ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้คืออะไร

SMEMOVE เชื่อว่าคนทำธุรกิจ หรือคนทำบัญชีทุกคนจะต้องรู้จักใบวางบิล (Billing Note) และใบแจ้งหนี้ (Invoice) เพราะเอกสารเหล่านี้ก็ถือว่าเป็นเอกสารประจำสำนักงาน ที่จำเป็นจะต้องถูกนำมาใช้อยู่เป็นประจำโดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือน แต่หากใครยังไม่มั่นใจว่าเอกสารใบวางบิล และใบแจ้งหนี้คืออะไร เป็นเอกสารในรูปแบบไหน เรามาหาคำตอบไปพร้อมกันเลยดีกว่าค่ะ

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้คืออะไร

เอกสารใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทั่วไปที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายไม่ว่าจะเป็นกิจการ หรือบุคคลธรรมดาก็ล้วนมีโอกาสได้พบเจอ หรือใช้งานเอกสารนี้อยู่บ่อยครั้ง เพราะเอกสารนี้จะมาในรูปแบบของการเรียกเก็บค่าบริการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นค่าโทรศัพท์ ค่าอินเทอร์เน็ต ตลอดจนค่าจ้างค่าบริการต่างๆ ที่ทำหน้าที่เรียกเก็บเงินของคุณอยู่

ใครมีหน้าที่ในการออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

ส่วนใหญ่แล้วเอกสารใบวางบิล ใบแจ้งหนี้นั้นจะถูกใช้ในกิจการที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการให้เครดิตในการชำระเงิน ซึ่งระยะเวลาการวางบิลก็แล้วแต่บริษัทจะกำหนด จึงทำให้เวลาในการออกเอกสารแตกต่างกันออกไป ดังนั้นผู้ที่มีหน้าที่ในการออกเอกสารใบวางบิล ใบแจ้งหนี้นั้นก็จะเป็นเจ้าหนี้ ผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการในรูปแบบของการให้เครดิตที่จำเป็นจะต้องมีการเรียกเก็บภายหลังเป็นรายเดือน

และในการออกใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ก็มักจะเกิดปัญหาในการออกเอกสารเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของข้อมูลภายในเอกสารที่มักจะมีรายละเอียดไม่ครบถ้วน ไม่ตรงกับใบเสนอราคา มีความล่าช้าในการส่งเอกสาร ดังนั้นเพื่อป้องกันข้อผิดพลาดต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นกับคุณเมื่อจำเป็นจะต้องทำการออกเอกสารเหล่านี้ SMEMOVE จะขอพาคุณมาพบกับขั้นตอนการวางบิลที่มีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน

1. ตรวจสอบกำหนดการในการวางบิล และวันรับเช็คของคู่ค้า

2. จัดเตรียมเอกสารสำคัญในการวางบิล 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) ในกรณีที่มีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อควรทำการแนบไปกับเอกสารใบวางบิล

3. นำส่งเอกสาร มอบฉบับจริงให้กับลูกค้า สำเนาให้นำกลับมาไว้เป็นหลักฐาน การส่งจะมีการเซ็นที่เอกสารเพื่อรับรองว่ามีการวางบิล และลูกค้าได้รับเอกสารแล้ว

4. เตรียมเอกสารสำคัญในการรับเงินอย่าง “ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน” เพื่อมอบให้กับลูกค้าเมื่อมีการรับเช็คตามวันที่ที่ได้กำหนดไว้

สิ่งสำคัญของเอกสารใบวางบิล (Billing Note) และใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่ขาดไม่ได้

สำหรับผู้ออกเอกสารใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (เจ้าของธุรกิจ)

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท

2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา

3. เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์

4. เลขที่ใบวางบิล

5. ลายเซ็นผู้วางบิล และระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

สำหรับผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (ลูกค้า)

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท

2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา

3. รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม

4. วันครบกำหนดชำระเงิน

5. ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร

ตัวอย่างเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ SMEMOVE

การจัดทำเอกสารใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่กิจการไม่อาจหลีกเลี่ยงในการใช้งานได้ ไม่ว่าจะในฐานะคนออกเอกสาร หรือคนรับเอกสาร จะดีกว่าไหมหากคุณสามารถจัดการเอกสารใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่ใช้ โปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ตัวช่วยดีๆ ในการทำงานด้านบัญชี และจัดการเอกสารภายในกิจการได้ครบหมดจบได้ในโปรแกรมเดียว