พลาดไม่ได้ 3 เอกสารสำคัญทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้

จะมีธุรกิจเป็นของตัวเองทั้งทีความรู้ความเข้าใจเรื่องราวเกี่ยวกับงานต่างๆ ที่จะต้องพบเจอในการทำธุรกิจก็ถือได้ว่าเป็นสิ่งที่คุณไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะเรื่องราวของเอกสารสำคัญทางธุรกิจ ที่มักจะเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำธุรกิจด้านต่างๆ ไม่เว้นแต่ละวัน ดังนั้นวันนี้ SMEMOVE จะขอพาทุกคนมาพบกับบทความความดีเกี่ยวกับ 4 เอกสารสำคัญทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ แต่จะมีอะไรบ้างตามมาอ่านไปพร้อมๆ กันเลยค่ะ

1. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

เอกสารสำคัญใบเพิ่มหนี้มักจะถูกนำมาใช้ในกรณีที่กิจการมีการปรับเพิ่มราคาสินค้าด้วยสาเหตุต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการส่งสินค้าเกินจำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ การคำนวณราคาสินค้าผิดพลาดโดยราคาที่ออกไปนั้นต่ำกว่าที่ตกลงกันไว้ หรือต่ำกว่าราคาในความเป็นจริง จนทำให้ลูกค้าของคุณต้องจ่ายเงินเพิ่มเติมจากราคาที่ทำการระบุไว้ในสัญญา ดังนั้นผู้ขายจึงจำเป็นที่จะต้องจัดทำเอกสารใบเพิ่มหนี้ขึ้นมาเพื่อชี้แจงรายจ่ายส่วนเกินที่เพิ่มขึ้นมา ให้กับผู้ซื้อว่ามีอะไรบ้างและใช้เอกสารใบเพิ่มหนี้ตัวนี้เป็นหลักฐานแจ้งการชำระหนี้ส่วนเกินที่เพิ่มขึ้นมาอีกด้วย

2. ใบลดหนี้ (Credit Note)

เอกสารอีกหนึ่งตัวที่มีความคล้ายคลึงกับเอกสารใบเพิ่มหนี้แต่ถูกนำมาใช้ในกรณีที่ต่างกันคือใบลดหนี้นั้นจะถูกนำมาใช้ในกรณีที่เกิดการลดราคาของสินค้าให้ถูกลงกว่าราคาที่ตกลง หรือที่ทำสัญญาไว้ไม่ว่าจะมีสาเหตุมาจากการส่งเคลมคืนสินค้าเนื่องจากสินค้าเกิดการชำรุดเสียหายระหว่างการขนส่งทำให้ลูกค้าไม่ได้รับสินค้าตามจำนวนที่ระบุในเอกสาร หรือตามที่ตกลงกันไว้

การคำนวณราคาสินค้า หรือค่าบริการผิดพลาด มากกว่าจำนวนที่ควรคิดจริง เกิดการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ ตลอดจนเกิดการจ่ายคืนเงินจ่ายล่วงหน้า/เงินประกัน/เงินมัดจำ ให้กับผู้ซื้อตามข้อตกลง ที่ผู้ขายจะต้องทำการออกเอกสารใบลดหนี้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่ามียอดค้างชำระค่าสินค้าน้อยกว่าที่ระบุไว้ในสัญญาซื้อขาย

3. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order PO)

ใบสั่งซื้อเอกสารสำคัญที่ถูกจัดทำขึ้นเมื่อผู้ซื้อได้ทำการพิจารณาใบเสนอราคา และตัดสินใจที่จะทำการซื้อสินค้า หรือบริการแล้ว โดยผู้ซื้อจะมีหน้าที่ในการออกเอกสารใบสั่งซื้อ และนำส่งไปให้บริษัทผู้ขายสินค้านั้นๆ ที่ตัดสินใจซื้อ ซึ่งในใบสั่งซื้อจะต้องมีการระบุข้อมูลสำคัญไว้ไม่ว่าจะเป็นคุณสมบัติของสินค้า จำนวนสินค้า ราคาสินค้า เงื่อนไขในการชำระเงิน และกำหนดวันส่งมอบสินค้า รวมทั้งลายเซ็นของผู้บริหารอนุมัติในใบสั่งซื้อสินค้าเพื่อความสมบูรณ์แบบของเอกสารที่จะใช้เป็นหลักฐานยืนยันในการสั่งซื้อสินค้า หรือบริการ แต่สำหรับการตกลงซื้อขายระหว่างนิติบุคคลกับบุคคลธรรมดาอาจใช้แค่ใบเสนอราคาเพียงอย่างเดียวก็ได้ โดยให้ผู้ซื้อเซ็นชื่ออนุมัติกำกับในใบเสนอราคา

เป็นอย่างไรกันบ้างคะกับข้อมูลดีๆ เกี่ยวกับ 3 เอกสารสำคัญทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ที่เรานำมาฝากในวันนี้ หากใครเข้าใจแล้วแต่ก็ยังรู้สึกว่าการจัดทำเอกสารแต่ละอย่างด้วยตัวเองนั้นยังดูยุ่งยาก ลำบากในการจัดทำอยู่ ก็ไม่ควรพลาดที่จะเข้ามาทดลองใช้งานโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ดูนะคะ (ฟรี) เพราะโปรแกรมของเรานั้นสามารถจัดการงานเอกสารใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ แถมยังนำไฟล์ออกมาใช้งานได้ง่ายดายไม่ว่าจะเป็นการส่งต่อผ่านอีเมล การพิมพ์ ตลอดจนการบันทึกไฟล์เอกสารลงอุปกรณ์สำหรับจัดเก็บก็สามารถทำได้ง่ายๆ โดยใช้เวลาไม่นาน

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP