมาธิในการฟังให้มาก เพื่อการจดบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ

6. แยกประเด็นสำคัญที่กำลังถูกเสนอในที่ประชุมให้เข้าใจง่าย

7. ในกรณีที่มีข้อมูลเป็นตัวเลข สถิติ จำนวนเงิน ควรเขียนให้ถูกต้องชัดเจนเรียงลำดับชัดเจน

8. เมื่อเลือกใช้ถ้อยคำ หรือสำนวนแบบย่อต้องทำให้ได้ใจความที่สมบูรณ์

รายงานการประชุมที่ดีจะต้องมีการบันทึกข้อมูล ข้อความสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมได้อย่างถูกต้องครบถ้วน ตามความเป็นจริงที่เกิดขึ้นภายในที่ประชุม หากคุณเป็นมือใหม่ที่ยังไม่มีประสบการณ์ในการเขียนรายงานการประชุม ลองดาวน์โหลดตัวอย่างรายงานการประชุมตามลิงก์ด้านล่างไปใช้งานดูนะคะ

ดาวน์โหลด ตัวอย่างรายงานการประชุม