เชื่อว่าหลาย ๆ กิจการต้องเคยเผชิญกับปัญหานี้ คือ เมื่อขายสินค้าไปแล้วส่งสินค้าเกินหรือขาด หรือบางครั้งต้นทุนสินค้าที่ใช้ผลิตให้ลูกค้าเพิ่มขึ้นเนื่องจากสภาวะการขาดแคลนวัตถุดิบ เพราะฉะนั้น การรับมือกับปัญหาเหล่านี้ จึงเป็นเรื่องที่ต้องรู้เอาไว้ โดยเฉพาะการจัดทำเอกสารให้กับลูกค้า ที่เรียกว่า “ใบเพิ่มหนี้” และ “ใบลดหนี้” ที่ใช้ปรับปรุงมูลค่าสินค้า บริการ และภาษีให้ถูกต้องตามความเป็นจริง
ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ คืออะไร?
ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
ใบเพิ่มหนี้ คือ เอกสารที่ใช้เมื่อต้องการเพิ่มราคาสินค้าหรือบริการ เนื่องจากสินค้าที่เราส่งไปนั้นมีมูลค่าเกินกว่าจำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือก็คือการที่เราให้บริการเกินกว่าข้อกำหนดที่ตกลงกันในตอนแรก ทำให้เมื่อคำนวณราคาสินค้าและบริการแล้วพบว่า “ต่ำกว่าความเป็นจริง” หรืออาจจะมีสาเหตุอื่น ๆ ตามที่สรรพากรกำหนด
ใบลดหนี้ (Credit Note)
ใบลดหนี้ คือ เอกสารที่ใช้เมื่อต้องการลดราคาสินค้าหรือบริการ เนื่องจากของที่เราจัดส่งให้ลูกค้านั้นขาดไปจากจำนวนที่ซื้อขายกันไว้ในตอนแรก หรืออาจเกิดจากการคำนวณราคาสินค้าผิดพลาด ทำให้ราคาบริการนั้นสูงกว่าความเป็นจริง
นอกจากนี้ ยังครอบคลุมไปถึงการบอกเลิกสัญญาหรือว่าไม่มีการให้บริการตามสัญญา จึงต้องมีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ หรือการคืนเงินกับผู้ซื้อตามข้อตกลงทางการค้า ซึ่งรวมไปถึงการให้ส่วนลดเพิ่มเติมหลังจากออกใบกำกับภาษีก็ได้เช่นกัน
สาระสำคัญที่ต้องมีในใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้
- คำว่า “ใบเพิ่มหนี้” หรือ “ใบลดหนี้” ที่เด่นชัด
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนตามมาตรา 86 วรรคสี่ หรือมาตรา 86/2
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหรือ / ใบลดหนี้
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมถึงหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
- มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม และมูลค้าที่ถูกต้อง ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่ใช้เรียกเก็บเพิ่ม/คืน สำหรับส่วนต่าง
- คำอธิบายสั้น ๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้ / ใบลดหนี้
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ เกี่ยวข้องกับ e-Tax Invocie อย่างไร?
หน้าที่ของ e-Tax Invocie ก็เปรียบเสมือนกับใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษ แต่จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลแทน ซึ่งการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ หากบริษัทหรือองค์กรใช้ระบบ e-Tax Invoice ก็ถือว่าเกี่ยวข้องกันโดยตรง ต้องจัดการเอกสารบัญชีและภาษีต่อ
- การจัดการเอกสารใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ที่ออกในระบบ e-Tax Invoice จะถูกจัดเก็บและส่งให้กับคู่ค้าและกรมสรรพากร
- การปรับปรุงข้อมูลในระบบอัตโนมัติ เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้หรือใบลดหนี้ ระบบ e-Tax Invoice จะทำการปรับยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และยอดเงินที่ชำระโดยอัตโนมัติ
- การใช้ e-Tax Invoice ร่วมกับใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ จะช่วยทำให้ธุรกรรมของธุรกิจมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ง่าย และเป็นไปตามกฎหมายภาษี
ออกเอกสารทางธุรกิจง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมบัญชี SMEMOVE
สำหรับการออกเอกสารธุรกิจ โดยเฉพาะใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ถือว่าเป็นเอกสารที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้จักและจัดทำให้เป็น เพราะฉะนั้น หากต้องการจัดทำเอกสารให้ง่าย สะดวก และถูกต้อตามหลักเกณฑ์ เพียงเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ก็จะสามารถทำเอกสารได้ง่าย ๆ พร้อมบันทึกไว้บน Google Cloud ที่ปลอดภัยสูง
ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE
คู่มือการใช้งาน : HELP
ติดตามบทความอื่นๆของ SMEMOVE.com ได้ที่
บทความบัญชี: smemove.com/blog
Facebook: Facebook.com/smemove.th
Youtube: SMEMOVE
