แจกสูตร “การวางระบบบัญชีที่ดี” สำหรับธุรกิจ SMEs ฉบับมืออาชีพ

การทำธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ สิ่งสำคัญไม่แพ้การทำแผนธุรกิจ คือ “การวางระบบบัญชี” เพราะหากวางไม่เป็นระบบตั้งแต่แรก ๆ ก็อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้ โดยเฉพาะการควบคุมเรื่องเงินและ Cashflow ของธุรกิจ เพราะฉะนั้น มาเจาะลึกกันว่า การวางระบบบัญชีมีกี่ประเภท แล้วมีอะไรบ้าง แล้วควรวางระบบยังไงให้ตอบโจทย์กับธุรกิจ 

การวางระบบบัญชี คืออะไร? 

การวางระบบบัญชี (Accounting System) คือ การจัดโครงสร้างการดำเนินงานภายในองค์กรด้านการเงินและบัญชีให้มีมาตรฐาน เป็นระบบที่ชัดเจน มีระเบียบที่ปฏิบัติในทางเดียวกัน ที่สำคัญคือ เอื้อต่อการตรวจสอบและสอดคล้องกับการปฏิบัติงานของทุกส่วน โดยรวมทั้งภายในและภายนอกกิจการ เพื่อทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จากระบบบัญชีที่วางเอาไว้ตั้งแต่แรก  

โดยการวางระบบบัญชีที่ดี ไม่มีหลักเกณฑ์หรือกฎที่ตายตัว เพราะการวางระบบบัญชี จะต้องยึดตามหลักการดำเนินงานขององค์กร เพื่อดูว่าระบบบัญชีนั้นเหมาะสมหรือสอดคล้องกับการดำเนินงานหรือไม่ แต่สุดท้ายแล้วการวางระบบบัญชีที่ดี จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ต้องทำงานด้านการเงิน และเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของงานด้านบัญชี 

การวางระบบบัญชี มีกี่ประเภท?

1. ระบบบัญชีแบบบันทึกด้วยมือ

สำหรับการวางระบบบัญชีแบบบันทึกด้วยมือ (Manual Accounting System) เป็นระบบแบบเดิมที่ใช้การจดบันทึกข้อมูลลงในเอกสาร เช่น สมุดบันทึกบัญชี โดยระบบบัญชีแบบนี้ใช้ทุนน้อย ไม่ต้องใช้อุปกรณ์เยอะ เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก ที่มีการทำธุรกรรมไม่มากเกินไป ข้อจำกัดคือ โอกาสผิดพลาดสูง โดยเฉพาะการเกิด Human Error เพราะฉะนั้น การวางระบบบัญชีแบบนี้จะนิยมกับธุรกิจซื้อมาขายไป หรือกลุ่มธุรกิจร้านโชห่วย เป็นต้น

2. ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์

การวางระบบบัญชีแบบคอมพิวเตอร์ ก็คือการนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ในการบันทึกบัญชี และประมวลผลข้อมูลทางการเงิน มีความแม่นยำและรวดเร็วในการบันทึกข้อมูล ครอบคลุมการใช้งานสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ ตอบโจทย์ธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องการใช้ระบบบัญชีของตนเอง แต่ข้อจำกัดคือ มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ทั้งการลงทุนพัฒนาซอฟต์แวร์ อุปกรณ์ต่าง ๆ รวมถึงการอบรมบุคลากร

3. ระบบบัญชีออนไลน์แบบคลาวด์

อีกหนึ่งระบบบัญชีที่ได้รับความนิยม คือ ระบบบัญชีออนไลน์ ที่ทำงานผ่านระบบอินเทอร์เน็ต จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและ Real Time กว่า ตอบโจทย์ธุรกิจหลากหลายรูปแบบ โดยเฉพาะธุรกิจ SME หรือแม้แต่ธุรกิจ Startup ที่อยากใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่ใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยาก ที่สำคัญคือ เจ้าของธุรกิจสามารถเข้าถึงข้อมูลทางบัญชีได้ตลอดเวลา โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศเสมอไป

องค์ประกอบของการวางระบบบัญชี

1. เอกสารทางธุรกิจ และหลักฐานทางบัญชี 

การวางระบบบัญชีที่ดี อันดับแรกต้องมีการวางรูปแบบของเอกสารทางธุรกิจเอาไว้อย่างครอบคลุม เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีนั่นเอง โดยสามารถแยกได้หลายแบบ อาทิ 

• เอกสารที่บุคคลภายนอกจัดทำให้กับกิจการ เช่น ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, ใบกำกับภาษีซื้อ และใบส่งของ 
• เอกสารที่ทางบัญชีจัดทำเพื่อออกให้กับบุคคลภายนอก เช่น ใบเสนอราคา, ใบสำคัญรับ, ใบสำคัญจ่าย, ใบเสร็จรับเงิน, ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีขาย 
• เอกสารที่ใช้ภายในกิจการ เช่น PR, PO, GR, ใบเบิกทดรองจ่าย, ใบเบิกค่าเดินทาง และใบเบิกวัสดุอุปกรณ์ภายในองค์กร 

สำหรับเอกสารทางธุรกิจหรือเอกสารที่ใช้ในระบบบัญชี ควรมีเลขที่กำกับอย่างชัดเจน เพื่อให้ค้นหาเอกสารได้ง่าย และควรมีการบันทึกเอกสารไว้ใน Cloud เพื่อป้องกันการสูญหาย ทั้งนี้ รูปแบบของเอกสารที่ใช้ในระบบบัญชี ควรเป็นไปตามเกณฑ์หรือมาตรฐานทางบัญชี เพื่อให้เอกสารนั้นมีผลทางกฎหมายอย่างสมบูรณ์

2. การวางนโยบายบัญชีให้สอดคล้องกับธุรกิจ 

การวางระบบบัญชีที่ดีของทุก ๆ ธุรกิจ ต้องเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับการปฏิบัติงานภายในองค์กร โดยเฉพาะนโยบายทางบัญชีที่ต้องตรงตามมาตรฐานรายงานทางบัญชี และตามหลักการบัญชีรับรอง สัมพันธ์กับนโยบายของธุรกิจ

3. การปฏิบัติงานทางด้านบัญชี 

เรียกง่าย ๆ ก็คือ ขั้นตอนการทำงานที่กำหนดไว้เป็นมาตรฐาน ที่ครอบคลุมทุกกิจกรรมภายในองค์กร โดยการปฏิบัติงานจะต้องมีคู่มือและเอกสารแบบฟอร์มชัดเจน ซึ่งบางองค์กรก็ต้องมีแผนผังทางเดินของเอกสารเอาไว้ด้วย เพื่อให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือทำงานในส่วนนี้เข้าใจขั้นตอนและกระบวนการทั้งหมด 

4. เครื่องมือที่ใช้สำหรับดำเนินงาน 

โดยปกติแล้วการวางระบบบัญชี จะต้องมีอุปกรณ์สำนักงานที่สามารถรองรับการทำบัญชีได้ เช่น บางองค์กรก็ต้องใช้โปรแกรมบัญชีควบคู่กับระบบ POS รวมถึงเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เป็นต้น

5. บุคลากรที่ใช้งานระบบบัญชี 

ถึงแม้ว่างานด้านบัญชีจะเกี่ยวข้องกับนักบัญชีโดยตรง แต่จริง ๆ แล้วการวางระบบบัญชี จะเกี่ยวข้องกับฝ่ายบริหารและนักพัฒนาระบบด้วย เพื่อให้ออกแบบระบบหรือซอฟต์แวร์ที่ตรงกับความต้องการของงานด้านบัญชี เช่นเดียวกันกับฝ่ายบริหาร ที่ต้องมีการจัดสรรงบประมาณและการสนับสนุนทรัพยากร 

วางระบบบัญชีไว้ดี ดีต่อธุรกิจอย่างไรบ้าง?

การวางระบบบัญชีที่ดี ไม่ได้ช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานอย่างเป็นระบบเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การทำบัญชีมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ ทั้งยังมีประโยชน์ในด้านอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น 

• เมื่อธุรกิจมีระบบบัญชีที่น่าเชื่อถือ มีรายงานงบการเงินที่ถูกต้อง ก็สามารถนำไปขอสินเชื่อกับธนาคารได้ 
• สามารถนำไปคำนวณและวางแผนทางภาษี เมื่อต้องยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลในแต่ละครั้ง เช่น ภาษีครึ่งปี หรือการยื่นแบบ ภ.ง.ด.51 
• นำไปจัดทำรายงานทางภาษี ตามที่ข้อกฎหมายกำหนดได้อย่างถูกต้อง 
• สามารถนำไปเปรียบเทียบหรือทำรายงานงบประมาณ เพื่อนำไปสู่การวางแผนธุรกิจได้ 
• ป้องกันข้อผิดพลาดทางบัญชี และด้านการเงินขององค์กร เพราะสามารถตรวจสอบได้ 
• ป้องกันการทุจริต รวมถึงความปลอดภัยของข้อมูลไม่ให้ถูกขโมยหรือถูกทำลาย
• หากมีระบบบัญชีที่ดี จะส่งผลให้การสื่อสารภายในองค์กรง่ายกับทุก ๆ ฝ่าย 
• ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน เช่น ข้อมูลลูกค้า คู่ค้า รายงานทางการเงิน งบดุล เป็นต้น  

ใช้ระบบบัญชีผ่านคลาวด์ ด้วยโปรแกรมบัญชี SMEMOVE 

สำหรับธุรกิจที่อยากวางระบบบัญชีให้ดี มีมาตรฐาน ได้รับการรับรอง และถูกต้องตามประมวลกฎหมาย เพียงเลือกใช้โปรแกรมบัญชี SMEMOVE ก็สามารถวางระบบบัญชีได้ง่าย ๆ ตอบโจทย์กับธุรกิจทุกขนาด สามารถทดลองใช้ได้ฟรี หรือจะเลือกจ่ายแพ็กเกจเริ่มต้น 199 บาท ก็ใช้งานได้อย่างครอบคลุม ทั้งงานด้านบัญชี การบันทึกบัญชีบนคลาวด์ และที่ขาดไม่ได้คือ ระบบ HR ที่ใช้งานง่ายและครบ จบ ในที่เดียว  

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP