นักบัญชีดูเลย! การส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร อัปเดตปี 2568

ในการส่งงบการเงินของนิติบุคคลทุกครั้ง สิ่งที่นักบัญชีต้องรู้จักและคุ้นชินกันเป็นอย่างดีคือ “หนังสือยืนยันยอดธนาคาร” ที่จะต้องเตรียมแบบฟอร์มให้กับผู้ตรวจสอบบัญชี รวมถึงการจัดส่งเอกสารและติดตามเอกสารกับทางธนาคาร เพราะฉะนั้น มาทำความรู้จักกันว่าหนังสือยืนยันยอดคืออะไร ทำหน้าที่อย่างไรบ้าง แล้วขั้นตอนการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ปี 2568 ต้องทำยังไงบ้าง เพื่อทำให้การส่งงบการเงินไม่มีปัญหา

หนังสือยืนยันยอดธนาคาร คืออะไร?

คำว่า หนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation) คือ เอกสารที่ทางผู้สอบบัญชีต้องจัดส่งธนาคาร เพื่อให้ธนาคารตอบกลับมาว่า ณ วันสิ้นงวดบัญชี ธุรกิจหรือนิติบุคคลนั้น ๆ มีเปิดอะไรกับธนาคารบ้าง มียอดเงินคงเหลือเท่าไหร่และที่สำคัญคือ บอกรายละเอียดหนี้สินรวมถึงภาระผูกพันอื่น ๆ ที่มี

โดยจะครอบคลุมทั้งเงินกู้ยืม กรมธรรม์ค้ำประกัน และทรัพย์สินที่นำไปใช้ค้ำประกัน เรียกง่าย ๆ ว่า หนังสือยืนยันยอดธนาคารจะมีข้อมูลที่ครบถ้วนและครอบคลุมทุกบัญชี ทุกผลิตภัณฑ์ ตามมาตรฐานของสมาคมธนาคารไทย และสภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์กำหนด

การส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้า และเจ้าหนี้การค้า

นอกจากการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารแล้ว ยังมีการส่งหนังสือยืนยันยอดลูกหนี้การค้าและเจ้าหนี้การค้าด้วยเช่นกัน เพราะจะเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทได้ด้วย โดยจะเป็นการทำหนังสือยืนยันยอดคงเหลือระหว่างบริษัทกับบุคคลที่ 3 ซึ่งหลักการจะเหมือนกับการส่งให้กับธนาคาร แต่ว่าไม่ได้มีแบบฟอร์มที่ตายตัว เพียงแค่มีข้อมูลที่ครบถ้วนเท่านั้น

• เอกสารฟอร์มจะต้องระบุยอดคงเหลือตามบัญชีบริษัท และส่วนตอบให้ผู้ยืนยันยอดใส่ตัวเลขตามบัญชี
• ในการทำแบบฟอร์มควรแนบรายละเอียดยอดคงเหลือให้ตรงกัน เช่น รายการใบแจ้งหนี้ต่าง ๆ
• การจัดส่งควรแนบซองจดหมายตอบกลับที่ติดแสตมป์เอาไว้ให้เรียบร้อย และอย่าลืมเก็บเลข Tracking Number เอาไว้ติดตามเอกสารด้วย

ขั้นตอนการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ปี 2568

1. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร

สำหรับแบบฟอร์มคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation Request Form) ที่ในทุก ๆ ปี จะมีการอัปเดตแบบฟอร์มใหม่เสมอ โดยนักบัญชีสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มหนังสือยืนยันยอดธนาคาร ทั้งเวอร์ชันภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้ที่เว็บไซต์ของสภาวิชาชีบัญชี หรือที่ https://www.tfac.or.th

2. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มให้ถูกต้อง

โดยข้อมูลภายในแบบฟอร์มของหนังสือยืนยันยอดธนาคาร จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ คือ ข้อมูลลูกค้า และข้อมูลของผู้สอบบัญชี ซึ่งผู้สอบบัญชีจะต้องระบุข้อมูลให้ครบถ้วน ทั้งเลขทะเบียนนิติบุคคล, วันรอบบัญชีสิ้นสุด, บัญชีสำหรับหักค่าธรรมเนียม, ลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนาม รวมถึงตราประทับนิติบุคคล (ถ้ามี)

ส่วนข้อมูลของผู้สอบบัญชี จะต้องอ้างอิงเลขที่อ้างอิงเอกสาร และระบุข้อมูลการติดต่อหรือชื่อสำนักงานให้ครบถ้วน หากผู้สอบบัญชีเป็นอิสระ และใช้อีเมลส่วนตัวสำหรับการติดต่อ ทางธนาคารจะไม่ตอบกลับทางอีเมล เพราะฉะนั้น จะต้องขอรับเอกสารทางไปรษณีย์แทน

3. แนบฟอร์มตอบกลับ

นอกจากการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มหนังสือยืนยันยอดธนาคารแล้ว ผู้สอบบัญชีต้องแนบฟอร์มตอบกลับเข้าไปด้วย เพื่อให้เจ้าหน้าที่ธนาคารเห็นตัวอย่างและรู้ว่าผู้สอบบัญชีต้องการข้อมูลในส่วนไหนบ้าง สามารถแนบแบบฟอร์มได้ทั้งธุรกรรมที่มีสถานะคงอยู่ และธุรกรรมที่มีการปิดบัญชีระหว่างงวด

4. จัดส่งคำขอหนังสือยืนยันยอดธนาคาร

เมื่อเตรียมข้อมูลและกรอกข้อมูลทุกอย่างครบถ้วนเป็นที่เรียบร้อยแล้ว การจัดส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคารจะต้องจ่าหน้าซองถึงผู้สอบบัญชีพร้อมติดแสตมป์ และใช้ซองตามขนาดที่ธนาคารกำหนด ส่วนธนาคารบางแห่งจะมีซองของตนเอง ไม่จำเป็นต้องแนบซองไปด้วย เพียงแค่ต้องตรวจสอบขั้นตอนและรายละเอียดจากธนาคารอีกครั้ง โดยการจัดส่งเอกสารบางธนาคารจะกำหนดให้ส่งไปสำนักงานใหญ่แทน แต่บางแห่งสามารถส่งไปสาขาที่ทำการได้

หมายเหตุ: ธนาคารบางแห่งจะให้ระบุข้อมูลด้วยว่า วัน เดือน ปี ของข้อมูลที่ต้องการให้ธนาคารยืนยันยอดคือวันไหน เช่น การขอหนังสือยืนยันยอดธนาคารกสิกร ที่สามารถระบุวันที่ต้องการข้อมูลได้ และสามารถดำเนินการขอหนังสือรับรองทางการเงินผ่าน eBC Platform ได้

สรุป

สำหรับการส่งหนังสือยืนยันยอดคงเหลือ หรือ หนังสือยืนยันยอดธนาคาร ถือว่าเป็นขั้นตอนสำคัญของการตรวจสอบข้อมูลการเงินแบบครบถ้วนของผู้สอบบัญชี ที่ทางบริษัทหรือนิติบุคคลจะต้องให้ความร่วมมือ และจะต้องเร่งดำเนินการตามกำหนดการปิดงบการเงิน พร้อมดำเนินการส่งงบการเงิน เพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้า และได้รับข้อมูลจากทางธนาคารอย่างครบถ้วนนั่นเอง

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP