ใบลดหนี้ (Credit note) คืออะไร ใช้ทำอะไร

ใบลดหนี้ (Credit note) เป็นเอกสารทั่วไปที่ใช้ในการซื้อขายสินค้า หรือให้บริการ ใบลดหนี้จะเกิดขึ้นเมื่อมีการทำเอกสารออกใบกำกับภาษี ให้กับลูกค้า และเกิดปัญหาตามมาไม่ว่าจะเป็นการส่งมอบสินค้าชำรุด การแตกหัก สินค้าไม่เป็นไปตามที่ตกลงกันไว้ ซึ่งเป็นเหตุให้ผู้ซื้อต้องการส่งสินค้าคืนแก่ผู้ขาย ผู้ขายจึงมีหน้าที่ในการลดหนี้ให้กับผู้ซื้อ โดยเอกสารที่ออกให้จะถูกเรียกว่าใบลดหนี้นั่นเอง

รายละเอียดสำคัญที่ควรมีในใบลดหนี้

1. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกใบลดหนี้

2. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ที่ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

3. วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้

4. หมายเลขใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษี มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสองและจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น

5. คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้

6. ข้อความที่อธิบดีกำหนด

ตัวอย่างเอกสารใบลดหนี้

สาเหตุที่ทำให้เกิดการออกใบลดหนี้

– เมื่อมีการลดราคาสินค้าและบริการ เนื่องจากของที่ส่งไปไม่ครบตามจำนวน ที่ได้ตกลงซื้อขายกันไว้ ตลอดจนการให้บริการ ที่ไม่ครบตามข้อตกลง บกพร่อง

– เมื่อคำนวณราคาสินค้า หรือค่าบริการผิดพลาด มากกว่าจำนวนที่ควรคิดจริง

– สินค้าถูกตีกลับเนื่องจากมีปัญหาอย่างการแตกหัก ชำรุด บกพร่องไม่ตรงตามตัวอย่างหรือคุณสมบัติที่ได้ตกลงกันไว้ จึงทำให้เกิดการส่งกลับเพื่อคืน หรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามแต่ข้อตกลง

– ไม่มีการบริการตามที่ได้ตกลงกันไว้ หรือถูกบอกเลิกสัญญา

– เกิดการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ เกิดการจ่ายคืนเงินจ่ายล่วงหน้า/เงินประกัน/เงินมัดจำ ให้กับผู้ซื้อตามข้อตกลง

การออกเอกสารใบลดหนี้หลายคนอาจมองว่ายุ่งยากไม่จำเป็น แต่เราขอบอกเลยว่าการลดหนี้มีผลกระทบต่อการทำบัญชีหากไม่มีการจัดการที่ดีอาจมีปัญหาตามมาได้ง่าย แต่นี่ก็ไม่ใช่เรื่องยากอะไร เพราะปัญหาในการจัดการบัญชีออกเอกสารจะหมดไปหากคุณเริ่มใช้งานโปรแกรมบันทึกบัญชีของ SMEMOVE ไม่ว่าจะออกเอกสารสำหรับซื้อขาย จ่าย รับ คำนวณภาษี ออกใบเสร็จ ใบลดหนี้ก็สามารถทำได้ง่าย ต่อไปนี้ไม่ว่าคุณจะลดหนี้ให้กับลูกค้ากี่ราย ก็สามารถทำได้ทันที

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP