รู้จัก “สินค้าคงคลัง” และการบริหารคลังไม่ให้ทุนจมและค้างสต็อก

การทำธุรกิจมักมาพร้อมกับการจัดเก็บสินค้าในคลัง เพื่อให้เพียงพอกับการจำหน่าย การใช้งาน หรือการนำไปผลิตสินค้าภายในธุรกิจ เพราะฉะนั้น การบริหาร “สินค้าคงคลัง” จึงสำคัญกับธุรกิจไม่แพ้กัน หากไม่อยากเผชิญกับปัญหาสินค้าค้างสต็อก ก็ต้องรู้จักกับสินค้าคงคลังให้มากขึ้น ทั้งการจัดการประเภทของสินค้า และต้นทุนสินค้าในคลัง เพราะ​ฉะนั้น มาดูกันว่าจะจัดการกับสินค้าคงคลังยังไงให้ได้ประสิทธิภาพที่สุด

สินค้าคงคลัง คืออะไร?

สินค้าคงคลัง (Inventory) คือ สินค้าหรือสินทรัพย์ที่ธุรกิจจัดเก็บรักษาเอาไว้ เพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ อาทิ การผลิต การจำหน่าย หรือการใช้เป็นส่วนหนึ่งในการให้บริการสำหรับธุรกิจบริการ โดยสินค้าคงคลังครอบคลุมทั้งวัตถุดิบ สินค้าที่อยู่ในระหว่างกระบวนการผลิต สินค้าสำเร็จรูป และวัสดุสิ้นเปลืองต่าง ๆ ที่ธุรกิจต้องใช้

วิธีบริหารสินค้าคงคลัง ไม่ให้ค้างสต็อกและทุนจม

สำหรับการบริหารสินค้าคงคลังสามารถทำได้ง่าย ๆ ทั้งธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ เพราะใช้หลักการคล้าย ๆ กัน โดยขั้นตอนการบริหารคลังสินค้า มีทั้งหมด 3 หลักการใหญ่ ๆ คือ

1. การแยกประเภทของสินค้าคงคลังให้ชัดเจน

การแยกประเภทสินค้าคงคลัง สามารถแยกได้โดยการกำหนดเกรดของสินค้าในสต็อก โดยสามารถแบ่งได้ 3 เกรด ตามหลักการ ABC Analysis ได้แก่

• เกรด A คือ กลุ่มสินค้าที่มีมูลค่าสูง โดยคิดเป็น 80% และมีจำนวนไม่เกิน 10% ของสินค้าทั้งหมด
• เกรด B คือ กลุ่มสินค้าที่มีมูลค่า 15% – 20% และมีจำนวนประมาณ 20% ของคลัง
• เกรด C คือ สินค้าที่มีมูลค่าต่ำกว่า 10% และมีจำนวนมากถึง 80% ของคลัง

โดยสินค้าเกรด A จะเป็นสินค้าที่ต้องมีการจัดการและการบริหารอย่างรอบคอบ และควรมีสต็อกไว้เสมอ เพราะเป็นสินค้าที่สำคัญต่อธุรกิจ เช่น หากเป็นธุรกิจร้านอาหารก็อาจจะเป็นวัตถุดิบกลุ่ม Best Seller หรือเมนูที่ลูกค้าทุกคนต้องสั่ง เพราะเป็นเมนูชูโรงของร้าน เป็นต้น

นอกจากนี้ อาจจะแยกประเภทของสินค้าคงคลังเป็นกลุ่มด้วยรูปแบบของสินค้าคงคลังก็ได้เช่นกัน โดยสามารถแบ่งสินค้าคงคลังได้ 4 ประเภท คือ วัตถุดิบ, งานระหว่างผลิต, สินค้าสำเร็จรูป และสินค้ากันชน ซึ่งการจำแนกประเภทในรูปแบบนี้ จะทำให้เห็นว่าสินค้าแต่ละชนิดอยู่ในกลุ่มไหน ต้องจัดการยังไงบ้าง ซึ่งส่วนมากจะนิยมแยกร่วมกับสินค้าเกรดต่าง ๆ เช่น ประเภทวัตถุดิบก็แยกออกเป็น 3 เกรด เป็นต้น

2. รู้จักต้นทุนที่แท้จริงของสินค้าคงคลัง

ลำดับต่อมาก็คือ การเข้าใจต้นทุนขายที่แท้จริงของสินค้าที่มีอยู่ในคลัง เพื่อที่จะทำให้รู้ว่าควรวางแผนการบริหารจัดการคลังสินค้าอย่างไร และควรคำนวณร่วมกับค่าจัดเก็บ ค่าบรรจุ ค่าจัดส่ง เพราะล้วนแล้วแต่เป็นต้นทุนสินค้าทั้งนั้น

นอกจากนี้ การรู้จักต้นทุนยังทำให้เห็นด้วยว่า สินค้าที่มีต้นทุนสูง และขายออกได้ยากหรือช้ามีสินค้ากลุ่มไหนบ้าง ควรลดจำนวนการสั่งหรือสต็อกกี่เปอร์เซ็นต์ ในขณะที่สินค้าที่มีต้นทุนต่ำละขายออกได้ไว อาจจะต้องเพิ่มจำนวนการสต็อกในคลังให้มากขึ้น เพื่อให้เพียงพอต่อการจำหน่าย เป็นต้น

3. รู้ว่าจุดไหนควรสั่งสินค้าซ้ำ

อีกหนึ่งการบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ คือการกำหนดว่าจุดไหนที่ควรสั่งซื้อสินค้าซ้ำ เพื่อให้เพียงพอต่อการใช้งานหรือการจำหน่าย สินค้าไม่ขาดหรือว่าเหลือทิ้ง กลายเป็นสินค้าค้างสต็อก หรืออาจจะเสื่อมสภาพจนไม่สามารถนำมาใช้ได้ หรือสินค้าหมดอายุ

วิธีการหาจุดที่ควรสั่งซื้อซื้อ สามารถคำนวณได้ทั้งจากสต็อกที่ปลอดภัยและสามารถรอสินค้าได้ และคำนวณจุดที่สั่งซื้อซ้ำ ชนิดที่ว่าต่อให้สินค้ามาช้าหรือติดปัญหาก็ไม่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจ สูตรในการคำนวณคือ

• ระยะเวลาที่ปลอดภัย = (จำนวนการขายสูงสุด x ระยะเวลาในการรอสินค้า) – (จำนวนสินค้าที่ขายได้ต่อวัน x ระยะเวลาในการรอสินค้าแต่ละรอบ)
• จุดสั่งซื้อซ้ำ = (จำนวนวันที่ขายต่อวัน x ระยะเวลารอของ) + จำนวนสต็อกที่ปลอดภัย

เพราะฉะนั้น หลังได้ตัวเลขมาก็จะรู้ว่า ต้องสั่งสินค้าเพิ่มเมื่อสินค้าคงคลังเหลือจำนวนเท่าไหร่ และระยะเวลาที่รอนานแค่ไหน ซึ่งถ้ามี Supplier ที่ใช้เป็นประจำอยู่แล้ว ก็จะช่วยให้บริหารสินค้าคงคลังได้ง่ายขึ้น เพราะปกติแล้วจะใช้ระยะเวลาเท่า ๆ กัน ไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องสินค้าขาดสต็อก

หากไม่บริหารสินค้าคงคลัง จะเกิดปัญหาอย่างไรต่อธุรกิจ?

การไม่บริหารสินค้าคงคลังให้เป็นระบบ ไม่ใช่แค่ส่งผลกระทบต่อจำนวนสต็อกที่ไม่เหมาะสมกับธุรกิจ และอาจนำไปสู่การดำเนินธุรกิจในด้านใดด้านหนึ่ง อาทิ

• สินค้าค้างสต็อก (Dead Stock) ส่งผลต่อทุนของกิจการที่จมไปกับสินค้ากลุ่มนี้
• สินค้าไม่เพียงพอต่อการจำหน่าย ส่งผลต่อการเสียโอกาสและทำให้ภาพลักษณ์ของธุรกิจเสีย
• สินค้าล้นสต็อกเกินไป โดยเฉพาะการประเมินการจำหน่ายผิด ไม่แยกประเภทให้ชัดเจน
• ไม่สามารถติดตามสินค้าได้ เช่น ไม่รู้ว่าจำนวนสินค้าในสต็อกมีจำนวนมากน้อยเท่าไรหร่

และที่ขาดไม่ได้คือ การไม่บริหารสินค้าคงคลังให้เป็นระบบ ยังส่งผลต่อสภาพคล่องของธุรกิจด้วย โดยเฉพาะการที่ทุนจมไปกับสินค้าค้างสต็อก ซึ่งในอนาคตก็อาจจะต้องนำไปจัดโปรโมชั่นล้างสต็อก เพื่อระบายของออกไม่ให้ทุนจมหรือสินค้าหมดอายุไปโดยเปล่าประโยชน์

จัดการสต็อกสินค้าได้ง่าย ๆ ด้วยระบบบัญชี SMEMOVE  

สำหรับเจ้าของธุรกิจที่อยากบริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ เหมาะกับธุรกิจที่ดำเนินอยู่ สามารถเลือกใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ได้แล้ววันนี้ ด้วยฟังก์ชันการบริหารสต็อกสินค้า ที่จัดการได้ง่าย ใช้งานร่วมกับระบบการขายหน้าร้าน หรือ POS ได้ พร้อมบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติในโปรแกรมบัญชีของเรา ที่สำคัญคือ ใช้งานได้ฟรีเพียงสมัครสมาชิกวันนี้!

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP