ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบวางบิล (Billing Note) และใบแจ้งหนี้ (Invoice) คงเป็นเอกสารที่ใครหลายคนรู้จัก และใช้งานอยู่โดยเฉพาะช่วงสิ้นเดือนที่มักจะมีเอกสารการเรียกเก็บค่าบริการต่างๆ มาที่บ้าน เจ้านี่แหละที่เราเรียกว่าใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ หากยังนึกไม่ออกก็ลองไปดูจดหมายค่าบริการอย่างโทรศัพท์ ค่าอินเทอร์เน็ต ตลอดจนค่าจ้างค่าบริการต่างๆ ที่ทำหน้าที่เรียกเก็บเงินของคุณดู

เอกสารใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่มักใช้ในกิจการที่มีขนาดใหญ่ หรือธุรกิจที่มีการให้เครดิตในการชำระเงิน ซึ่งระยะเวลาการวางบิลก็แล้วแต่บริษัทจะกำหนดแตกต่างกันไป ปัญหาในการออกเอกสารเหล่านี้มักจะเป็นเรื่องของข้อมูลภายในเอกสารไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดไม่ครบถ้วน ไม่ตรงกับใบเสนอราคา ความล่าช้าในการส่งเอกสาร เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดต่างๆ เรามาดูขั้นตอนการวางบิลที่มีประสิทธิภาพกันดีกว่า

ขั้นตอนการวางบิล/ใบแจ้งหนี้ ที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน

1. ตรวจสอบกำหนดการในการวางบิล และวันรับเช็คของคู่ค้า

2. จัดเตรียมเอกสารสำคัญในการวางบิล 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) ในกรณีที่มีใบเสนอราคา หรือใบสั่งซื้อควรทำการแนบไปกับเอกสารใบวางบิล

3. นำส่งเอกสาร มอบฉบับจริงให้กับลูกค้า สำเนาให้นำกลับมาไว้เป็นหลักฐาน การส่งจะมีการเซ็นที่เอกสารเพื่อรับรองว่ามีการวางบิล และลูกค้าได้รับเอกสารแล้ว

4. เตรียมเอกสารสำคัญในการรับเงินอย่าง “ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน” เพื่อมอบให้กับลูกค้าเมื่อมีการรับเช็คตามวันที่ที่ได้กำหนดไว้

รายละเอียดสำคัญของ ใบวางบิล (Billing Note) และใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ผู้ออกเอกสารใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (เจ้าของธุรกิจ)

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท

2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา

3. เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์

4. เลขที่ใบวางบิล

5. ลายเซ็นผู้วางบิล และระบุวันที่ที่ออกเอกสาร

ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (ลูกค้า)

1. ชื่อและที่อยู่บริษัท

2. เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา

3. รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม

4. วันครบกำหนดชำระเงิน

5. ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร

ตัวอย่างเอกสารใบวางบิล

SMEMOVE เป็นหนึ่งในโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ที่สามารถจัดทำเอกสารใบวางบิล และใบแจ้งหนี้ได้ โดยที่คุณไม่ต้องเสียเวลาในการจัดทำแบบฟอร์ม เพียงแค่กรอกข้อมูลสำคัญลงไป โปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ก็จะทำการจัดทำเอกสารสำคัญของคุณได้ในอัตโนมัติ พร้อมพิมพ์ออกมาใช้งานได้ทันที หรือจะส่งเป็นไฟล์ผ่าน Email ก็สามารถทำได้ง่ายๆ สนใจสามารถทดลองใช้งานฟรีได้ที่ WWW.SMEMOVE.COM

ทดลองใช้ฟรีได้ที่ : SMEMOVE

คู่มือการใช้งาน : HELP