8 ขั้นตอนการปิดบัญชี ที่นักบัญชีทุกคนไม่ควรพลาด

การทำบัญชีเป็นเรื่องที่ละเอียด ดังนั้นในการทำบัญชีจึงจำเป็นจะต้องใส่ใจรายละเอียดในการจัดทำเป็นอย่างมาก เพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้โดยที่คุณไม่รู้ตัว เพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเล็กน้อยในการทำบัญชีเกิดขึ้นกับคุณ วันนี้ SMEMOVE ก็กลับมาพร้อมกับบทความดีๆ ที่จะทำให้คุณรู้ถึง 8 ขั้นตอนการปิดบัญชี ที่นักบัญชีทุกคนไม่ควรพลาด จะมีอะไรบ้างตามไปดูพร้อมกันเลยค่ะ

1. กำหนดวันปิดงวดบัญชีสำหรับลูกค้ารายใหม่

สำหรับนักบัญชีแล้วการจ้างงานจากบริษัทต่างๆ ถือว่าเป็นเรื่องปกติ และส่วนใหญ่ธุรกิจในประเทศไทยมักจะถือวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปีเป็นวันปิดงวดบัญชี แต่ก็ยังมีบางธุรกิจที่ต้องการปิดบัญชีในเดือนอื่นๆ แน่นอนว่าสามารถทำได้ แต่การตัดสินใจเลือกวันปิดงวดบัญชีจะต้องเลือกในปีแรกที่เปิดทำการว่าจะปิดเมื่อใด เดือนใด และต้องระมัดระวังให้งวดบัญชีแรกต้องถูกปิดภายใน 12 เดือนนับแต่วันที่เริ่มทำบัญชี

ซึ่งหลังจากนั้นก็สามารถยึดวันที่เดิมในการปิดงวดบัญชีสำหรับปีถัดๆ ไปยกตัวอย่างเช่นบริษัท A เปิดธุรกิจในวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2563 โดยผู้ประกอบการเลือกปิดบัญชีในวันที่ 31 มกราคม 2564 ก็ได้ แต่หลังจากนั้นทางบริษัทจะต้องยึดวันที่ 31 มกราคม ของทุกปีเป็นวันปิดงวดบัญชี

2. กระทบยอดลูกหนี้ และส่งรายงานยืนยันยอดให้ลูกหนี้

การกระทบยอดลูกหนี้ หรือลูกหนี้การค้าถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ผู้จัดทำบัญชีมั่นใจว่ารายการแสดงในรายงานลูกหนี้นั้นถูกต้อง เป็นไปตามความจริง และยังสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญการส่งยืนยันยอดลูกหนี้คงเหลือที่จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่า ณ วันสิ้นงวดคุณได้ทำการบันทึกรายการขาย และการรับเงินถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว

3. กระทบยอดเจ้าหนี้

การกระทบยอดเจ้าหนี้ถือเป็นการจัดทำบัญชีที่คล้ายกันกับการกระทบยอดลูกหนี้ แต่ในส่วนนี้คุณจะต้องให้ความสำคัญในเรื่องของหนี้สินคงค้างกับเจ้าหนี้ ณ วันที่สิ้นงวด เพื่อที่จะตรวจสอบความถูกต้องและวางแผนจ่ายชำระเงินให้ตรงเวลาตามที่เจ้าหนี้กำหนดไว้

4. ปรับปรุงสินค้าคงเหลือ

รายการสินค้าคงเหลือ หรือสินค้าคงคลังมักจะเป็นบัญชีที่ถูกพบในกิจการที่ค้าขาย มากกว่ากิจการที่ให้บริการ สำหรับการจัดการบัญชีสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด ผู้ทำบัญชีจะต้องขอความร่วมมือกับผู้ประกอบการที่จ้างทำบัญชีให้ทำการตรวจนับสินค้าคงคลัง หรือตรวจนับสต๊อกสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด เพื่อความถูกต้องของการปิดบัญชี

5. กระทบยอดเงินสดและเงินฝากธนาคาร

การกระทบยอดเงินสดในมือ และเงินฝากธนาคารนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการปิดบัญชี และในการกระทบยอดเคลื่อนไหวเงินสดก็ควรทำทุกเดือน เพื่อความสะดวกสบาย และลดภาระงานลงในช่วงปลายปี แต่อย่างไรก่อนถึงช่วงเวลาปิดบัญชีก็ควรทำการตรวจสอบการกระทบยอดอีกครั้ง เพื่อความมั่นใจในความถูกต้อง

6. กระทบยอดรายการอื่นๆ และตรวจดูการจัดประเภทรายการ

การทำบัญชีให้สมบูรณ์ถูกต้องที่สุดคุณไม่ควรมองข้ามในการตรวจสอบข้อมูลส่วนใดส่วนหนึ่งไป โดยเฉพาะการกระทบยอดรายการอื่นๆ ในงบแสดงฐานะทางการเงินไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น ที่จำเป็นจะต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือปลายปีอีกครั้ง พร้อมกับหลักฐานทางการเงินอื่นๆ เช่นการเปรียบเทียบสินทรัพย์ถาวรกับ Fixed Assets Register ว่าในระหว่างปีมีการบันทึกค่าเสื่อมราคาถูกต้องหรือไม่

7. กระทบยอด Vat และคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล

ในกรณีที่ผู้ประกอบการ หรือเจ้าของธุรกิจจดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) สิ่งที่ลืมไม่ได้เลยก็คือการกระทบยอดรายได้ทั้งปีกับ ภ.พ.30 และจากขั้นตอนการกระทบยอด Vat ต่อมาให้คุณทำการปิดบัญชีประจำปี หรือก็คือการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งก็ไม่ได้ยุ่งยากมากนักเพราะหากระหว่างปีมีการจัดประเภทหมวดหมู่รายการบวกกับการหักออกทางภาษีไว้อย่างเป็นระเบียบแล้ว การคำนวณภาษีก็เป็นเรื่องง่ายๆ เลยก็ว่าได้

8. สร้างงบการเงิน ปิดบัญชี

การปิดงบการเงินนั้นไม่ใช่เรื่องยากมากนัก โดยเฉพาะบริษัทหรือกิจการที่เลือกใช้งานโปรแกรมบันทึกบัญชีในการจัดทำบัญชี เพราะข้อมูลทุกอย่างในกิจการจะถูกบันทึกไว้ไม่ว่าจะเป็นการซื้อ ขาย จ่าย กู้ยืม ชำระหนี้ ซึ่ง SMEMOVE ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมบันทึกบัญชีที่สามารถจัดทำงบการเงินได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง แม่นยำ ขอเพียงแค่คุณบันทึกบัญชีทุกรายการที่เกิดขึ้นภายในกิจการครบถ้วน ทางระบบก็ทำหน้าที่ในการจัดทำงบบัญชีต่างๆ ไว้ให้คุณพร้อมเข้าไปตรวจสอบ และปริ้นออกมาใช้งานได้ทันทีเมื่อต้องการ

เป็นอย่างไรกันบ้างคะกับ 8 วิธีที่จะทำให้คุณกลายเป็นนักบัญชีมืออาชีพที่ SMEMOVE นำมาฝากในวันนี้ เราหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ให้กับคุณไม่มากก็น้อย และหากคุณรู้สึกสนใจโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ของ SMEMOVE อยู่ละก็อย่าลืมเข้าไปทดลองใช้งานฟรีดูก่อนได้นะคะ

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP