ใบผ่านงาน คืออะไร ทำหน้าที่ยังไงบ้าง แล้ว HR ต้องออกให้ตอนไหน?

เมื่อการทำงานสิ้นสุดลง พนักงานหรือลูกจ้างหลาย ๆ ที่ ก็คงคาดหวังว่าจะได้รับ “ใบผ่านงาน” หรือ “หนังสือรับรองการทำงาน” ที่จะช่วยยืนยันความรู้ความสามารถของตน เพื่อใช้ในการสมัครงานหรือทำงานในองค์กรใหม่ ๆ เพราะฉะนั้น มาทำความรู้จักกับใบผ่านงานกันให้มากขึ้น ว่ามีความสำคัญอย่างไร แล้วต้องออกตอนไหนให้กับพนักงานบ้าง?

ใบผ่านงาน คืออะไร?

ใบผ่านงาน หรือ หนังสือรับรองการทำงาน คือ เอกสารทางนายจ้างออกให้กับลูกจ้าง เมื่อผ่านการทดลองการทำงานแล้ว หรืออาจจะออกให้หลังสิ้นสุดสัญญาจ้างของพนักงานคนนั้น ๆ ซึ่งการออกใบผ่านงาน ก็คือการรับรองการทำงานของพนักงาน ว่าเคยผ่านการทำงานนั้น ๆ มาจริง

นอกจากนี้ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 ได้บัญญัติว่า “เมื่อการจ้างแรงงานสุดสิ้นลงแล้ว ลูกจ้างชอบที่จะได้รับใบสำคัญแสดงว่าลูกจ้างนั้นได้ทำงานมานานเท่าไหร่ และงานที่ทำนั้นเป็นงานอย่างไร” ดังนั้น การออกใบผ่านงานจึงไม่ใช่แค่การออกเพื่อรับรองการทำงาน แต่ยังมีผลทางกฎหมายด้วย

ใบผ่านงานมีอายุการใช้งานอยู่ที่ 30 วัน หากเกินในทางราชการจะถือว่าเป็นเอกสารเก่า แต่หากใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานกับบริษัทใหม่ก็อาจใช้ได้ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงกับทางองค์กรหรือนายจ้าง

องค์ประกอบของใบผ่านงานที่ควรมี

• ตราครุฑหรือตราบริษัท
• สถานที่และเวลาที่ออกใบผ่านงาน
• ชื่อและข้อมูลของพนักงาน
• ตำแหน่งงานที่ทำ
• เงินเดือนหรือค่าตอบแทนที่ได้รับ
• ระยะเวลาในการทำงาน หรือระยะเวลาสัญญาจ้าง
• วัตถุประสงค์สำหรับการออกใบผ่านงาน
• ลายเซ็นและตำแหน่งของผู้ที่ออกใบผ่านงาน เช่น ผู้บริหาร หรือกรรมการบริษัท

ความสำคัญของหนังสือรับรองการทำงาน

การออกหนังสือรับรองการทำงานให้กับพนักงาน ไม่ได้มีความสำคัญแค่การรับรองการทำงานของพนักงานเท่านั้น แต่ยังใช้ในกรณีอื่น ๆ ได้ด้วยเช่นกัน อาทิ การใช้ประกอบการทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่สำคัญกับทางธนาคาร, การยื่นวีซ่า, การสมัครบัตรเครดิตหรือสินเชื่อ รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครเรียนต่อ เพราะฉะนั้น การออกใบผ่านงานให้กับพนักงาน จึงสามารถครอบคลุมได้ในหลาย ๆ กรณีนั่นเอง

การออกใบผ่านงาน ควรออกตอนไหน?

การออกหนังสือรับรองการทำงาน หรือใบผ่านงานให้กับพนักงาน สามารถขอย้อนหลังได้ และลูกจ้างก็มีสิทธิขอใบผ่านงานได้ตามกฎหมาย แต่ก็ไม่ควรขอย้อนหลังนานเกินไป โดยเฉพาะเมื่อลาออกจากบริษัทมาแล้ว เพราะบางครั้งบริษัทอาจจะนำข้อมูลพนักงานออกจากข้อมูลของบริษัทไปแล้ว ซึ่งก็อาจจะส่งผลต่อระยะเวลาในการออกเอกสารตามไปด้วย

ทั้งนี้ หากลูกจ้างร้องขอให้ HR หรือบริษัทเดิมออกใบผ่านงานแล้ว แต่ทางฝ่ายบุคคลไม่ดำเนินการออกใบผ่านงานให้ เช่น บ่ายเบี่ยง ก็สามารถไปร้องศาลแรงงานได้ ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585 เพราะถือว่าทางนายจ้างไม่ปฏิบัติตรามกฎหมายนั่นเอง

สรุป

อย่างไรก็ตาม การออกใบผ่านงานให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่ลาออกไปแล้ว หรือว่าเป็นพนักงานปัจจุบันที่ต้องการหนังสือรับรองการทำงาน เพื่อนำไปประกอบการติดต่อหน่วยงานต่าง ๆ นั้น ทางฝ่ายบุคคลหรือเจ้าของกิจการสามารถเตรียมแบบฟอร์มเอาไว้ เพื่อใช้ในการออกใบผ่านงานให้กับพนักงานได้เลย เพราะใบผ่านงานนั้นไม่มีแบบฟอร์มที่ตายตัว เพียงแค่มีข้อมูลครบถ้วนก็ถือว่าเพียงพอแล้ว

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP