ข้อควรรู้ เอกสารบัญชีและภาษี ต้องเก็บกี่ปี ถึงสามารถทำลายได้?

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษี ตามกฎหมายนั้นก็มีระยะเวลาการกำหนดอย่างชัดเจน และการเก็บเอกสารบัญชีรวมถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการเงิน ก็มีการกำหนดเอาไว้ด้วยว่า ควรจะเก็บกี่ปี เพื่อไม่ให้กระทบกับการดำเนินการของธุรกิจ และหากถูกเรียกตรวจบัญชีย้อนหลัง ก็สามารถนำมาแสดงหลักฐานต่อกรมสรรพากรได้ เพราะฉะนั้น มาดูกันว่าเอกสารบัญชีต้องเก็บกี่ปี แล้วการทำลายเอกสารทำยังไงได้บ้าง?

เอกสารบัญชีและภาษี ต้องเก็บกี่ปีตามกฎหมาย?

การจัดเก็บเอกสารบัญชีและเอกสารทางภาษี ตามกฎหมายแล้ว กำหนดเอาไว้อย่างชัดเจน ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 กำหนดให้ผู้ประกอบการ ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปี โดยนับตั้งแต่วันเปิดบัญชี แต่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า สามารถสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปีได้

ส่วนการจัดเก็บเอกสารภาษี ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน เก็บเอกสารไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่อธิบดีกรมสรรพากรการค้า สั่งขยายเวลาให้เก็บเกิน 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปีได้ โดยเอกสารภาษีนี้ ครอบคลุมตั้งแต่ ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ, สำเนาใบกำกับภาษีขาย, รายงานการซื้อ, รายงานภาษีขาย รายงานสินค้าและวัตถุดิบ

เอกสารบัญชีและภาษี ควรเก็บกี่ปีถึงจะเหมาะสมที่สุด?

ตามกฎหมายแล้วธุรกิจสามารถเก็บเอกสารบัญชีและภาษีได้ในระยะไม่เกิน 7 ปี ตามที่กฎหมายกำหนด แต่ในทางปฏิบัติและตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาษณิชย์ มาตรา 193/30-31 จะถูกนำมาใช้ เมื่อเจ้าหน้าที่เรียกตรวจเอกสาร โดยสามารถเรียกเก็บภาษีย้อนหลังได้สูงสุดถึง 10 ปี

นั่นหมายความว่า ในระยะเวลา 10 ปีนั้น หากมีการเรียกตรวจเอกสาร จะต้องนำหลักฐานที่มีการเรียกตรวจไปแสดงต่อเจ้าหน้าที่ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องตามที่เรียกตรวจ ดังนั้น เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามมา เจ้าของธุรกิจหรือนักบัญชีที่ดูและเอกสารบัญชีและภาษี ควรมีการเก็บเอกสารทางบัญชี 10 ปี เพื่อให้พร้อมกับทุกสถานการณ์ เช่น การตรวจสอบหรือประเมินภาษีย้อนหลัง การประเมินภาษีธุรกิจเฉพาะ เป็นต้น

รู้หรือไม่? หากพิมพ์ e-Tax Invoice & e-Receipt ออกมา จะถูกจัดเป็นสำเนาทันที เพราะตาม พ.ร.บ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ต้องจัดเก็บไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนการทำลายเอกสารทางบัญชีและภาษีที่ถูกต้อง

1. สำรวจเอกสารที่ต้องการทำลาย

ก่อนที่จะทำลายเอกสารทางบัญชีและภาษีรายการใดก็ตาม ให้ทำการตรวจสอบเอกสารให้ละเอียดอีกครั้ง ว่าสามารถทำลายได้หรือไม่ เพราะเอกสารบางชนิดก็ควรเก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยเฉพาะเอกสารที่มีความเกี่ยวข้องกับสัญญาหรือข้อตกลง (MOU) ที่มีการเงินและบัญชีเข้ามาเกี่ยวข้อง หากสำรวจแล้วประเมินได้ว่า สามารถทำลายได้ ให้จัดทำหนังสือขอทำลายเอกสารกับทางหัวหน้าระดับต้นก่อนเสมอ ว่ามีเอกสารรายการไหนบ้างที่ต้องทำลาย

2. การแจ้งผลการสำรวจเอกสาร และจัดตั้งกรรมการ

เมื่อหัวหน้าแผนกอนุมัติแล้วว่าสามารถทำลายหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวนี้ได้ ให้ทำหนังสือแจ้งกับทางกรรมการผู้จัดการต่อไปอีก เพื่อความรัดกุมในการดำเนินการขอทำลายเอกสารทางบัญชีและภาษี ซึ่งบางบริษัทที่มีเอกสารบัญชีและภาษีจำนวนมาก ๆ อาจจะมีการจัดตั้งกรรมการหรือผู้ที่มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายเอกสารเข้ามาร่วมด้วย โดยควรมีเจ้าหน้าที่หรือผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างน้อย 3 คน

3. กรรมการหรือเจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารที่ขอทำลาย

เมื่อจัดตั้งกรรมการหรือเจ้าหน้าที่สำหรับพิจารณาการทำลายเอกสารบัญชีและภาษีได้แล้ว ก็ให้มีการดำเนินการพิจารณาเอกสารตามที่ขอไป แล้วพิจารณาอีกครั้งว่าเอกสารรายการใดบ้างที่ควรทำลาย และมีรายการไหนที่ควรเก็บไว้ หากมีข้อขัดแย้งเรื่องการจัดเก็บเอกสาร ก็ให้ทำรายงานพิจารณาอีกครั้ง

4. ดำเนินการทำลายเอกสารที่ได้รับอนุมัติ

เมื่อได้ข้อตกลงแล้วว่า เอกสารรายการไหนบ้างที่สามารถทำลายได้ ให้ทำลายตามวิธีการที่กำหนดเอาไว้ ส่วนเอกสารไหนที่ได้ข้อสรุปแล้วว่าควรเก็บไว้ก่อน ก็ให้เก็บไว้ตามความเหมาะสมของเอกสารนั้น ๆ สำหรับวิธีการทำลายอาจใช้เครื่องทำลายเอกสารหรือเครื่องย่อยกระดาษ เพราะทำลายได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ที่สำคัญคือ เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เพราะกระดาษที่ทำลายสามารถนำไปรีไซเคิลต่อได้

5. ทำรายงานผลการทำลายเอกสารบัญชีและภาษี

เมื่อดำเนินการทำลายเอกสารเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ให้ทำรายงานผลบันทึกการทำลายเอกสารบัญชีและภาษีให้เรียบร้อย เพื่อเป็นหลักฐานให้กับทางผู้บริหารหรือกรรมการรับทราบ โดยการทำรายงานจะทำให้ทราบว่า มีการดำเนินการทำลายเอกสารรายการไปแล้วบ้าง และวันดำเนินการคือวันไหน มีใครรับทราบบ้าง ซึ่งอาจจะเก็บเป็นฐานข้อมูลทางออนไลน์ก็ได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับการดำเนินการของทางบริษัทหรือองค์กร

สำหรับธุรกิจที่เลิกกิจการ ต้องเก็บรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบรายงาน รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ต่อไปอีก 2 ปี ตามมาตรา 87/3(2) แห่งประมวลรัษฎากร

บันทึกเอกสารบัญชีไว้บน Cloud ด้วยโปรแกรมบัญชี SMEMOVE

สำหรับบริษัทที่ต้องการทำเอกสารทางธุรกิจ พร้อมจัดการเอกสารบัญชีและภาษีให้กลายเป็นเรื่องง่าย เพียงเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ก็จะช่วยลดภาระการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษลงได้ ทั้งยังสามารถดูเอกสารย้อนหลังได้ทุกเวลาที่ต้องการ หากต้องยื่นเอกสารก็สามารถดาวน์โหลดและดึงข้อมูลได้ง่าย ๆ ไม่ต้องค้นเอกสารตามแฟ้มให้เหนื่อยอีกต่อไป ด้วยการจัดเก็บบน Google Cloud ที่สะดวกและปลอดภัยสูง จัดการทุกการทำธุรกรรมได้ง่าย ๆ ในโปรแกรมเดียว

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP