เตรียมตัวให้พร้อม ก่อนปิดงบการเงิน 2568 วางแผนไว้ดี ปิดงบได้เป๊ะ!

หากกล่าวถึง “การปิดงบการเงิน” เรียกได้ว่า เป็นประโยคที่ทำเอานักบัญชีหลาย ๆ คนต้องขนลุกกันไม่มากก็น้อย เพราะนอกจากจะต้องทำงานแข่งกับเวลาแล้ว ยังต้องทำงานที่มีความกดดันจากการจัดการเอกสารอีกด้วย ยังไม่นับรวมการติดต่อประสานงานกับบุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพราะฉะนั้น SMEMOVE จะมาแจกไกด์ไลน์การเตรียมความพร้อมก่อนปิดงบการเงินกัน ว่ามีแนวทางอย่างไร ต้องทำแพลนยังไงให้ส่งงบได้ทัน มีความถูกต้องครบถ้วน และไม่มีตกหล่นอย่างแน่นอน

ทำไมต้องปิดงบการเงิน?

ในการปิดงบการเงิน หรือการปิดงบการเงินประจำปี ก็คือรายงานทางบัญชีของธุรกิจ โดยจะมีรายละเอียดต่าง ๆ อย่างครบถ้วน ให้โดยการปิดงบการเงินจะต้องแสดงยอดที่ถูกต้องตามความเป็นจริง ณ วันสิ้นงวด ซึ่งงบการเงินนี้จะถูกส่งต่อให้กับ “ผู้ตรวจสอบบัญชี” เพื่อรับรองความถูกต้อง ก่อนจะนำส่งให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

แน่นอนว่า การปิดงบไม่ได้เป็นเพียงแค่กระบวนการหนึ่งที่ต้องทำทุกปีเท่านั้น แต่การปิดงบยังเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สะท้อนภาพรวมของธุรกิจ เพื่อนำไปสู่การวิเคราะห์สถานะทางการเงิน การดำเนินงานขององค์กร และการวางแผนในธุรกิจในอนาคตได้เช่นกัน

จะปิดงบการเงินให้เป๊ะ ต้องรู้อะไร และทำยังไงบ้าง?

1. Timeline ทั้งหมด และภามพรวมของธุรกิจ

สิ่งที่สำคัญที่สุดของการปิดงบการเงิน คือการรู้ไทม์ไลน์ของการส่งงบและการดำเนินการต่าง ๆ โดยจะต้องสัมพันธ์กันกับความเข้าใจต่อธุรกิจที่ดำเนินกิจการอยู่ด้วย เพราะจะส่งผลต่อรายการทางบัญชีที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน เช่น รายรับล่วงหน้า รายได้ค้างรับ หรือหากเป็นธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม ก็มีตัวแปรอย่างการสต็อกวัตถุดิบเข้ามาเพิ่มเติม

2. การเตรียมเอกสารให้เป็นระบบ

ในการเตรียมเอกสารสิ่งที่ต้องเตรียมเอาไว้เป็นอันดับแรก ๆ คือ ใบอนุญาตต่าง ๆ ที่มี, สัญญาการซื้อขาย, ประวัติการจ่ายภาษี และที่ขาดไม่ได้คือ ข้อมูลการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้าง ซึ่งจุดนี้ให้เตรียมเอกสารแยกเป็นระบบ จะช่วยให้ปิดงบได้อย่างลื่นไหลไม่มีสะดุดอย่างแน่นอน

3. Deadline และการส่งงบการเงิน

โดยปกติแล้วไทม์ไลน์ในการส่งงบ นักบัญชีจะรู้กันอยู่แล้วว่า จะส่งภายในวันที่ 30 พฤษภาคม ของทุกปี (1450 วันหลังวันสิ้นงวด) แต่บอกเลยว่า ไทม์ไลน์ที่ควร Booking เอาไว้เพื่อให้เห็นภาพการทำงานที่ชัดเจนมากขึ้น ยังมีส่วนอื่น ๆ ด้วย คือ

• การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น โดยจะต้องดำเนินการภายในวันที่ 30 เมษายน ของทุกปี
• การนำส่งรายชื่อผู้ถือหุ้น หรือ บอจ. 5 ซึ่งสามารถส่งได้ช้าที่สุดคือวันที่ 14 พฤษภาคม
• การยื่นงบการเงิน ด้วยการส่ง e-Filling แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ภายในวันที่ 31 พฤษภาคม
• ยื่นภาษีเงินได้แก่บุคคลธรรมดา ภายในวันที่ 30 พฤษภาคม หรือ 150 วันหลังสิ้นงวด (ยื่นของปีถัดไป)

ตัวอย่างปฏิทินในการทำงาน เพื่อเตรียมปิดงบการเงิน

เมื่อได้ไทม์ไลน์ทั้งหมดในการส่งงบการเงินแล้ว ลำดับต่อมาคือการวางแผนในการทำงานแต่ละส่วน โดยจะต้องเผื่อเวลาในการติดต่อกับผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการดำเนินการต่าง ๆ ด้วย เพื่อให้การทำงานไม่มีสะดุด และสามารถส่งงบได้ทันตามกำหนด อย่างเช่น

• ในเดือนกุมภาพันธ์ สัปดาห์ที่ 1 – 3 จะต้องวางแผนตั้งแต่การรวบรวมเอกสาร การปรับปรุงรายการค่าใช้จ่าย การประมาณการต่าง ๆ ข้อมูลด้านบัญชีของบริษัททั้งหมด หลังจากนั้นให้สัปดาห์ที่ 4 หรือช้าสุดคือต้นเดือนมีนาคม เป็นการตรวจทานความถูกต้อง เพื่อส่งให้กับผู้สอบบัญชี
• หลังจากส่งข้อมูลให้ผู้สอบบัญชีแล้ว จะเป็นช่วงระยะเวลาในการรอ ซึ่งในระหว่างนี้สามารถมีเวลาได้ทั้งเดือนมีนาคม แต่ที่ห้ามพลาดคือ การสื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ เช่น การเตรียมความพร้อมเมื่อผู้สอบบัญชีต้องการเอกสารหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท
• หลังจากที่ได้ข้อมูลจากทางผู้สอบบัญชีแล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อคือ การประชุมสามัญผู้ถือหุ้น ที่ตามปกติแล้วจะต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในวันที่ 30 เมษายน ของทุกปี ซึ่งในระหว่างนี้นักบัญชีต้องติดต่อและนัดหมายผู้ถือหุ้นให้ชัดเจน หากเป็นไปได้ควรมีการอัปเดตกับทางเจ้าของบริษัทก่อนสักประมาณปลาย ๆ เดือนมีนาคม (ช้าสุดคือต้นเดือนเมษายน) เพื่อให้ทราบตารางงานคร่าว ๆ ก่อนนัดหมายอีกครั้ง

ในการทำปฏิทินในการทำงาน หากทำเป็น Daily Planner เอาไว้ด้วย ก็จะช่วยให้รู้ว่าแต่ละวันเราต้องทำอะไรบ้าง แล้วอาจจะไฮไลท์สิ่งที่เป็นเมนหลักเอาไว้ในแพลนอีกที วิธีการนี้นอกจากจะช่วยให้วางแผนการทำงานได้อย่างเป็นระบบแล้ว ยังทำให้รู้ด้วยว่ารูทีนงานที่ต้องทำเป็นประจำทุกวันมีอะไรบ้าง มีอะไรเพิ่มเติมเข้ามา ซึ่งก็จะง่ายต่อการ Check List เช่นกัน

5 องค์ประกอบของงบการเงินในธุรกิจ

จะเห็นได้เลยว่า การวางแผนการทำงานในการปิดงบการเงิน เป็นสิ่งที่จะทำให้นักบัญชีทำงานได้อย่างเป็นระบบ และทำงานได้ตามกำหนดที่ตั้งเป้าเอาไว้ แต่ก่อนที่จะไปปิดงบการเงิน มารีเช็กกันอีกสักหน่อยว่า องค์ประกอบในงบการเงินที่มีนั้นมีอะไรบ้าง

1. งบแสดงฐานะการเงิน

หรืองบที่แสดงถึงสถานะทางการเงินของบริษัทหรือกิจการ โดยจะประกอบไปด้วย สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของเจ้าของธุรกิจ ซึ่งงบแสดงฐานะการเงินจะทำให้รู้ว่า ฐานะทางการเงินในตอนนี้เป็นอย่างไร สินทรัพย์มีอยู่เท่าไหร่ แล้วทางบริษัทควรจะปรับ Business Plan หรือการขยับขยายกิจการยังไงให้เติบโต

2. งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ

เป็นงบการเงินที่จะช่วยแสดงถึงผลการดำเนินงานของกิจการ ว่ามีรายได้ ค่าใช้จ่าย รวมถึงผลกำไรขาดทุนในรอบบัญชีนั้น ๆ อย่างไรบ้าง ซึ่งข้อดีคือจะทำให้รู้ว่าควรปรับการให้บริการหรือพัฒนาสินค้าอะไรเป็นพิเศษ เพื่อให้ได้กำไรที่มากขึ้นนั่นเอง

3. งบกระแสเงินสด

สำหรับงบกระแสเงินสด หรือ Cash Flow เป็นงบการเงินที่แสดงการได้มาและใช้ไปของเงินสดของกิจการในเวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งจะช่วยให้ประเมินสภาพคล่องของกิจการได้ ซึ่งกิจกรรมหลัก ๆ จะมี 3 รายการ คือ การดำเนินงาน การลงทุน และการจัดหาเงิน

4. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงของผู้ถือหุ้น

5. หมายเหตุประกอบในงบการเงิน

โดยส่วนนี้จะเป็นข้อมูลหรือการแสดงรายละเอียดเพิ่มเติมจากงบการเงิน อาทิ นโยบายในการทำบัญชี เกณฑ์ในการจัดทำ รวมถึงข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ตามความเหมาะสมของธุรกิจ

สรุป

จะเห็นได้เลยว่า การเตรียมตัวปิดงบการเงินนั้น สามารถวางแพลนในการทำงานได้เลย แถมยังใช้แพลนเดิมได้ในทุก ๆ ปี เพราะสุดท้ายแล้วไทม์ไลน์ในการส่งงบการเงิน ยังคงเวลาเดิมในทุก ๆ ปี ซึ่งหากนักบัญชีวางแผนได้ดี ก็จะช่วยให้การทำงานไหลลื่นไม่มีสะดุด แถมยังไม่กระทบกับงานหลักที่ต้องทำเป็นรูทีนอีกด้วย และที่สำคัญคือ อย่าลืมว่าการปิดงบคือการดำเนินการตามมาตรฐาน เน้นความถูกต้องเป็นหลัก ซึ่งหากเผื่อเวลาเอาไว้ได้ดี ก็จะทำให้มีเวลาตรวจทานที่มากขึ้น ทำให้มีโอกาสการเกิดข้อผิดพลาดน้อยลงจนแทบจะไม่มีเลยนั่นเอง

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP