ใบกำกับภาษี และ e-Tax Invoice มีความต่างกันอย่างไร แล้วใช้ในกรณีไหนบ้าง?

โดยปกติแล้วคนทั่วไปจะคุ้นชินกับคำว่า “ใบกำกับภาษี” ซึ่งนับว่าเป็นอีกหนึ่งเอกสารที่สำคัญ ที่เป็นหัวใจหลักของคนทำธุรกิจทุกคน โดยเฉพาะบริษัทหรือธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) อย่างถูกต้องตามกฎหมาย เพราะฉะนั้น เราจะมาทำความรู้จักกับใบกำกับภาษีให้มากขึ้น รวมถึงบทบาทของ e-Tax Invoice ว่าทั้งสองชนิดนี้ต่างกันอย่างไร แล้วสำคัญแค่ไหนกับธุรกิจ

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คืออะไร ทำไมคนทำธุรกิจควรรู้

ใบกำกับภาษี คือเอกสารสำคัญทางธุรกิจประเภทหนึ่ง ที่ผู้ขายหรือธุรกิจใด ๆ ที่ได้ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และได้ทำการออกหลักฐานให้กับผู้ที่ใช้บริการทุกครั้ง ซึ่งใบกำกับภาษีจะแสดงข้อมูลของ มูลค่าของสินค้าและบริการ รวมถึงจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้เรียกเก็บ ซึ่งโดยปกติแล้วผู้ประกอบการจะเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มในอัตรา 7% หรือก็คือ VAT 7% ที่เราเห็นกันบ่อย ๆ นั่นเอง

ทั้งนี้ ภาษีที่คิดจากราคาขาย หากเป็นผู้ให้บริการหรือผู้ขายสินค้า จะเรียกว่าภาษีนี้ว่า “ภาษีขาย” หรือก็คือ Output VAT แต่เราเป็นคนไปซื้อสินค้าและบริการนั้น ๆ แล้วมีการคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม จะเรียกว่าว่า “ภาษีซื้อ” หรือ Input VAT แทน

โดยใบกำกับภาษี จะถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป และใบกำกับภาษีอย่างย่อ หรือ Tax Invoice (ABB) โดยส่วนมากแล้วใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะใช้สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการค้าปลีก ซึ่งโดยส่วนมากแล้วราคาสินค้าและบริการจะต้องระบุข้อความว่า “รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม” หรือ VAT INCLUDED จะต่างกับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ที่บอกจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มด้วย

ใครบ้างที่ออกใบกำกับภาษีได้?

สำหรับผู้ที่ออกใบกำกับภาษีได้ ก็คือกิจการที่มีรายได้มากกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี โดยทางผู้ประกอบการต้องดำเนินการ และขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับทางกรมสรรพากรภายใน 30 วัน นับตั้งแต่วันที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาท ซึ่งการออกใบกำกับภาษี จะคำนวณจากภาษีขายแล้วหักด้วยภาษีซื้อ

ใบกำกับภาษี มีกี่ประเภท?

โดยทั่วไปแล้ว ทางกรมสรรพากรกำหนดให้ถือว่าเป็น “ใบกำกับภาษี” มีทั้งหมด 7 ประเภทหลัก ๆ โดยแบ่งเป็น 3 กลุ่มใหญ่ ๆ คือ
1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
2. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
3. เอกสารอื่น ๆ ที่ถือว่าเป็นใบกำกับภาษี
• ใบเพิ่มหนี้
• ใบลดหนี้
• ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด
• ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากร ที่ใช้สำหรับการชำระภาษีมูลค่าเพิ่ม
• ใบเสร็จรับเงินของกรมศุลกากร หรือกรมสรรพสามิต โดยนับเฉพาะส่วนที่เป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม

ทำความรู้จัก e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

สำหรับ e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ นั้น ก็คือใบกำกับภาษีที่ปรับจากรูปแบบกระดาษ ให้กลายเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีหน้าที่เหมือนกันกับใบกำกับภาษี แต่จะมีความแตกต่างกันก็คือ การระบุข้อมูลลงบนใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะต้องมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และต้องมีลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อใช้ยืนยันตัวตน และใช้รับรองความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด

ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice ภายในองค์กรหรือธุรกิจ

อย่างที่เราอธิบายไปในข้างต้นว่า ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกสั้น ๆ ว่า e-Tax Invoice ก็คือใบกำกับภาษีในรูปแบบหนึ่ง เพียงแค่เปลี่ยนจากการออกเอกสารในรูปแบบกระดาษ ให้กลายมาเป็นข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น โดยการใช้ e-Tax Invoice ยังมีข้อดีอื่น ๆ ด้วย ไม่ว่าจะเป็น

• ช่วยลดภาระงานขององค์กรหรือธุรกิจในการจัดเก็บเอกสาร เพราะเมื่อมีการส่งข้อมูลภาษีซื้อ – ภาษีขาย ให้กับทางสรรพากร ก็สามารถทำการจัดทำรายงานโดยอัตโนมัติ (Electronic VAT Report) ได้ทันที
• ช่วยลดต้นทุนในการจัดทำเอกสาร หรือใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษ
• มีความสะดวกในการใช้งาน และประหยัดพื้นที่มากกว่า
• มีความถูกต้องของข้อมูล ไม่เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสาร เพราะมีหมายเลขรับรองและลายมือชื่อดิจิทัลประกอบด้วย

ข้อมูลสำคัญ ที่ต้องระบุลงในใบกำกับภาษี และ e-Tax Invoice

ไม่ว่าจะเป็นการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบกระดาษ หรือแม้แต่การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งสำคัญคือ ต้องมีข้อมูลทุกอย่างที่ละเอียดและชัดเจน ดังต่อไปนี้

• มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่เด่นและเห็นชัด ซึ่งเป็นข้อความที่กฎหมายบังคับใช้ ที่ต้องมีระบุเอาไว้ในใบกับกับภาษีทุกรายการ
• มีชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอาการ ของผู้ประกอบการที่ออกใบกำกับภาษี
• ชื่อและที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ
• หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี หรือหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
• ชื่อ ชนิด ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าและบริการ (ถ้าเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะระบุว่าเป็นราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)
• จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณมาจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยให้แยกจากมูลค่าของสินค้าอย่างชัดเจน
• วัน เดือน ปี ที่ได้ออกใบกำกับภาษี
• ข้อความอื่น ๆ ที่อธิบดีกำหนด

ผู้ประกอบการสามารถออกใบกำกับภาษี และ e-Tax Invoice ได้ตอนไหน?

1. การออกใบกำกับภาษี เมื่อมีการขายสินค้า

โดยการขายสินค้าจะมี 2 กรณี คือ การส่งมอบสินค้าสำหรับการขายแบบทั่ว ๆ ไป และการชำระค่าสินค้า ด้วยการรูปแบบเงินมัดจำก่อนส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า ซึ่งหลักเกณฑ์ในการออกใบกำกับภาษี คือ
• การออกใบกำกับภาษี เมื่อมีการส่งมอบสินค้า โดยจะใช้สำหรับการขายสินค้าทั่ว ๆ ไป
• การออกใบกำกับภาษี ในกรณีที่มีการรับชำระสินค้าก่อนการส่งมอบสินค้า โดยกรณีนี้จะเกิดจากการรับชำระสินค้าด้วยรูปแบบเงินมัดจำ ถึงแม้ยังไม่ได้ส่งมอบก็ตาม
• ออกใบกำกับภาษี เมื่อมีการโอนกรรมสิทธิ์ในสินค้าให้ก่อนส่งมอบสินค้า

2. การออกใบกำกับภาษี จากการให้บริการ

สำหรับการออกใบกำกับภาษี จะใช้เมื่อการให้บริการเสร็จสิ้น และได้รับการชำระเงิน จากลูกค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขึ้นอยู่กับว่าสิ่งไหนเกิดขึ้นก่อน ซึ่งการออกใบกำกับภาษีจากการให้บริการ จะยึดตามจุดของการจ่ายเงินเป็นเกณฑ์ เพราะว่าการให้บริการ ไม่สามารถจับต้องได้เหมือนกับสินค้านั่นเอง

ทั้งนี้ หากท่านกำลังเผชิญปัญหาการจัดเตรียมเอกสารทางธุรกิจ หรือเอกสารทางบัญชี สามารถเลือกใช้บริการ SMEMOVE โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่จะช่วยให้การสร้างเอกสารทางบัญชีกลายเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็น การออกใบกำกับภาษี การทำใบเสนอราคา การทำใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และอื่น ๆ อีกมากมาย รวมถึงระบบการจัดการข้อมูลพนักงาน ที่ช่วยทำให้การทำงานของฝ่ายบุคคลนั้นง่ายมากขึ้น

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE
คู่มือการใช้งาน : HELP