ใบสำคัญจ่าย เอกสารสำคัญในการทำธุรกิจที่คุณควรรู้

ในการทำธุรกิจแน่นอนว่าคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงการพบเจอกับเอกสารต่างๆ ได้อยู่แล้ว ดังนั้นในวันนี้ SMEMOVE ก็จะกลับมาพบกับทุกคนด้วยเรื่องราวความรู้ดีๆ เกี่ยวกับเอกสารสำคัญในการทำธุรกิจที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้อย่างใบสำคัญจ่าย เอกสารสำคัญที่นอกจากจะเป็นเอกสารที่ต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจแล้ว ก็ยังมีเรื่องความสำคัญในด้านอื่นๆ ด้วยแต่จะมีอะไรบ้างตามมาอ่านไปพร้อมๆ กันเลยค่ะ

ใบสำคัญจ่ายคืออะไร

ใบสำคัญจ่าย หรือ Payment Voucher เป็นเอกสารสำคัญในการทำบัญชีที่แสดงหลักฐานการจ่ายเงินให้กับผู้ขาย เพื่อใช้ในการอนุมัติการจ่ายเงิน ตัวเอกสารใบสำคัญจ่าย จะแสดงข้อมูลผู้รับเงิน ผู้จ่ายเงิน ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ รวมถึงรายการบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชี สำหรับการอนุมัติการจ่ายเงิน เมื่อมีการชำระเงินตามจำนวนแล้วก็ต้องทำการแนบเอกสารประกอบการจ่ายเงินต่างๆ เช่นใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบส่งของเพื่อเป็นหลักฐานในการจ่ายว่าเราได้มีการจ่ายจริงด้วย

กรณีที่ได้รับบิล ใบเสร็จรับ หรือเงินใบกำกับภาษีที่ระบุชื่อของผู้อื่นมาไม่ว่าจะเป็นค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ นั้นจะต้องมีการแนบหลักฐานการจ่ายเงินที่น่าเชื่อถือ ที่สามารถพิสูจน์ หรือใช้ในการแสดงหลักฐานได้ว่าตัวกิจการเป็นผู้จ่ายเงินจริง ไม่ว่าจะเป็นหลักฐานการโอนเงิน สัญญาในการเช่าพื้นที่หรือสถานที่ สำเนาใบโอนเงินธนาคาร หลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติพร้อมลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่าย หรือรายงานการประชุมที่มีมติให้อนุมัติเป็นรายจ่าย เป็นหลักฐานประกอบ

ใบสำคัญจ่ายสามารถแบ่งออกเป็น 2 กรณี

1. กรณีที่มีการชำระค่าสินค้าและบริการด้วยเงินสด บริษัทต้องทำการจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” พร้อมแนบหลักฐานสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน

2. กรณีที่มีการชำระค่าสินค้าและบริการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร บริษัทจะต้องทำการจัดทำเอกสาร “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” พร้อมส่งหลักฐานในการจ่ายเงิน และสลิปโอนเงิน หรือสำเนาใบโอนเงินธนาคาร

หมายเหตุ ในกรณีที่มีหลักฐานในการหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็สามารถนำมาประกอบ และแสดงเป็นหลักฐานได้

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคืออะไร

จากเนื้อหาข้างบนหลายคนอาจรู้สึกสงสัยว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินนั้นคืออะไรทำไมเรื่องราวของใบสำคัญจ่ายถึงไปเกี่ยวข้องกับเจ้านี่ได้ เราจะขออธิบายง่ายๆ ว่าใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารที่จะถูกนำมาใช้ในกรณีที่เกิดการชำระเงินแล้วแต่ไม่ได้รับใบเสร็จ หรือผู้ขายสินค้าและบริการไม่ให้ความร่วมมือในการลงนามรับรองในใบสำคัญรับเงินของคุณ

ซึ่งหากค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนไม่มาก ที่ทำการจ่ายเป็นเงินสดคุณก็สามารถออกเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินและลงนามโดยพนักงานผู้จ่ายเงินได้ แต่ในกรณีที่มีการจ่ายเงินผ่านทางการโอนเงิน ออกเช็ค ที่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ให้ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และแนบหลักฐานการจ่ายเงินตามช่องทางที่ชำระ และหลักฐานการซื้อสินค้าดังกล่าว

ถึงแม้ว่าเรื่องราวของใบสำคัญจ่ายอาจดูเป็นเรื่องง่ายๆ ที่ใครก็เข้าใจได้ แต่ในการออกเอกสารใบสำคัญจ่ายให้ถูกต้องครบถ้วนนั้นก็จำเป็นจะต้องมีเอกสารอื่นๆ ประกอบด้วย ดังนั้นหากคุณยังไม่มั่นใจว่าตัวเองจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่ายได้ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่นั้นก็อย่าลืมตรวจสอบ และนำข้อมูลดีๆ ที่ SMEMOVE นำมาฝากในวันนี้ไปใช้งานกันดูนะคะ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP