ไขทุกข้อสงสัย “ค่ารับรอง” คืออะไร ทำไมถึงเป็นรายจ่ายทางภาษี?

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การทำธุรกิจบางครั้งก็ต้องมีค่าใช้จ่ายในการดูแลลูกค้า เพี่อโอกาสทางธุรกิจที่มากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ค่าอาหารสำหรับกินเลี้ยงกับลูกค้า หรือแม้แต่การส่งมอบของขวัญในโอกาสสำคัญต่าง ๆ โดยค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็จะมีการคำนวณทางภาษีที่แตกต่างกันออกไป หนึ่งในนั้นคือ “ค่ารับรอง” เพราะฉะนั้น เราจะพาคุณมาทำความรู้จักกับค่ารับรองให้มากขึ้น ว่าคืออะไร มีอะไรบ้าง แล้วการบันทึกบัญชีของค่ารับรองต้องทำแบบไหน เพื่อให้ถือเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้ตามกฎหมาย

ค่ารับรอง คือ?

คำว่า “ค่ารับรอง” ถือเป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่ใช้สำหรับการดำเนินธุรกิจ โดยค่ารับรองสามารถครอบคลุมได้ทั้งค่าที่พัก ค่าอาหาร เครื่องดื่ม รวมถึงค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการต้อนรับลูกค้าหรือพันธมิตรทางธุรกิจ โดยปกติแล้วค่ารับรองสามารถนำไปใช้คำนวณเป็นค่าใช้จ่ายในการขายหรือบริหารเพื่อหากำไรสุทธิได้ แต่ข้อสำคัญคือ ในมุมของภาษีอากรถือว่าเป็น “รายจ่ายต้องห้าม” ที่ไม่สามารถนำไปคำนวณกำไรสุทธิเพื่อใช้สำหรับการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้

แต่เพื่อให้การดำเนินธุรกิจในไทยสามารถเติบโตได้ ทางกฎหมายจึงได้มีข้อยกเว้น เพี่อให้ธุรกิจสามารถนำค่ารับรองมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้เช่นกัน แต่จะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด และหากค่ารับรองนั้นเป็นส่วนที่เกินมา จะถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามทันที

หลักเกณฑ์ที่ทำให้ค่ารับรอง ถือเป็นค่าใช้จ่าย มีอะไรบ้าง?

1. ต้องเป็นไปตามธรรมเนียมประเพณีทางธุรกิจทั่วไป

อย่างเช่น การพาลูกค้ามาเยี่ยมชมกิจการ การเลี้ยงรับรองลูกค้า รวมถึงการจ่ายค่าที่พักหรือโรงแรมให้กับลูกค้าที่เดินทางมาเยี่ยมชมกิจการ เป็นต้น

2. ต้องไม่ใช่พนักงานหรือลูกจ้างของบริษัท

โดยหลักเกณฑ์ดังกล่าวนี้ กำหนดเอาไว้อย่างชัดเจนว่า บุคคลที่ได้รับการรับรองนั้น จะต้องไม่ใช่พนักงานหรือลูกจ้าง เว้นแต่มีหน้าที่ที่ต้องเข้าร่วมการรับรอง เช่น เป็นฝ่ายประสานงานระหว่างลูกค้าและบริษัท

3. เป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่อง

ค่ารับรองที่เป็นค่าบริการ อาทิ ค่าที่พัก โรงแรม ค่าพาหนะ ค่าอาหารและเครื่องดื่ม

ค่ารับรองที่เป็นสิ่งของ สำหรับการมอบให้บุคคลภายนอก อาทิ กระเช้าดอกไม้ ของขวัญวันปีใหม่ โดยกำหนดให้สิ่งของนั้นต้องไม่เกิน 2,000 บาท/คน ต่อครั้งที่ให้การรับรอง (หากเกิน 2,000 บาท จะถือว่าส่วนที่เกินเป็น “รายจ่ายต้องห้าม” ทันที)

4. ค่ารับรองต้องมีผู้อนุมัติและหลักฐานของผู้รับเงิน

โดยค่ารับรองที่ถือเป็นค่าใช้จ่ายนั้น จะต้องมีกรรมการ หุ้นส่วน ผู้จัดการ หรือว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายเป็นผู้อนุมัติสั่งจ่ายค่ารับรอง โดยจะต้องมีหลักฐานประกอบอย่างชัดเจน

การจ่ายค่ารับรอง ต้องมีเอกสารอะไรบ้าง?

• ใบขออนุมัติเบิกค่ารับรอง โดยจะต้องมีผู้มีอำนาจอนุมัติ เช่น กรรมการ หรือผู้จัดการ โดยจะต้องมีลายเซ็นของผู้มีอำนาจอยู่ด้วย สำหรับการเบิกจ่ายค่ารับรองในครั้งนั้น ๆ
• ข้อมูลของบุคคลภายนอกที่มีการรับรองหรือเลี้ยงรับ โดยจะต้องมีการระบุข้อมูลว่าผู้ที่รับรองเป็นใคร มีความเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร พร้อมชื่อ – นามสกุล, ที่อยู่ และ เบอร์ติดต่อ
• มีหลักฐานการจ่ายเงินค่ารับรอง โดยสามารถใช้ได้ทั้งใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และใบสำคัญรับเงิน

หมายเหตุ : ผู้ที่จัดทำเอกสารมีหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการเบิกจ่ายค่ารับรอง จะต้องจัดทำเอกสารพร้อมจัดเก็บเอกสารที่แสดงการจ่ายเงินค่ารับรองทุกครั้ง และต้องลงรายจ่ายให้ถูกต้องตามกฎหมายภาษี

การคิดค่ารับรอง เพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี

วิธีการคิดค่ารับรองสำหรับการบันทึกบัญชีนั้น สามารถประมาณการค่ารับรองตลอดทั้งปีได้ไม่เกิน 0.3% ของทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้ว ณ วันสิ้นงวด หรือ รายได้จากการขายหรือการบริการ (ขึ้นอยู่กับว่าจำนวนใดจะมากกว่า) และรายจ่ายที่นำไปหักเป็นค่ารับรองได้สูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท (แก้ไขเพิ่มเติมโดยกฎกระทรวง ฉบับที่ 222 (พ.ศ. 2542) ใช้บังคับสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีที่เริ่มในหลังหรือหลังวันที่ 1 มกราคม 2542 เป็นต้นไป)

นอกจากนี้ ยังถือว่า “ภาษีซื้อค่ารับรอง” ถือเป็น “ภาษีซื้อต้องห้าม” โดยไม่สามารถนำไปหักกับภาษีขายหรือว่าขอคืนเงินภาษีได้ แต่ว่าผู้ประกอบการหรือผู้บันทึกบัญชี สามารถนำไปเป็นรายจ่ายได้ เพราะฉะนั้น มูลค่าค่ารับรองที่ตรงตามหลักเกณธ์ที่กฎหมายกำหนดให้ถือว่าเป็นรายได้ และจะต้องเป็นมูลค่าที่รวมกับภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ VAT 7% แล้ว

How – To วิธีคิดค่ารับรองแบบง่าย ๆ

ตัวอย่าง บริษัท A มีทุนจดทะเบียนที่ชำระแล้วจำนวน 1,000,000 บาท แต่มีรายได้รวมทั้งหมด 1,600,000 บาท ให้นำค่ารับรองมาคำนวณภาษีได้จากรายได้รวมทั้งหมด เพราะมีจำนวนที่มากกว่าทุนจดทะเบียน วิธีคิดคือ 1,600,000 x 0.3% = 4,800 บาท เพราะฉะนั้น ค่ารับรองที่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีในรอบปีบัญชีนั้น ก็คือ 4,800 บาท นั่นเอง

สรุป

จะเห็นได้เลยว่า “ค่ารับรอง” นั้น เป็นหนึ่งในค่าใช้จ่ายที่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เพียงแต่ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดเท่านั้น และในการจัดทำเอกสารสำหรับการเบิกจ่ายค่ารับรอง จะต้องมีความละเอียดในการบันทึกบัญชี เพราะหากค่ารับรองมีจำนวนที่สูงมากกว่า 0.3% จะถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามทันที ซึ่งในส่วนนี้จะต้องนำไปปรับปรุง บวกกลับ เพื่อแสดงรายการในการเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล (แบบ ภ.ง.ด.50) ต่อไป
ดังนั้น เพื่อป้องกันไม่ให้ธุรกิจมีค่าใช้จ่ายต้องห้ามเกิดขึ้น ผู้ที่ดูแลเรื่องบัญชีและการเบิกจ่าย จะต้องวางแผนภาษีให้ละเอียด มีการประมาณการารายได้อย่างรอบคอบ พร้อมประมาณการค่ารับรองให้สอดคล้องกับหลักเกณฑ์ของกฎหมายภาษี

และเพื่อให้การบริการเรื่องการเงินในบริษัทกลายเป็นเรื่องง่าย เพียงคุณเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ก็จะสามารถจัดการเรื่องภาษีและเอกสารทางธุรกิจได้แล้ว นอกจากนี้ เอกสารของเราใช้ระบบการบันทึกบน Cloud ทำให้เอกสารมีความปลอดภัยมากขึ้น และที่สำคัญคือ สามารถปรับแต่งเอกสารได้ตามความต้องการ โดยที่ยังคงถูกต้องตามหลักเกณฑ์ทุกรายการ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP