เปลี่ยนระบบออฟฟิศเข้าสู่ยุคใหม่ด้วยการเปลี่ยน Time Attendance เป็นแบบ Online
ด้วยยุคสมัยใหม่ที่ก้าวกระโดดอย่างรวดเร็ว จากยุคเดิมๆ ที่จะทำอะไรก็แล้วแต่ยังคงต้องพึ่งการใช้งานแบบเมนวล (Manual) หรือพูดง่ายๆ ก็คือการทำอะไรในแบบที่ยังต้องใช้ตัวเองเป็นตัวกำหนดการทำงานเป็นส่วนใหญ่ จนมาถึงในยุคสมัยใหม่ในหลายๆ ปีที่ผ่านมานี้ หรือที่เรารู้จักกันดีว่าคือยุค “ดิจิตอล” ที่ไม่ได้มีแค่เรื่องเทคโนโลยีอย่างมือถือ หรืออุปกรณ์ต่างๆ เท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการทำงานในแต่ละวันนั่นก็คือการเข้าออฟฟิศ ที่ได้เปลี่ยนจากยุคเดิมๆ มาเป็นยุคออนไลน์กันเรียบร้อยแล้ว แน่นอนว่าการปรับตัวใหม่ในช่วงที่มีการแพร่ระบาดของ Covid-19 ที่ได้เปลี่ยนรูปแบบของออฟฟิศแบบเดิมๆ ให้กลายมาเป็น Work From Home กันแบบเต็มตัวในหลายๆ บริษัท และการปรับตัวเหล่านี้ของการทำธุรกิจ เพื่อให้สามารถดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องเหมาะกับยุคสมัย ที่จะต้องเปลี่ยนรูปแบบการทำงานใหม่ๆ จากยุคเดิมๆ ที่ต้องเปลี่ยนไปตามกาลเวลา วันนี้ SMEMOVE จะมาบอกเรื่องราวดีๆ ในการทำธุรกิจในยุคสมัยใหม่ ด้วยการเปลี่ยนจากระบบออฟฟิศแบบเก่า ให้เข้าสู่ยุคดิจิตอลแบบใหม่ เพียงแค่ปรับการบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน (Time-Attendance) เป็นแบบออนไลน์
ทำความรู้จักกับระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน (Time-Attendance) ระบบออนไลน์ก่อนเปลี่ยนออฟฟิศสู่ยุคดิจิตอล
ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกันก่อนว่าระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน (Time Attendance) แบบออนไลน์นั้นคืออะไร ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์ หรือ Online Time Attendance Management คือระบบของการลงเวลาเข้าออกงานของพนักงาน ที่จะทำการบันทึกผ่านอุปกรณ์ดิจิตอลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องสแกนลายนิ้วมือ (Finger Scanner) สมาร์ทโฟน (Smart Phone) แทบเล็ต (Tablet) ตลอดจนอุปกรณ์ต่างๆ ที่สามารถยืนยันตัวตนผู้ใช้งานได้อย่างชัดเจน ปลอดภัย และเชื่อมต่อสู่ระบบข้อมูลกลางอย่างระบบคลาวด์ (Cloud System) ได้ พูดง่ายๆ ก็คือการตอกเวลาเข้างาน หรือว่าการสแกนนิ้วผ่านช่องทางออนไลน์ โดยที่ไม่จำเป็นต้องเข้าไปสแกนหรือตอกบัตรที่ออฟฟิศนั่นเอง
สำหรับการยืนยันตัวตนในรูปแบบนี้ จะมอบความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งานทุกคน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานเอง หรือว่าคนที่คอยดูแลเรื่องการเข้างาน ลางาน หรือว่าหยุดงาน เพราะว่าระบบออนไลน์เหล่านี้ สามารถเข้าสู่ระบบที่ไหนก็ได้ทั่วโลก ขอเพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตในการเข้าถึงเท่านั้นก็เพียงพอแล้ว ส่วนการบันทึกเวลานั้น ส่วนใหญ่แล้วก็จะสามารถทำได้แบบ Real Time เพราะทุกครั้งที่มีการใช้งาน ก็จะมีการส่งข้อมูลไปที่ฐานข้อมูลโดยตรง และยังมีฐานข้อมูลกลางเป็นตัวเดียวกันด้วย ที่สำคัญก็คือตำแหน่งในการเช็คอินเข้า-ออกเวลางาน ก็จะสามารถระบุตำแหน่งได้อย่างชัดเจนและถูกต้องตาม GPS และด้วยความชัดเจนของตำแหน่งนี้เอง จึงทำให้การเช็คอินเข้า-ออกงานทุกครั้ง ก็จะมีหลักฐานประกอบการเข้าสู่ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพทุกครั้ง 
เพียงแค่คิดว่ามันจะดีแค่ไหน ที่เราไม่จำเป็นจะต้องเข้ามาสแกนนิ้วหรือตอกบัตรเข้างานที่หน้าออฟฟิศเหมือนเดิมอีกต่อไป เพียงแค่เรามี สมาร์ทโฟน (Smart Phone) หรือแทบเล็ต (Tablet) ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ เพียงเท่านี้ก็สามารถเปลี่ยนระบบสแกนนิ้วแบบเดิมๆ ให้เข้ามาอยู่ในยุคออนไลน์ได้อย่างเต็มรูปแบบแล้ว ซึ่งแน่นอนว่าระบบนี้จะช่วยลดปัญหาการเก็บข้อมูล โดยระบบสแกนนิ้วแบบเดิมๆ ที่ไม่เชื่อมต่อสู่ระบบออนไลน์ หรือระบบตอกบัตรที่จำเป็นต้องใช้ฐานข้อมูลเดิมๆ ได้เป็นอย่างดี ทั้งยังสามารถประมวลผลข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ แม่นยำ ชัดเจน และรวดเร็วอีกด้วย
ประโยชน์ที่คุณจะได้รับเมื่อตัดสินใจใช้การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน (Time-Attendance) ผ่านระบบออนไลน์
สำหรับประโยชน์ที่จะได้รับในการใช้งานการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานแบบออนไลน์นั้น จะไม่ได้มีเพียงประโยชน์แค่สำหรับฝ่ายบุคคลหรือองค์กรเพียงอย่างเดียว แต่คนที่จะได้รับประโยชน์ในการใช้งานไปด้วยก็คือพนักงานทั้งหมดที่ใช้งาน ก็จะได้ใช้เทคโนโลยีจากแอพบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน และช่วยให้ทุกฝ่ายในบริษัทสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นตามไปด้วย ส่วนประโยชน์นอกเหนือจากนี้ได้แก่
- ความรวดเร็ว ว่องไว สะดวกสบายในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเวลาของการทำงาน
- ข้อมูลสำคัญถูกบันทึกไว้ในที่เดียวจะทำการค้นหา ตรวจสอบ นำไปใช้งานก็สะดวกสบาย
- สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะต่างประเทศ หรือทั่วโลก
- ข้อมูลชัดเจน แม่นยำ มาพร้อมหลักฐานอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ
- พนักงานสามารถจัดการบริหารเวลาในการทำงานได้ด้วยตัวเอง
- ประหยัดแรงงาน และทรัพยากรภายในบริษัท ลดต้นทุนในการทำงานได้เป็นอย่างดี
- ลดอัตราการจ้างงานสำหรับตำแหน่งงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้
จะเลือกใช้โปรแกรมบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน (Time Attendance) ผ่านระบบออนไลน์ที่ไหนดี?
ในปัจจุบันมีบริษัทมากมาย ที่ได้เปิดให้บริการระบบบันทึกเวลาการเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์กันแล้ว ซึ่งข้อดีข้อเสียของแต่ละที่ก็อาจจะมีความแตกต่างกันออกไป แต่ถ้าหากใครหรือองค์กรไหนที่ยังไม่รู้ว่าจะใช้งาน โปรแกรมบันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านระบบออนไลน์ที่ไหนดี สามารถเข้ามาทดลองใช้งานโปรแกรมบันทึกบัญชีออนไลน์ SMEMOVE ของเรากันได้เลย เพราะโปรแกรมของเรานั้น สามารถดึงการบันทึกเวลาเข้าออกงาน จากการสแกนนิ้วมือผ่านเครื่องสแกนนิ้วได้เลย โดยที่พนักงานไม่จำเป็นต้องทำการดึงข้อมูล หรือสรุปเวลาเองให้เสียเวลา แถมข้อมูลเวลาก็ถูกรวมไว้ในที่เดียว พร้อมให้เข้าตรวจได้ทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย เหมาะสำหรับคนที่สนใจระบบการบันทึกเวลาเข้า-ออกแบบออนไลน์ และไม่มีความจำเป็นในการใช้งานถึงขนาดให้พนักงานลงเวลาเข้าออกงานผ่านมือถือของตัวเอง นอกจากนี้ยังสามารถจัดการเรื่องบัญชีได้ทุกอย่างในที่เดียวอีกด้วย
ถึงแม้ว่ายุคสมัยจะเปลี่ยนไป เทคโนโลยีสมัยใหม่จะเข้ามาแทนที่ยุคเดิมๆ มากน้อยแค่ไหนก็ตาม แต่สิ่งสำคัญสำหรับองค์กรและการทำงานของพนักงาน ก็ยังคงต้องพึ่งระบบการบันทึกเวลาการเข้า-ออกงานอยู่ดี เพราะถ้าขาดสิ่งนี้ไป ก็เหมือนขาดการทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับองค์กรไปได้เลยทีเดียว เพียงแต่ว่าการปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัยใหม่ หรือว่ายุค New Normal ในช่วงนี้หรืออาจจะในอนาคตนั้น เราก็คงจะได้เห็นภาพของการใช้งานสิ่งต่างๆ ผ่านระบบออนไลน์กันมากขึ้น รวมไปถึงการบันทึกเวลาการเข้า-ออกงานด้วยระบบออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพอย่างของ SMEMOVE เอง ก็สามารถอำนวยความสะวดกให้กับองค์กรได้ในหลายๆ ด้าน ไม่เพียงแต่เรื่องการบันทึกเวลาเข้า-ออกเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังมีเรื่องของความปลอดภัย การจัดการเวลา การจัดการบัญชี สลิปเงินเดือน และอื่นๆ อีกมากมาย สามารถเข้าไปดูรายละเอียดและทดลองใช้งานได้ ที่นี่ ยุคสมัยที่เปลี่ยนไปองค์กรยุคใหม่ก็ต้องเปลี่ยนตาม เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการใช้งานที่มากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพตามไปด้วย
ติดตามบทความอื่นๆของ SMEMOVE.com ได้ที่
บทความบัญชี: smemove.com/blog
Facebook: Facebook.com/smemove.th
Youtube: SMEMOVE
