เงินสดย่อยและเงินกู้ยืมกรรมการใช้แยกกันอย่างไร

ก่อนหน้านี้หากใครได้ติดตามบทความดี ๆ ของ SMEMOVE อยู่ คงจะได้อ่านบทความเกี่ยวกับเงินกู้ยืมกรรมการกันไปแล้ว และคงจะเข้าใจเรื่องราวเกี่ยวกับเงินกู้ยืมกรรมการอยู่ไม่น้อย แต่ท่านทราบหรือไม่ว่าทางบัญชีหรือทางธุรกิจบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการและเงินสดย่อยนั้นมีลักษณะคล้ายคลึงกัน เพราะทั้งสองบัญชีเป็นเงินของกิจการที่คนในกิจการนำไปใช้จ่าย

แต่จะต่างกันตรงที่หากกิจการใดมีบัญชีเงินกู้ยืมภายในกิจการ กิจการนั้นอาจพบเจอปัญหาในอนาคตได้ แต่นี่ไม่ใช่ปัญหาหากท่านเข้าใจเกี่ยวกับเงินสดย่อยและเงินกู้ยืมกรรมการมากขึ้น โดยเฉพาะผู้ที่เริ่มต้นทำธุรกิจซึ่งควรเรียนรู้เรื่องราวเกี่ยวกับความแตกต่างทางบัญชีทั้งสองไว้  

เงินสดย่อยคืออะไร

เงินสดย่อย คือ เงินสดของกิจการที่จัดทำขึ้นมา เพื่อควบคุมเงินสดภายในกิจการที่ทำให้เกิดความสะดวกสำหรับการใช้จ่ายเล็กน้อยภายในกิจการ เช่น ค่าไปรษณียากร ค่าซ่อมแซม ค่าขนส่งสินค้า ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ตลอดจนการใช้จ่ายภายในกิจการที่ไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารเพื่อยื่นขออนุมัติจากเจ้านาย

วิธีการทำบัญชีเงินสดย่อย

การจัดการบัญชีเงินสดย่อย สิ่งแรกที่ท่านจะต้องทำคือการกำหนดจำนวนเงินสดย่อย โดยประเมินจากค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด หรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในแต่ละเดือนว่ามีจำนวนมากน้อยแค่ไหน หากเริ่มกิจการใหม่ ก็กำหนดจำนวนเงินสดย่อยตามขนาดของกิจการ หากกิจการเล็กแบบ SMEs ก็กำหนดไว้สักเดือนละ 5,000, 10,000, 15,000 บาทต่อสัปดาห์หรือต่อเดือน

เมื่อกำหนดจำนวนเงินสดย่อยได้แล้ว ต่อมาให้กำหนดตัวผู้ที่มีหน้าที่ในการรับผิดชอบถือเงินสดย่อยจำนวนนี้ไว้ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานหรือเจ้าของกิจการก็ย่อมได้ กำหนดเวลาที่เบิก เช่น เบิกทุกวันอังคาร เบิกทุกวันที่ 15 ของเดือน ก็แล้วแต่ความสะดวกของกิจการ ในขั้นตอนการเบิก ผู้เบิกจำเป็นต้องมีเอกสารยืนยันการเบิก อาจเป็นใบเสร็จพร้อมใบเบิกเงินสดย่อย เพื่อให้ผู้ถือเงินสดย่อยมีหลักฐานในการเบิกจ่าย

ผลกระทบที่เงินสดย่อยมีต่อกิจการ

– เงินสดย่อยช่วยลดเวลาในการทำงาน ภาระหน้าที่ในการเซ็นเอกสาร อนุมัติเอกสารการจ่ายเงินเล็กน้อยภายในกิจการ

– ทำให้กิจการมีระบบการบริหารงานภายในที่มีประสิทธิภาพ

– ป้องกันปัญหาเจ้าของกิจการหรือหุ้นส่วนนำเงินภายในกิจการไปใช้ส่วนตัว

– ช่วยให้การจัดการงานด้านการเงินเป็นไปอย่างมีระเบียบ แบ่งแยกเป็นสัดส่วน

เงินกู้ยืมกรรมการคืออะไร

เงินกู้ยืมกรรมการ คือ เงินที่กรรมการได้กู้ยืมเงินภายในกิจการไป โดยกรรมการที่กู้ยืมเงินไปมีหน้าที่ในการชำระหนี้สินพร้อมดอกเบี้ยตามที่ได้กำหนดไว้ ลักษณะที่ทำให้เกิดบัญชีกู้ยืมเงินกรรมการคือการที่กรรมการกู้ยืมเงินภายในกิจการไปใช้ส่วนตัว ซึ่งมักจะมีการเบิกโดยไม่แสดงหลักฐานการนำเงินไปใช้ หรืออีกกรณีคือการที่นักบัญชีสรุปบัญชีไม่ลงตัว เงินส่วนที่ขาดหายไปจะนำมาใส่ไว้ที่เงินกู้ยืมกรรมการ ซึ่งจะแตกต่างจากเงินสดย่อยที่จำเป็นต้องมีวัตถุประสงค์และหลักฐานการขอเบิกที่ชัดเจนก่อนเบิกเสมอ

แม้ว่าเงินกู้ยืมกรรมการจะเป็นบัญชีที่มีโอกาสสร้างความวุ่นวายให้กับกิจการอยู่ไม่น้อย แต่ท่านสามารถป้องกันความวุ่นวายจากบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการได้ ดังนี้

– สาเหตุที่ทำให้เกิดบัญชีกู้ยืมกรรมการ คือ การจดทะเบียนบริษัทโดยมีทุนจดทะเบียนน้อยกว่าจำนวนทุนจริง วิธีแก้ปัญหาในข้อนี้ก็ง่าย ๆ เพียงแค่ท่านจดทะเบียนบริษัทตามจำนวนทุนจริงที่มี ไม่จำเป็นต้องจดตามแบบทุนนิยม 1,000,000 บาท

– แยกเงินออกเป็นสัดส่วน เงินส่วนตัวควรเก็บไว้ส่วนตัว เงินกิจการให้เก็บไว้กับส่วนของกิจการ เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารและจัดการ

– การใช้จ่ายภายในกิจการควรใช้เงินภายในกิจการ หรือนำเงินสดย่อยมาใช้งาน ไม่ควรนำเงินส่วนต่อมาใช้จ่ายแทน เพราะจะมีผลทางบัญชีหากการจัดการไม่ดีพอ

– การใช้จ่ายหรือการเบิกใช้เงินของกรรมการควรเป็นไปตามความเหมาะสม หากกรรมการต้องการเงินภายในกิจการไปใช้แบบส่วนตัวก็ควรทำให้ถูกต้อง อย่างการจ่ายออกมาให้กรรมการในลักษณะของเงินปันผล ค่าตอบแทน โดยมีเอกสารรับรอง

อ่านมาถึงตรงนี้คุณคงจะเข้าใจแล้วว่าเงินกู้ยืมกรรมการและเงินสดย่อยคล้ายกันในด้านใด และแตกต่างกันอย่างไร จากนี้หากคุณต้องการเริ่มต้นกิจการเป็นของตัวเอง ก็อย่าลืมนำความรู้ในส่วนนี้ไปปรับใช้ในการดำเนินงานของ และอย่าลืมใช้โปรแกรมบัญชี SMEMOVE ที่จะช่วยให้งานคุณสะดวกสบาย และประหยัดค่าใช้จ่ายในการทำเอกสารทางบัญชีต่าง ๆ เพื่อจะได้นำเวลาที่เหลือไปพัฒนาธุรกิจคุณให้ดียิ่งขึ้น

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP