ต้นทุน VS ค่าใช้จ่าย บริหารจัดการยังไง ไม่ให้ธุรกิจขาดทุน?

สำหรับการบริหารธุรกิจ สิ่งที่ต้องแยกให้ได้คือ  ระหว่าง “ต้นทุน” กับ “ค่าใช้จ่าย” มีความแตกต่างกันอย่างไรบ้าง เพราะส่งผลต่อการวิเคราะห์งบกำไรขาดทุนของธุรกิจโดยตรง เพราะฉะนั้น เราจะพาคุณมาทำความรู้จักกับ “ต้นทุน” กับ “ค่าใช้จ่าย” กันให้มากขึ้น พร้อมแยกประเภทของค่าใช้จ่ายทั้งหมดฉบับเข้าใจง่าย

“ต้นทุน” กับ “ค่าใช้จ่าย”​ คืออะไร ต่างกันยังไง?

จริง ๆ แล้วคำว่าต้นทุน มาจากคำว่า “ต้นทุนขาย” หรือ Cost of Goods Sold ที่ใช้ในการดำเนินกิจการ ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของ “ค่าใช้จ่าย” ของกิจการทั้งหมด แต่ต้นทุนในที่นี้ ในงบกำไรขาดทุนจะหมายรวมไปถึงต้นทุนขายสินค้า และต้นทุนการให้บริการ ซึ่งต้นทุนก็คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการผลิตหรือการได้มาซึ่งสินค้านั้น ๆ หากไม่มีการผลิตหรือซื้อสินค้ามาขายก็จะไม่มีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้

ส่วนคำว่า “ค่าใช้จ่าย” ที่อยู่ในงบกำไรขาดทุนของบริษัท ก็คือค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่กิจการต้องจ่าย (รวมถึงต้นทุน) ซึ่งตามปกติแล้วจะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ “ค่าใช้จ่ายคงที่” และ “ค่าใช้จ่ายผันแปร” ซึ่งเจ้าของธุรกิจสามารถหาจุดคุ้มทุนของธุรกิจตนเองได้ จากการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายทั้ง 2 กลุ่มนี้อย่างละเอียด

“จำง่าย ๆ เลยก็คือ ต้นทุนขาย = ค่าใช้จ่ายที่ทำให้พร้อมขายหรือให้บริการ”

ประเภทต้นทุนขายของธุรกิจ

ริงอยู่ที่ว่าในการยื่นงบกำไรขาดทุน ต้นทุนจะถูกแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ ต้นทุนขายสินค้า และต้นทุนการให้บริการ แต่ในมุมของการดำเนินกิจการ เจ้าของกิจการจะต้องแบ่งประเภทของต้นทุนตามความผันแปรออกมาก่อน เพื่อทำให้เห็นต้นทุนที่แท้จริงของธุรกิจ และทำให้บันทึกบัญชี รวมถึงทำงบกำไรขาดทุนได้อย่างถูกต้อง

1. ต้นทุนคงที่

สามารถจำแนกต้นทุนคงที่ออกมาเป็น ค่าเสื่อมราคาของเครื่องจักร อุปกรณ์ของกิจการ ค่าเช่าโรงงาน และค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์และเครื่องจักร เช่น หากเป็นธุรกิจร้านกาแฟ ต้นทุนคงที่ในที่นี้คือ เครื่องบดกาแฟ เครื่องชงกาแฟ เครื่องปั่น ฯลฯ

2. ต้นทุนผันแปร

ส่วนมากแล้วต้นทุนผันแปรของกิจการจะเกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้า เช่น ค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงานพนักงานที่อยู่ในฝ่ายผลิตหรือจัดทำสินค้า ค่าบรรจุภัณฑ์ ค่าน้ำ ค่าไฟ ฯลฯ อย่างเช่น หากเป็นธุรกิจร้านกาแฟ ต้นทุนผันแปรในกรณีนี้ก็คือ เมล็ดกาแฟ แก้วกาแฟ หลอด เป็นต้น ซึ่งต้นทุนผันแปรบางครั้งก็กลายเป็นต้นทุนแฝงโดยที่เราไม่รู้ตัว

ประเภทของค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจต้องรู้

1. ค่าใช้จ่ายคงที่

ค่าใช้จ่ายคงที่ถือเป็นค่าใช้จ่ายหลัก ๆ ของกิจการ ที่ถูกกำหนดเอาไว้แล้วว่าต้องจ่ายเท่าไหร่ จ่ายวันไหน โดยส่วนมากจะต้องจ่ายด้วยจำนวนเงินเท่าเดิมในทุก ๆ เดือน เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่า ค่าประกัน ค่าเสื่อมราคา โดยเป็นค่าใช้จ่ายที่เจ้าของธุรกิจสามารถควบคุมหรือวางแผนได้ เพราะไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ไหน ก็ยังเป็นค่าใช้จ่ายที่ Fixed Cost เอาไว้อยู่แล้ว

2. ค่าใช้จ่ายผันแปร

สำหรับค่าใช้จ่ายผันแปร ก็คือค่าใช้จ่ายที่จะแปรผันไปตามการขายหรือการให้บริการ เช่น หากสินค้าขายดีมากขึ้น ก็ต้องจ่ายค่าวัตถุดิบหรือต้นทุนการผลิตสินค้ามากขึ้น โดยรวมไปถึงค่าจ้างพนักงาน ค่าโอที ค่าน้ำ ค่าไฟ ฯลฯ เพราะฉะนั้น ค่าใช้จ่ายผันแปรจึงไม่สามารถกำหนดได้ตายตัวเหมือนกับค่าใช้จ่ายคงที่ เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถเพิ่มขึ้นหรือลดลงได้เสมอ

การบันทึกบัญชีต้นทุน และค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของธุรกิจ

การบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายของธุรกิจ จะเห็นได้เลยว่าในงบกำไรขาดทุน จะรวมต้นทุนเอาไว้ในส่วนของค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน เพราะฉะนั้น นักบัญชีหรือเจ้าของกิจการจะต้องบันทึกบัญชีให้ครบ และแยกประเภทของต้นทุนออกจากค่าใช้จ่ายให้ละเอียด เช่น

1. ต้นทุนการขายสินค้า

1) กิจการซื้อมาขายไป

• ต้นทุนขาย = สินค้าคงเหลือตามงวด + ซื้อ – สินค้าคงเหลือปลายงวด

2) กิจการผลิตเพื่อขาย

• ต้นทุนการผลิต = วัตถุดิบทางตรงที่ใช้ไป + ค่าแรงงานทางตรง + ค่าใช้จ่ายการผลิต
• ต้นทุนสินค้าสำเร็จรูป = งานระหว่างทำต้นงวด + ต้นทุนการผลิต – งานระหะว่างทำปลายงวด
• ต้นทุนขาย = สินค้าสำเร็จรูปต้นงวด + ต้นทุนการผลิตสินค้าสำเร็จรูป – สินค้าสำเร็จรูปปลายงวด

2. ต้นทุนการให้บริการ

จะประกอบไปด้วย ค่าแรงงาน และต้นทุนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการให้บริการ รวมถึงบุคลากรที่มีส่วนควบคุมและดูแล ตลอดจนต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการ ซึ่งต้นทุนการให้บริการถือว่าเป็นรายจ่ายของกิจการ เว้นแต่ค่าใช้จ่ายต้องห้ามเท่านั้น

3. ค่าใช้จ่าย

• ค่าใช้จ่ายผู้มีเงินได้พึงประเมิน ม.40(1), ม.40(2) และ ม.40(6) หรือก็คือค่าใช้จ่ายคงที่ ที่จำแนกไว้ในข้างต้นนั่นเอง
• ค่าเช่า ไม่ว่าจะเป็น เช่าอาคาร บ้าน โรงเรือน สิ่งปลูกสร้าง ฯลฯ
• ค่าจ้างทำของที่เข้าเกณฑ์ลักษณะเป็นเงินได้พึงประเมิน ม.40(7) หรือ (8)
• ค่าขนส่ง โดยรวมทั้งค่าขนส่งเข้า และค่าขนส่งออก
• ค่าโฆษณา
• ค่าส่งเสริมการขาย
• รายจ่ายอื่น ๆ อาทิ ค่าไฟฟ้า ค่าประปา ค่าโทรศัพท์ ค่าภาษีธุรกิจเฉพาะ และค่าธรรมเนียมธนาคาร

สรุป

สำหรับต้นทุนและค่าใช้จ่าย ถือว่าเป็นหนึ่งในประเด็นที่เจ้าของธุรกิจต้องทำความเข้าใจ และแยกประเภทให้ละเอียด เช่นเดียวกับฝ่ายบัญชี ที่ต้องบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง เพื่อให้เกิดผลดีต่อการทำงบกำไรขาดทุนของบริษัท ซึ่งการรู้ต้นทุนทั้งหมดก็จะทำให้ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดี รู้ว่าปัญหาของบริษัทคืออะไร ต้นทุนการผลิตสูงไปไหม หรือว่าค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการสูงมากเกินไป เพื่อให้แก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างถูกจุดนั่นเอง

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP