เอกสารรับเงิน จ่ายเงิน

เอกสารรับเงิน และเอกสารจ่ายเงินเป็นเอกสารที่ถูกจัดทำขึ้นเพื่อออกเอกสารแทนบุคคลภายนอก ในกรณีที่หลักฐานหรือเอกสารการรับ หรือการจ่ายที่บุคคลภายนอกได้ออกให้กับกิจการไม่สมบูรณ์

เอกสารรับเงิน จ่ายเงินเป็นเอกสารที่มีความสำคัญต่อการทำบัญชีอยู่ไม่น้อย เพราะฝ่ายบัญชีจะต้องนำไปใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี หรือยื่นกับกรมสรรพากรในอนาคต สำหรับนักบัญชีมือใหม่หรือบุคคลทั่วไปอาจจะยังไม่มั่นใจว่าเอกสารรับ และจ่ายเงินนั้นคืออะไร เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลาต่อจากนี้เราก็มาดูว่าเอกสารรับเงิน จ่ายเงินคืออะไร และเหตุใดทำไมเราจะต้องออกเอกสารรับ และจ่ายเงิน

เอกสารรับเงิน

เอกสารรับเงินเป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินตามที่ตกลงกันไว้แล้ว แต่ในบางครั้งการที่คุณจ่ายออกไปเอกสารการรับเงินที่คุณควรจะได้กลับไม่มี หรือไม่ได้รับมา ซึ่งแต่ละกรณีนั้นจะส่งผลเสียต่อการทำบัญชีของคุณอย่างแน่นอน โดยกรณีที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆ คือ

• ผู้รับเงินยินยอมที่จะออกใบรับงานให้ตามมาตรา 105 ทวิ แต่ข้อมูลไม่ถูกต้อง วิธีแก้ไขคือการจัดทำเอกสารที่มีข้อมูลที่ถูกต้อง
• ผู้รับเงินไม่สามารถทำการออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อของตัวเองในช่องผู้รับเงิน วิธีแก้ปัญหาในกรณีนี้ก็สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยการให้ผู้รับเงินลงชื่อในใบรับเงิน พร้อมแนบหลักฐานสำคัญอย่างสำเนาบัตรประชาชน มาประกอบกับเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน”

เอกสารจ่ายเงิน

เอกสารการจ่ายเงินหรือใบรับรองจ่ายถือว่าเป็นเอกสารที่มีความคล้ายคลึงกับเอกสารรับเงินแต่จะต่างกันตรงที่เอกสารจ่ายเงินผู้มีหน้าที่จัดทำคือคนที่ทำการจ่ายเงิน ซึ่งเอกสารนี้ถือเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่มีความสำคัญทางการทำบัญชีหากเกิดการซื้อขายเพื่อนำสินค้า และบริการมาสร้างประโยชน์ให้กับกิจการจริง

แต่ไม่มีหลักฐานของใบรับเงินที่ผู้ขายสินค้าและบริการควรออกให้กับผู้ซื้อเพื่อนำมาเป็นหลักฐานทางการบัญชี หรือหลักฐานยื่นส่งกรมสรรพากร เอกสารการจ่ายเงินจะเป็นตัวช่วยที่ดีที่ทำให้คุณสามารถพิสูจน์ได้ว่าเกิดการใช้จ่ายจริง แต่การออกเอกสารจ่ายเงินมักเกิดความผิดพลาดได้บ่อย โดยเฉพาะกรณีต่อไปนี้

• กรณีที่จ่ายเงิน แต่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินหรือเอกสารรับเงินได้ (ของใช้เบ็ตเตล็ด) วิธีการแก้ไขก็คือการออกเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน มาให้พนักงานขาย หรือผู้ให้บริการทำการรับรองการรับเงินเหล่านั้น
• เอกสารจ่ายเงินถูกระบุเป็นชื่อของผู้อื่น (ไม่ใช่ชื่อผู้จ่าย) วิธีแก้ปัญหาในส่วนนี้ก็คือการยื่นหลักฐานเพื่อยืนยันว่าตนเองได้ทำการจ่ายจริง พร้อมจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่าย สาเหตุที่ทำให้เอกสารรับเงินถูกระบุเป็นชื่อของผู้อื่นก็คือการเช่าอาคาร หรือบ้านจากผู้อื่น และบิลเรียกเก็บเงินถูกออกเป็นชื่อเจ้าของบ้าน

ก่อนจบบทความนี้ขอย้ำอีกครั้งว่าเอกสารรับเงินและเอกสารจ่ายเงินเป็นเอกสารที่ออกมาเพื่อแทนเอกสารจากบุคคลภายนอกที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งแตกต่างจากใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญรับ ที่อาจจะมีชื่อเรียกคล้ายกัน แต่รูปแบบการใช้งานแตกต่างกันอยู่ไม่น้อย

เอกสารวุ่นวายขนาดนี้ให้โปรแกรมบัญชี SMEMOVE ช่วยดีกว่า เพราะเอกสารแต่ละตัวจะอยู่ในเมนูที่ทุกคนเข้าใจได้ง่าย ทำให้ลดความวุ่นวายในส่วนนี้ไปได้ แถมยังบันทึกบัญชีอัตโนมัติได้อีกด้วย ทั้งสะดวก รวดเร็ว และราคาประหยัด ถ้าสนใจใช้งาน สามารถกดตามลิงก์ด้านล่างได้เลย

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP