ดูว่าเอกสารค่าใช้จ่ายแบบไหนจ่ายได้และจ่ายไม่ได้ ถ้าจ่ายไม่ได้ต้องลงโปรแกรมอย่างไร

ในการบันทึกค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในกิจการความถูกต้องคือสิ่งสำคัญโดยเฉพาะเอกสารที่จะต้องนำมาใช้ประกอบค่าใช้จ่ายของกิจการ ที่จำเป็นจะต้องทำให้เกิดความถูกต้องทุกกระบวนการ เพราะหากว่าหลักฐานประกอบค่าใช้จ่ายมีไม่เพียงพอ ก็จะไม่สามารถทำบัญชีได้

แต่ในความเป็นจริงปัญหานี้สามารถทำการแก้ไขได้ หากสามารถทำการพิสูจน์ได้ว่าค่าใช้จ่ายนี้ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อกิจการได้เกิดขึ้นจริง โดยกรมสรรพากรก็ได้เตรียมแนวทางให้กับผู้ที่กำลังประสบปัญหาในส่วนนี้อยู่ ซึ่งนั่นก็คือ “คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้” (www.rd.go.th) ที่จะเข้ามาช่วยให้คุณสามารถก้าวข้ามผ่านปัญหา และเป็นแนวทางในการปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง

กรณีที่จ่ายเพื่อประโยชน์ของกิจการ แต่หลักฐานการรับเงินมีไม่เพียงพอ

หากคุณได้ทำการจ่ายเพื่อประโยชน์ของกิจการในเรื่องต่างๆ แต่เอกสารการรับเงินที่ได้จากผู้ขาย หรือผู้ให้บริการมีไม่เพียงพอ คุณสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้เองโดยแยกออกเป็นหลายกรณี ดังนี้

1. กรณีที่ผู้รับเงินยินยอมที่จะออกใบรับเงิน ตามมาตรา 105 ทวิ ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน จะต้องมีรายละเอียดที่ระบุเป็นตัวเลขไทย หรือเลขอารบิก พร้อมอักษรภาษาไทยที่เขียนถึงจำนวนเงิน หากทำการซื้อ ขายระหว่างประเทศก็จำเป็นจะต้องระบุอักษรภาษาไทยกำกับไว้ด้วย นอกจากตัวเลขสิ่งสำคัญที่จำเป็นจะต้องถูกระบุก็มีอีกหลายส่วนดังนี้

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ที่ทำการออกใบรับเงิน
• ชื่อ ของผู้ที่ทำการออกใบรับเงิน
• เลขที่ของเอกสารของใบรับเงิน
• วันที่ที่ทำการออกใบรับเงิน
• จำนวนเงินที่ได้รับ
• รายละเอียดของรายการสินค้า (ชื่อสินค้า จำนวน ราคา)
• หากเป็นการซื้อ ขายสินค้าที่มีรูปแบบ หรือประเภทของสินค้าเป็นชนิดเดียวกัน ทุกครั้งที่มีการรับเงินจะต้องทำการระบุชื่อ และที่อยู่ไว้ในใบรับเงินของผู้ซื้อ

ตัวอย่างใบรับเงิน

2.  กรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถทำการออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ก็ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้ที่ทำการรับเงิน พร้อมยินยอมให้แนบเอกสารสำคัญอย่างสำเนาบัตรประชาชน มาประกอบกับเอกสาร “ใบสำคัญรับเงิน”

ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน

3. กรณีที่เป็นการจ่ายค่าสินค้า หรือบริการทั่วไปแต่ไม่สามารถทำการเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้ที่ทำการขายได้ ก็สามารถนำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” มาให้พนักงานขาย หรือผู้ให้บริการทำการรับรองการจ่ายเงินเหล่านั้น

ตัวอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

4. กรณีที่มีค่าใช้จ่ายแต่ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีระบุชื่อของผู้อื่นอย่างใบเสร็จค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา แต่กิจการสามารถพิสูจน์ได้ว่า ได้ทำการจ่ายจริงพร้อมมีหลักฐานอื่นๆ ที่แนบพร้อมมาไม่ว่าจะเป็นสัญญาเช่า ประกอบกับเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” ที่ระบุข้อมูลสำคัญๆ ดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของผู้ที่รับเงิน
• วันที่ที่ทำการจ่ายเงิน
• ประเภทหรือรายละเอียดของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
• รายมือชื่อผู้รับเงิน
• การลงนามอนุมัติจ่าย โดยผู้ที่มีอำนาจ

แต่ในกรณีนี้จำเป็นจะต้องแนบหลักฐานการจ่ายเงินเพิ่มเติมด้วยเช่น

• หลักฐานการจ่ายเงินอย่างสำเนาเช็คที่ระบุชื่อผู้รับเงิน หรือหลักฐานการตัดเงินผ่านบัญชีธนาคารต่างๆ แต่กรณีที่จ่ายเป็นเงินสด จะต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงินด้วยทุกครั้ง
• เอกสารการรายงานเพิ่มเติมในส่วนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างรายงานการประชุมที่มีการอนุมัติเป็นรายจ่ายได้ จดหมายอนุมัติจ่ายจากผู้บริหาร รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติ
• หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

เอกสารการจ่ายที่ไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายของกิจการ

1. รายจ่ายที่เกิดจากการใช้ส่วนตัว หรือการให้ผู้อื่นโดยเสน่หา
2. รายจ่ายที่ได้ทำการกำหนดขึ้นมาเอง โดยไม่ได้ทำการจ่ายจริง หรือรายจ่ายของรอบบัญชีอื่นๆ
3. รายจ่ายที่ไม่ใช่ของกิจการ หรือเพื่อทำกำไร
4. รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าได้ทำการจ่ายจริง

เมื่อได้ทราบกันไปแล้วว่าเอกสารค่าใช้จ่ายใดที่นำมาใช้เป็นค่าใช้จ่ายกิจการได้และเอกสารการจ่ายใดที่นำมาเป็นรายจ่ายกิจการไม่ได้ไปแล้ว ในขั้นตอนการลงบัญชีผ่านโปรแกรมลงบัญชีออนไลน์ SMEMOVE คุณก็สามารถทำได้ง่าย ดังนี้

1. เข้าไปที่เมนูซื้อ เลือกหัวข้อใบรับสินค้า และเลือกรายการที่ไม่สามารถจ่ายได้ (ต้องผ่านขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อก่อน)

2. เลือกที่ใบสำคัญจ่าย และคลิกที่คำสั่งสร้างใบรับสินค้าตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่ปรากฏขึ้นมา

3. ตรวจสอบรายละเอียดและระบุข้อมูลเพิ่มเติม คลิกเลือกที่คำสั่งอื่น ๆ พร้อมเลือกที่หัวข้อภาษีต้องห้าม

4. เมื่อระบุข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่คำสั่งบันทึกเพื่อจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดลงบัญชี

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP