แจกเทคนิค วิธีออกหนังสือรับรองเงินเดือน ฉบับ HR มืออาชีพ

การทำงานเป็นมนุษย์เงินเดือนหรือพนักงานประจำ สิ่งที่จะทำให้สามารถทำธุรกรรมหรือการวางแผนขอสินเชื่อได้ ก็คือสิ่งที่เรียกว่า “หนังสือรับรองเงินเดือน” ที่ทางบริษัทหรือฝ่ายบุคคล จะต้องดำเนินการออกเอกสารให้ เพราะต้องใช้เป็นหลักฐานการยืนยันที่มาของรายได้ ทำให้การขออนุมัติสินเชื่อต่าง ๆ ราบรื่นและผ่านฉลุย ซึ่งทาง SMEMOVE จะพาชาว HR มาเจาะลึกวิธีออกใบรับรองเงินเดือนกัน ว่าต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง แล้วต้องออกยังไงให้มีข้อมูลครบ เป็นผลดีต่อพนักงานในองค์กร

หนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน หรือ ใบรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือ เอกสารที่ทางบริษัทหรือนายจ้างออกให้อย่างเป็นทางการ เพื่อรับรองสถานะในการทำงาน หรือการเป็นพนักงานของบุคคลนั้น ๆ โดยข้อมูลในใบรับรองเงินเดือน จะระบุทั้งชื่อ ตำแหน่งงาน อายุงาน และที่ขาดไม่ได้คือ “อัตราเงินเดือน” หรือ “ฐานเงินเดือน” ที่ได้รับในแต่ละเดือน โดยเป็นเงินจำนวนเต็มก่อนหักค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อาทิ ประกันสังคม, ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน,​ กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ

ความสำคัญของหนังสือรับรองเงินเดือน

การทำหนังสือรับรองเงินเดือน หรือใบรับรองเงินเดือน นอกจากการใช้ยืนยันสถานะของพนักงาน เพื่อนำไปใช้ประกอบการทำธุรกรรมต่าง ๆ แล้ว ยังสามารถใช้งานได้หลาย ๆ สถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็น

1. ใช้สำหรับการขอวีซ่าไปต่างประเทศ

หนังสือรับรองเงินเดือน สามารถใช้เป็นเอกสารเพื่อพิจารณาอนุมัติวีซ่าได้เช่นกัน โดยใช้ยืนยันสถานภาพว่ายังคงเป็นพนักงานของบริษัทนั้น ๆ อยู่ โดยการขอวีซ่ายังทำให้เห็นถึงสถานะทางการเงินของผู้ยื่นวีซ่าด้วย ซึ่งการออกหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อประกอบการยื่นขอวีซ่าที่ดี ควรออกเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อให้ง่ายต่อการพิจารณาของสถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศที่จะเดินทางไป

2. ขออนุมัติสินเชื่อกับทางธนาคารหรือสถาบันการเงิน

การยื่นขอสินเชื่อกับทางสถาบันการเงิน อาทิ ทำบัตรเครดิต, กู้ซื้อบ้าน, กู้ซื้อรถ และทำธุรกรรมต่าง ๆ โดยปกติแล้วทางธนาคารหรือสถานบันการเงิน จะขอเอกสารหรือหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อนำมาพิจารณาการอนุมัติสินเชื่อ

แต่ในบางกรณีก็จะต้องใช้สลิปเงินเดือน (Payroll) หรือ Bank Statement ร่วมด้วย เพื่อให้เห็นพฤติกรรมทางการเงินก่อนอนุมัติสินเชื่อ ซึ่งปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้ ทางสถาบันการเงินจะนำมาประเมินความเสี่ยงและการประเมินความสามารถในการชำระหนี้นั่นเอง

3. การสมัครงานใหม่

ถึงแม้ว่าการออกใบรับรองเงินเดือน จะนิยมใช้สำหรับการประกอบการทำธุรกรรมทางการเงิน และการยื่นขอวีซ่าเป็นส่วนใหญ่ แต่จริง ๆ แล้วอีกหนึ่งกรณีที่นิยมใช้กันก็คือ การสมัครงานใหม่ ซึ่งทางฝ่ายบุคคลหรือฝ่าย HR ของบริษัทใหม่บางแห่ง จะขอเอกสารรับรองเงินเดือน เพื่อมาประกอบการพิจารณาการสมัครงานและอัตราค่าจ้างให้กับพนักงานใหม่ด้วย ดังนั้น การมีหนังสือรับรองเงินเดือนก็ถือว่าเป็นอีกหนึ่งแต้มต่อ ที่สามารถนำไปต่อรองขอเงินเดือนกับบริษัทใหม่ที่สมัครงานไปได้ด้วย

อายุของหนังสือรับรองเงินเดือน

หลังออกหนังสือรับรองเงินเดือนมาแล้ว เมื่อนำไปยื่นเพื่อประกอบการทำอะไรก็ตาม จะมีอายุของใบรับรองเงินเดือนกำหนดอยู่ด้วย ดังนี้

• ติดต่อหน่วยงานราชการ มีอายุไม่เกิน 90 วัน
• ติดต่อธนาคาร หรือสถาบันการเงิน มีอายุไม่เกิน 30 วัน
• ยื่นขอวิซ่า มีอายุไม่เกิน 30 วัน

ทั้งนี้ การยื่นเอกสารรับรองเงินเดือนในการติดต่อธุระใด ๆ ก็ตาม ทางพนักงานหรือผู้ยื่นจะต้องตรวจเช็กระยะเวลาของเอกสารที่สามารถใช้ได้ทุกครั้ง เพราะบางหน่วยงานอาจจะมีการกำหนดอายุของเอกสารที่ไม่เหมือนกัน

ข้อมูลสำคัญ ที่ควรมีในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน

สำหรับเจ้าของกิจการหรือฝ่าย HR ที่ต้องออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้ลูกจ้างหรือพนักงาน จะต้องมีองค์ประกอบหรือข้อมูลสำคัญ​ ๆ ดังนี้

• ระบุชื่อเอกสารว่าเป็น “หนังสือรับรองเงินเดือน” หรือ “Salary Certificate”
• ข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน ได้แก่ ชื่อ, สกุล, ตำแหน่งงาน, อายุงาน ฯลฯ
• ชื่อบริษัทหรือนิติบุคคลจดทะเบียน
• วัน / เดือน / ปี ที่เริ่มต้นทำงานจนถึงปัจจุบัน โดยนับวันที่ออกใบรับรองเงินเดือน
• อัตราเงินเดือน (ฐานเงินเดือน) ก่อนหักค่าใช้จ่าย โดยไม่รวมกับค่าตอบแทนอื่น ๆ
• ระบุวัตถุประสงค์หรือความต้องการ ว่านำเอกสารนี้ไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด
• ลายเซ็นของผู้มีอำนาจ และตำแหน่งในองค์กร เช่น ฝ่ายบุคคล, ผู้จัดการฝ่ายบุคคล หรือผู้บริหาร
• ตราประทับของบริษัท เพื่อทำให้เอกสารหรือหนังสือรับรองเงินเดือนมีความน่าเชื่อถือ และมีความเป็นทางการมากที่สุด

ฟรีแลนซ์หรือทำอาชีพอิสระ ออกใบรับรองเงินเดือนยังไง?

แน่นอนว่า ประเด็นที่หลาย ๆ คนสงสัยกันมากที่สุดก็คือ หากเป็นผู้ที่ประกอบอาชีพอิสระ เป็นฟรีแลนซ์ที่ทำงานให้กับหลาย ๆ บริษัท โดยไม่ได้สังกัดที่ใดที่หนึ่งอย่างเป็นกิจจะลักษณะ สามารถให้บริษัทหรือองค์กรที่ทำงานด้วยออกหนังสือรับรองรายได้ให้ได้เช่นกัน โดยจะเป็นการออกหนังสือพร้อมระบุว่าเป็นการว่าจ้างแบบใดสัญญาจ้างหรือจ้างประจำ

โดยการรับรองรายได้ของผู้ประกอบอาชีพอิสระ ยังสามารถใช้เอกสารหัก ณ ที่จ่าย หรือ ใบ 50 ทวิ เป็นเอกสารรับรองรายได้ได้เช่นกัน เพราะไม่ใช่แค่การบอกถึงรายได้เท่านั้น แต่ยังใช้เป็นหลักฐานที่มีในระบบภาษีได้ด้วย เพราะฉะนั้น จึงเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่สามารถยืนยันความน่าเชื่อถือของการประกอบอาชีพได้ด้วย ซึ่งทางธนาคารหรือหน่วยงานก็จะสามารถพิจารณาขีดความสามารถทางการเงินได้จากใบ 50 ทวิ

สรุป

จะเห็นได้เลยว่า การออกหนังสือรับรองเงินเดือน หรือ ใบรับรองเงินเดือน เป็นอีกหนึ่งเอกสารที่นายจ้างหรือฝ่าย HR จะต้องให้ความสำคัญไม่แพ้เอกสารทางธุรกิจตัวอื่น ๆ เพราะเป็นเอกสารที่ทำให้ลูกจ้างสามารถนำไปใช้ประกอบการทำธุรกรรมหรือการติดต่อหน่วยงานต่าง ๆ ได้ และการออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่ดี ควรมีแบบฟอร์มที่เป็นทางการขององค์กร เพื่อสามารถออกเอกสารได้ไว ไม่ต้องร่างเอกสารใหม่ทุกครั้งที่พนักงานขอใบรับรองเงินเดือนนั่นเอง

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP