เงินสดย่อย และเงินกู้ยืมกรรมการคืออะไร มีความสำคัญอย่างไรบ้าง

เงินสดย่อย และเงินกู้ยืมธนาคารมีลักษณะ และวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่คล้ายๆ กัน เพราะเงินสดย่อย และเงินกู้ยืมกรรมการเป็นเงินเบิกที่คนภายในกิจการต้องนำไปใช้จ่าย แต่ในการทำบัญชีเงินสดทั้งสองแบบนั้นมีความแตกต่างกันในหลายๆ ด้าน ดังนั้นในวันนี้ SMEMOVE จะพานักธุรกิจมือใหม่ทุกคนมาทำความเข้าใจกับเงินสดย่อย และเงินกู้ยืมกรรมการกัน

1. เงินสดย่อยคืออะไร

เงินสดย่อยคือเงินสดที่ถูกนำมาใช้จ่ายภายในกิจการ ที่ทางกิจการกำหนดไว้ให้พนักงานสามารถขอเบิกเพื่อนำไปใช้จ่ายเกี่ยวกับงานในส่วนต่างๆ ได้ โดยในการใช้จ่าย เงินสดย่อยจะเป็นเงินที่มีจำนวนไม่มากที่จำเป็นต้องใช้ระหว่างวัน อย่างเช่นค่าเดินทางไปพบลูกค้า ค่าอุปกรณ์ภายในสำนักงาน ค่าส่งเอกสาร พิมพ์เอกสาร ถ่ายเอกสาร หรือจะเป็นค่าอาหารพิเศษสำหรับให้กำลังใจพนักงานก็ได้เช่นกัน

ทั้งนี้จุดเด่นของเงินสดย่อยคือเงินที่นำมาใช้จ่ายได้ โดยไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านาย หรือผู้บริหารเซ็นอนุมัติก่อนทำการจ่ายเงิน พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยได้ทันที แล้วทำเรื่องขอเบิกเงินคืนได้กับผู้ถือเงินสดย่อย ที่ทางกิจการกำหนดให้รับผิดชอบเงินสดย่อยนั้นๆ

วิธีจัดการกับเงินสดย่อยที่จะใช้ภายในกิจการ

การจัดการกับเงินสดย่อยที่คุณจะต้องนำมาใช้ในกิจการ ก่อนอื่นให้คุณคำนวณงบประมาณเงินสดย่อยที่จะต้องใช้ในแต่ละวัน และประเมินออกมาให้เหมาะสมกับขนาดของกิจการ โดยหากเป็นกิจการขนาดเล็กทั่วไป อาจกำหนดจำนวนเงินสดไว้ที่ 5,000 – 10,000 บาทต่อสัปดาห์ หรือในหนึ่งเดือนก็ได้ตามความเหมาะสม

เมื่อได้จำนวนเงินสดย่อยที่ประมาณการไว้แล้ว ต่อมาให้กำหนดความรับผิดชอบในการถือเงินสดย่อย ในส่วนนี้จะให้พนักงานบัญชี หรือเจ้าของกิจการถือเงินสดย่อยไว้ก็ได้ เพื่อความเป็นระเบียบและสะดวกในการเบิกจ่าย และจัดทำเอกสารต่างๆ คุณควรกำหนดวันที่ที่สามารถทำการเบิกได้ เช่น เบิกทุกวันอังคาร เบิกทุกวันที่ 15 ของเดือน หรือเบิกทุกวันที่ 30 ของเดือน ซึ่งในการเบิก พนักงานจะต้องนำเอกสารหลักฐานอย่างใบเสร็จพร้อมใบเบิกเงินสดย่อยมายื่นให้ผู้ถือเงินสดย่อย เพื่อทำการเบิกเงิน และพนักงานบัญชีจะต้องเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐานทางบัญชี

เงินสดย่อยมีผลในกิจการอย่างไร

– เงินสดย่อยจะช่วยลดภาระหน้าที่เล็กน้อยในกิจการลง ลดความล่าช้าในการเบิกเงินเพื่อใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด

– ป้องกันการนำเงินสดไปใช้ส่วนตัว เพราะเงินสดย่อยจะสามารถเบิกได้เมื่อมีหลักฐานที่แสดงให้เห็นว่าเป็นการใช้จ่ายเพื่อประโยชน์ภายในกิจการ

– ช่วยให้การทำบัญชีง่าย และเป็นระเบียบมากขึ้น เพราะมีการแบ่งแยกหน้าที่ของเงินในแต่ละส่วนชัดเจน

– ลดความเสี่ยงในการทำเงินสูญหาย หรือผิดพลาดในการจัดเก็บ เพราะมีผู้ถือเงินสดแค่คนเดียว และจำนวนเงินก็ไม่ได้มากนัก

2. เงินกู้ยืมกรรมการคืออะไร

เงินกู้ยืมกรรมการสามารถแบ่งออกได้ 2 รูปแบบ คือเงินที่กิจการให้กู้ยืมแก่กรรมการ และเงินที่เจ้าของกิจการให้กิจการกู้ยืม แต่ส่วนใหญ่การกู้ยืมที่เราจะเห็นก็คือกิจการให้กรรมการกู้ยืม ซึ่งหลายๆ กิจการมักพบกับปัญหาในการทำบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการอยู่บ่อยครั้งเมื่อมีการสรุปงบ หรือจัดทำบัญชี

สำหรับจุดเด่นของเงินกู้ยืมกรรมการก็คือ กรรมการที่กู้ยืมไม่จำเป็นจะต้องแสดงเอกสารการนำเงินไปใช้ว่านำไปใช้ที่ไหน อย่างไร เท่าไหร่ ซึ่งถือได้ว่ามีความแตกต่างกับเงินสดย่อยอย่างมาก ที่ในการเบิกจะต้องนำเอกสารใบเสร็จมายื่นด้วยเสมอ

ปัญหาที่มักจะเกิดกับบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการ

– กิจการขาดเงินทุนหมุนเวียน เมื่อมีการกู้ยืมจำนวนมาก แต่ไม่มีการชำระคืน

– การจัดทำบัญชีมีปัญหาในการบันทึกบัญชี

– กิจการจะต้องปิดตัวลง เพราะมีเงินทุนหมุนเวียนไม่เพียงพอ

– มีปัญหาเมื่อทำการยื่นงบบัญชีให้กับกรมสรรพากร

สาเหตุที่ทำให้บัญชีเงินกู้ยืมกรรมการมีปัญหา

– การจดทะเบียนบริษัทด้วยเงินทุนไม่ตรงกับความเป็นจริง

– เจ้าของกิจการนำเงินมาใช้ส่วนตัว ไม่มีเอกสารหลักฐานในการใช้เงิน

– การบันทึกบัญชีที่หาหลักฐานทางการเงินไม่ได้ลงในบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการ (เงินขาดปิดงบไม่ได้ ก็นำเงินที่ขาดไปบันทึกในบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการเพื่อปิดงบ)

– การหลีกเลี่ยงการบันทึกบัญชีตามจริง เพื่อหลีกเลี่ยงภาษี หรือจ่ายภาษีน้อยลง

– กรรมการไม่ทำการจ่ายชำระเงินกู้ยืมที่ยืมกิจการมาเป็นเวลานาน

เงินกู้ยืมกิจการมักเกิดขึ้นจากการที่เงินภายในกิจการหายไป ทางกฎหมายจะถือว่าเงินที่หายไปคือเงินกู้ยืมกรรมการ ส่วนการกู้ยืมกรรมการที่ทำการกู้จะต้องชำระเงิน และจ่ายดอกเบี้ยเงินกู้ตามอัตราที่กฎหมายกำหนดด้วย

ป้องกันการเกิดบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการอย่างไรดี

– จดทะเบียนบริษัทด้วยเงินทุนตามจริง

– แยกค่าใช้จ่ายภายในกิจการ และค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากกัน

– จ่ายค่าใช้จ่ายภายในกิจการด้วยเงินภายในกิจการ ไม่ควรนำเงินส่วนตัวมาใช้ภายในกิจการ

– ไม่นำเงินภายในกิจการไปใช้ส่วนตัว แม้กิจการได้ผลกำไรจำนวนมาก หากต้องการนำไปใช้ควรทำให้ถูกต้องโดยการจ่ายเป็นเงินเดือน เงินปันผล หรือค่าตอบแทน

– ในกรณีที่เจ้าของกิจการให้กิจการกู้ยืมจะต้องทำหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้จริงขึ้นมาอย่างเช่นหนังสือสัญญาระบุยอดเงินกู้ยืม และดอกเบี้ยเงินกู้ให้ครบถ้วน

เงินสดย่อยหรือเงินกู้ยืมกรรมการ แม้จะเป็นการนำเงินสดภายในกิจการไปใช้ แต่มีความแตกต่างในการใช้อย่างมาก โดยเฉพาะเงินกู้ยืมกรรมการที่อาจจะสร้างปัญหาทางการเงิน หรือการบันทึกบัญชีของคุณได้ในอนาคต ส่วนการบันทึกบัญชี หากคุณเป็นมือใหม่ควรมีตัวช่วยดีๆ อย่างโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ในการบันทึกบัญชี เพื่อให้สะดวก รวดเร็ว และถูกต้องต่อการจัดทำบัญชี ป้องกันการขาดหายของเงินโดยไม่ทราบสาเหตุ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP